W sprawozdaniu za dany rok zamawiający zobowiązani są uwzględnić wszystkie zamówienia udzielone w danym roku kalendarzowym, w tym także zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp. na podstawie art. 9, art. 10 ust. 1 pkt 3 i 4 oraz ust. 2 pkt 3 i 4, art. 11 ust. 1, ust. 2 pkt 2 i 3, ust. 4 i 5 pkt 1-9, art. 12 ust. 1, art. 13 ust. 1 pkt 2-8, art. 14, art. 363 ust. 1 i 2, art. 364, art. 365 ust. 1-3 albo art. 366 ust. 1 ustawy Pzp.
W świetle definicji zawartej w art. 7 pkt 25 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
W związku z tym, w sprawozdaniu przekazywanym za dany rok, w części dotyczącej udzielonych zamówień (tj. sekcje II – IX) należy zawrzeć informacje o zamówieniach, w odniesieniu do których umowa została zawarta w danym roku. Powyższa zasada dotyczy zarówno umów w sprawie zamówień publicznych zawartych na czas określony, jak i na czas nieokreślony.
Jeżeli aneksy do umów najmu dotyczą nowego okresu obowiązywania najmu po zakończeniu obowiązywania dotychczasowej umowy, rozszerzają zakres powierzchni najmu lub w inny sposób istotnie modyfikują warunki dotychczasowych umów należy uznać, że z chwilą zawarcia tych aneksów dochodzi do zawarcia nowych umów, o których informacje powinny być zamieszczone odpowiednio do wartości tych umów albo w sekcji VIII pkt 16 albo w sekcji IX formularza sprawozdania.