PYTANIA i ODPOWIEDZI dotyczące zasad sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach na podstawie ustawy Pzp z 2019 r.

  1. Jak wynika z § 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania (Dz. U. poz. 2463), jeżeli w roku sprawozdawczym udzielono zamówień (zawarto umowy) zarówno w wyniku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 oraz z 2020 r. poz. 1086) dalej „ustawy Pzp z 2004 r.” jak i w wyniku postępowań przeprowadzonych na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. ‒ Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 z późn. zm.) dalej „ustawy Pzp” lub „ustawy Pzp z 2019 r.” należy przekazać dwa sprawozdania.

    W odniesieniu do  zamówień udzielonych na podstawie przepisów ustawy Pzp z 2004 r. należy sporządzić i przekazać sprawozdanie zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz.U. poz. 2038) natomiast w odniesieniu do zamówień udzielonych na podstawie przepisów ustawy Pzp z 2019 r. należy sporządzić i przekazać sprawozdanie zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania dalej „rozporządzenie”.

    Jeżeli zamawiający udzielał zamówień wyłącznie na podstawie ustawy Pzp z 2004 r. albo wyłącznie na podstawie ustawy Pzp z 2019 r., składa tylko jedno sprawozdanie  według zasad obowiązujących dla danego stanu prawnego, zgodnie z którym udzielił zamówień.

    W zależności od stanu prawnego, zgodnie z którym były udzielone zamówienia, sprawozdania o zamówieniach udzielonych:

    • na  podstawie ustawy Pzp z 2004 r. – przekazuje się drogą elektroniczną za pomocą formularza umieszczonego na stronie http://sr.uzp.gov.pl/,
    • na podstawie ustawy Pzp z 2019 r. – przekazuje się przy użyciu formularza umieszczonego i udostępnionego na stronie https://ezamowienia.gov.pl/.
  2. Przepisy rozporządzenia nie przewidują przesłania do Urzędu Zamówień Publicznych wydruku sprawozdania pocztą czy faksem, a jedynie przekazanie formularza sprawozdania drogą elektroniczną przez stronę portalu UZP. Aktualnie obowiązujący wzór rocznego sprawozdania nie przewiduje złożenia pod nim podpisu kierownika zamawiającego.

  3. W przypadku, gdy przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w wyniku którego zamówienie było udzielane w częściach w imieniu i na rzecz kilku zamawiających, zostało powierzone jednemu z zamawiających działających w imieniu i na rzecz pozostałych zamawiających, a w następstwie tego postępowania każdy z tych zamawiających zawarł odrębną umowę w przedmiocie swojej części zamówienia, obowiązek ujęcia w rocznym sprawozdaniu informacji o takim zamówieniu spoczywa indywidualnie na każdym zamawiającym, w imieniu którego takie postępowanie zostało przeprowadzone. Wybór odpowiedniej sekcji rocznego sprawozdania, w której zamawiający powinien zamieścić informacje o zawartej przez siebie umowie, zależeć będzie w tej sytuacji od wartości zamówienia określanej na potrzeby przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w wyniku którego zostały zawarte umowy na części zamówienia. W sytuacji zatem, gdy wartość zawartej przez zamawiającego umowy nie przekracza odpowiedniej kwoty określonej w art. 2 ust. 1 ustawy Pzp, lecz wartość szacunkowa całego zamówienia (wszystkich jego części) ustalona dla celów przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przekracza taką kwotę, zamawiający obowiązany jest uwzględnić przedmiotowe zamówienie zasadniczo w sekcji III rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach w przypadku, gdy wartość całego zamówienia jest równa albo przekracza progi unijne. W informacji o wartości umowy zamawiający podaje wartość wynagrodzenia wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, określoną w zawartej przez niego umowie, nawet jeśli wartość ta dla danej części zamówienia nie przekroczyła progu kwotowego określonego w art. 2 ust. 1 ustawy Pzp.

