Zgodnie z przepisami nowej ustawy Pzp złożenie oferty lub komunikowanie się w języku obcym możliwe jest w uzasadnionych przypadkach. W takiej sytuacji bowiem, zgodnie art. 20 ust. 3 nowej ustawy Pzp, wprowadzającym wyjątek od zasady prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w języku polskim, zamawiający może podjąć decyzję o możliwości złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oferty wstępnej, oferty podlegającej negocjacjom, oferty, oświadczeń lub innych dokumentów w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.
Jednocześnie, zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy Pzp, w uzasadnionych przypadkach zamawiający może sporządzać dokumenty oraz dokonywać niektórych czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w szczególności prowadzić negocjacje w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.
Zamawiający ma zatem uprawnienie do podjęcia decyzji o prowadzeniu postępowania w języku obcym, czyli dopuszczeniu podejmowania kluczowych czynności w języku obcym i składania obcojęzycznych dokumentów (zarówno ze strony wykonawców, jak i zamawiającego), w tym prowadzenia negocjacji w języku obcym. Uprawnienie to może być wykonane w uzasadnionych przypadkach i polega na dopuszczeniu komunikacji w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym.
Decyzję o umożliwieniu wykonawcom składania ofert, wniosków, oświadczeń lub dokumentów w języku obcym zamawiający przekazuje w dokumentach zamówienia lub w ogłoszeniu o zamówieniu. Natomiast decyzja o dokonaniu czynności w języku obcym przez zamawiającego, w tym decyzja o prowadzeniu negocjacji, może zostać podjęta w każdym czasie w reakcji na zaistniałe potrzeby.