W jakiej formie i w jakim zakresie powinna być przeprowadzona analiza potrzeb i wymagań? Dokonywanie analizy potrzeb zamawiającego spowoduje wydłużenie czasu etapu przygotowania postępowania, a tym samym całego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Instytucja kontrolna, w toku kontroli zamówień publicznych będzie zapewne analizowała te potrzeby w kontekście już przeprowadzonego postępowania i może mieć wówczas szerszy pogląd na całość zrealizowanego zamówienia i przygotowanego dokumentu. (2020-12-04)

Zgodnie z art. 83. 1 ustawy Pzp zamawiający publiczny, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, dokonuje analizy potrzeb i wymagań, uwzględniając rodzaj i wartość zamówienia.

W myśl ustępu 2 ww. przepisu analiza, o której mowa w ust. 1, obejmuje w szczególności:

1. badanie możliwości zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb z wykorzystaniem zasobów własnych; 2) rozeznanie rynku:
   1. w aspekcie alternatywnych środków zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb,
   2. w aspekcie możliwych wariantów realizacji zamówienia albo wskazuje, że jest wyłącznie jedna możliwość wykonania zamówienia.

Stosownie do treści art. 83 ust. 3 ustawy Pzp analiza potrzeb i wymagań powinna wskazywać:

1. orientacyjną wartość zamówienia dla każdego ze wskazanych wariantów, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b;
2. możliwość podziału zamówienia na części;
3. przewidywany tryb udzielenia zamówienia;
4. możliwość uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych zamówienia;
5. ryzyka związane z postępowaniem o udzielenie i realizacją zamówienia.

Przepisy nowej ustawy nie określają formy, w jakiej powinna zostać sporządzona analiza. Wskazują one jedynie pewne stałe elementy, które należy rozważyć przy sporządzaniu analizy potrzeb i wymagań. Ponadto analiza potrzeb i wymagań nie musi być sporządzana wyłącznie na potrzeby wypełnienia obowiązku wynikającego z art. 83. 1 ustawy Pzp.. Obowiązek sporządzenia analizy wiąże się z istotnym celem samego systemu zamówień publicznych, jakim jest zapewnienie efektywności wydatkowania środków publicznych.

Sam moment sporządzenia analizy – uprzednio w stosunku do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia – powinien być podstawą wyeliminowania przedstawionego w pytaniu ryzyka niewłaściwej oceny dokonywanej przez podmioty prowadzące kontrole. Rzetelność w zakresie sporządzenia analizy powinna być ocenia z uwzględnieniem okoliczności, w jakich była ona sporządzana. Nie można pominąć w szczególności prognostycznego charakteru tej analizy.