    Opisana powyżej zasada będzie dotyczyła także przypadku udzielania zamówienia publicznego w częściach, w wyniku przeprowadzenia kilku odrębnych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. O wyborze odpowiedniej sekcji, w której należy zamieścić informacje o zawartych w wyniku tych postępowań umowach, decydować będzie w takim przypadku szacunkowa wartość zamówienia określona przez zamawiającego dla celów przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego uwzględniająca wartości wszystkich  części. W związku z tym, jeżeli wartość zamówienia dla wszystkich części jest równa albo przekroczyła progi unijne, umowy te należy wykazać zasadniczo w sekcji III, nawet jeżeli wartość umów zawartych w ramach poszczególnych części zamówienia, w odrębnych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, progów tych nie przekroczyła. W takim przypadku wypełniając sekcję III, informację o każdej z zawartych umów w ramach jednego zamówienia należy podać w odrębnym wierszu.

    Natomiast w sytuacji, w której zamawiający w ramach jednego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dopuścił składanie ofert częściowych i zawarł więcej niż jedną umowę, na potrzeby określenia wartości umów podawanej dla takiego postępowania w rocznym sprawozdaniu, przyjąć należy zsumowaną wartość netto (bez podatku od towarów i usług) wszystkich zawartych umów częściowych. W odniesieniu do wyboru odpowiedniej sekcji, w której należy zamieścić informacje o tego typu zamówieniu, obowiązywać będzie ogólna zasada, zgodnie z którą decydujące znaczenie ma w tym zakresie wartość zamówienia określana przez zamawiającego na potrzeby przeprowadzenia postępowania. Zbiorczą informację o postępowaniu i wartości wszystkich umów zawartych w wyniku przeprowadzenia postępowania, w którym zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych, należy zamieścić w jednym wierszu tej sekcji.

  4. W świetle definicji zawartej w art. 7 pkt 25 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, tj. w przypadku gdy umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w danym roku, będzie ona podlegać uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym za ten dany rok. Inne czynności dokonane w postępowaniu o udzielenie zamówienia jak np. czynność wyboru oferty najkorzystniejszej, nie mają znaczenia dla ustalenia obowiązku sprawozdawczego za dany rok.

  5. Obowiązkowi sprawozdawczemu w zakresie udzielonych zamówień podlegają tylko te umowy, które zostały zawarte w roku kalendarzowym, za który składane jest sprawozdanie. Tym samym, uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach za dany rok nie będą podlegać umowy, które wprawdzie były wykonywane w trakcie tego roku kalendarzowego, jednakże ich zawarcie miało miejsce w roku wcześniejszym.

  6. W świetle definicji zawartej w art. 7 pkt 25 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

    W związku z powyższym w przypadku zawarcia umowy na okres powyżej 12 miesięcy zamawiający jest zobowiązany do wykazania jej w sprawozdaniu za rok, w którym udzielono zamówienia, podając jej wartość za cały okres obowiązywania umowy.

  7. W sprawozdaniu za dany rok zamawiający zobowiązani są uwzględnić wszystkie zamówienia udzielone w danym roku kalendarzowym, w tym także zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp w oparciu o podstawy wskazane w rozporządzeniu.

    W świetle definicji zawartej w art. 7 pkt 25 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W związku z tym, w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym za dany rok, w części dotyczącej udzielonych zamówień (tj. sekcje II – IX) należy zawrzeć informacje o zamówieniach, w odniesieniu do których umowa została zawarta w danym roku. Powyższa zasada dotyczy zarówno umów w sprawie zamówień publicznych zawartych na czas określony, jak i na czas nieokreślony.

  8. Obowiązek sprawozdawczy w zakresie zamówień udzielonych bez stosowania przepisów ustawy Pzp z uwagi na próg kwotowy określony w art. 2 ust. 1 ustawy Pzp obejmuje wszystkie zamówienia udzielone w danym roku kalendarzowym, bez względu na formę zawarcia danej umowy. Dla kwalifikacji danego zamówienia jako podlegającego uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu za dany rok kalendarzowy podstawowe znaczenie ma okoliczność, czy w tym roku doszło do jego udzielenia, tj. czy doszło do zawarcia umowy.

    Określając chwilę zawarcia umowy w formie ustnej należy mieć w szczególności na uwadze przepisy art. 70 § 1 i art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z przepisem art. 70 § 1 Kodeksu cywilnego w razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w chwili otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane – w chwili przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy. Zgodnie z przepisem art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.

    Warto także wspomnieć, iż zgodnie z przepisem art. 71 Kodeksu cywilnego ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje, skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób, poczytuje się w razie wątpliwości nie za ofertę, lecz za zaproszenie do zawarcia umowy. Natomiast w myśl przepisu art. 543 Kodeksu cywilnego wystawienie rzeczy w miejscu sprzedaży na widok publiczny z oznaczeniem ceny uważa się za ofertę sprzedaży.

    W związku z powyższym, w celu kwalifikacji danej umowy jako podlegającej uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu, w przypadku wątpliwości dotyczących daty jej zawarcia, należy kierować się w szczególności chwilą otrzymania przez wykonawcę składającego ofertę oświadczenia zamawiającego o jej przyjęciu albo chwilą przystąpienia przez wykonawcę do wykonania umowy. Ani chwila wystawienia faktury VAT, ani chwila dokonania zapłaty za świadczenie, nie przesądza o czasie zawarcia danej umowy. Jednakże w praktyce chwila wystawienia faktury VAT czy paragonu, bądź rachunku, może pokrywać się z chwilą zawarcia danej umowy i tym samym mieć znaczenie dla określenia zakresu obowiązku sprawozdawczego za dany rok kalendarzowy. Bez znaczenia dla zakresu informacji przekazywanych w rocznym sprawozdaniu pozostaje chwila zapłaty wynagrodzenia za wykonanie danej umowy.

  9. Jeżeli w postępowaniu, w którym dopuszczono składanie ofert częściowych, przynajmniej w jednej części została wybrana oferta wykonawcy z sektora MŚP (MMS), wówczas w sekcji III sprawozdania pt. „Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, z wyłączeniem zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi” w kolumnie „Zamówienie udzielone wykonawcy z sektora mikro-, małych i średnich przedsiębiorców” należy wpisać „TAK”.

    Informacja taka w przypadku dopuszczenia składania ofert częściowych jest podawana w odniesieniu do wszystkich części niezależnie od liczby ofert częściowych złożonych w całym postępowaniu i niezależnie od tego czy wykonawcy, którym zostało udzielone zamówienie w ramach poszczególnych części mają formę konsorcjum zróżnicowaną pod względem wielkości przedsiębiorstw poszczególnych konsorcjantów. Inaczej niż w przypadku postępowania podzielonego na części, w którym dla każdej części prowadzone jest odrębne postępowanie i informacje dotyczące każdej z części przedstawiane są w odrębnych wierszach sekcji III, w przypadku postępowania, w którym zostało dopuszczone składanie ofert częściowych, wszystkie wymagane informacje dotyczące tego postępowania i udzielonych w jego wyniku zamówień powinny być przedstawione łącznie w jednym wierszu sekcji III.

    Wyjątkiem jest sytuacja, gdy w wyniku postępowania, w którym zostało dopuszczone składanie ofert częściowych, w ramach danej części umowa została zawarta w innym roku niż dany rok sprawozdawczy. Wówczas w sprawozdaniu za dany rok sprawozdawczy należy ująć tylko te umowy, które zostały zawarte w tym roku. Natomiast w sprawozdaniu za kolejny rok należy ponownie wykazać to samo postępowanie i przedstawić tylko dane z umów zawartych w tym kolejnym roku sprawozdawczym.

  10. Zakres informacji zawieranych w rocznym sprawozdaniu wyznacza rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania. Obowiązek sprawozdawczy odnoszący się do umów zawieranych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp dotyczy tylko przypadków wyszczególnionych w sekcji VIII rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych. Należy zauważyć, iż sekcja VIII przedmiotowego sprawozdania nie obejmuje przypadków udzielania zamówień z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Pzp przewidzianych zakresem innych ustaw, w tym na podstawie:

    • art. 6a ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095, z późn. zm.),
    • art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2021 r., poz.  423, z późn. zm.),
    • art. 26 ust. 5 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. z 2021 r., poz. 711, z późn. zm.), czy
    • art. 138 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2021 r.  poz. 1285, z późn. zm.).

    W konsekwencji zamawiający nie uwzględniają w treści rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach informacji o zamówieniach udzielonych z wyłączeniem procedur stosowania ustawy Pzp w oparciu o przepisy innych ustaw.

    Jeśli jednak udzielając zamówienia zamawiający nie stosował przepisów ustawy Pzp ze względu na wartość zamówienia w związku z art. 2 ust 1 ustawy Pzp, gdy na przykład wartość zamówienia klasycznego była niższa od kwoty 130 000 zł, powinien uwzględnić wartość takiego zamówienia w sekcji IX sprawozdania, w rubryce przeznaczonej dla informacji o udzielonych zamówieniach klasycznych, których wartość jest mniejsza niż 130 000 zł, zgodnie z dyspozycją § 1 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia.

  11. Podejmując decyzję w przedmiocie udzielenia danego zamówienia publicznego w pierwszej kolejności należy rozważyć wystąpienie przesłanek wyłączenia stosowania ustawy Pzp. W  przypadku braku podstaw do zastosowania wyłączenia stosowania ustawy Pzp, zamawiający może wziąć pod uwagę czy istnieje podstawa do niestosowania przepisów ustawy Pzp przy udzielaniu danego zamówienia z uwagi na wartość zamówienia niższą niż wskazana w art. 2 ust. 1 ustawy Pzp.

    Jeżeli zamawiający udzielił zamówienia z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Pzp zaś wartość tak udzielonego zamówienia nie przekraczała odpowiedniej kwoty z art. 2 ust. 1 ustawy Pzp, mimo, że zamówienie to formalnie odpowiada jednej z przesłanek wyłączenia określonych w art. 9, art. 10 ust. 1 pkt 3 i 4 oraz ust. 2 pkt 3 i 4, art. 11 ust. 1, ust. 2 pkt 2 i 3, ust. 4 i 5 pkt 1-9, art. 12 ust. 1, art. 13 ust. 1 pkt 2-8, art. 14, art. 363 ust. 1 i 2, art. 364, art. 365 ust. 1-3 albo art. 366 ust. 1 ustawy Pzp, zamawiający nie uwzględnia przedmiotowego zamówienia w sekcji VIII, ale zamówienie to powinno zostać uwzględnione w odpowiednim wierszu sekcji IX.

    Dla celów sprawozdawczych przyjęte zostały zasady opisane w opinii prawnej, zamieszczonej na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych.

  12. W przypadku zamówień udzielonych bez stosowania procedur określonych przepisami ustawy Pzp ze względu na ich wartość w odniesieniu do każdego z takich zamówień niższą od kwoty, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, tj.  niższą od kwoty 130 000 zł, w sprawozdaniu zamawiający podaje jedynie łączną wartość wszystkich takich zamówień udzielonych w roku sprawozdawczym, bez podatku od towarów i usług.

    W związku z tym w celu przekazania w sprawozdaniu informacji o zamówieniach o wartości poniżej kwoty 130 000 zł, zamawiający nie posługują się kodami CPV.

  13. Zamówienie klasyczne udzielone z wykorzystaniem procedury określonej w ustawie Pzp z 2019 r., w sytuacji braku obowiązku stosowania przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp z uwagi na fakt, iż szacowana wartość zamówienia była niższa od kwoty 130 000 zł, należy wykazać łącznie z innymi takimi zamówieniami w sekcji IX wierszu 1 wzoru rocznego sprawozdania.

    Tym samym nie ma znaczenia dla obowiązku sprawozdawczego okoliczność, iż zamawiający przeprowadził postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego formalnie zgodnie z procedurami określonymi w ustawie Pzp w sytuacji, gdy wartość tak udzielonego zamówienia nie przekraczała progu stosowania ustawy Pzp.

  14. Informację dotyczącą zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi, o których mowa w art. 359 i art. 392 ust. 1 ustawy Pzp, zamawiający zamieszcza wyłącznie w sekcji V sprawozdania.

    Informacje w zakresie usług społecznych i innych szczególnych usług powinny być podane odrębnie dla zamówień klasycznych oraz sektorowych.

    Wykaz postępowań na usługi społeczne i inne usługi szczególne obejmuje wyłącznie zamówienia przy udzielaniu których istniał obowiązek stosowania przepisów ustawy Pzp ze względu na ich wartość przekraczającą próg kwotowy określony w art. 2 ust. 1 ustawy Pzp.

    Informacja o zamówieniach na usługi społeczne i inne szczególne usługi, których wartość jest niższa od progów kwotowych stosowania ustawy Pzp określonych w art. 2 ust. 1 ustawy Pzp, powinna zostać uwzględniona odpowiednio w treści sekcji IX „Zamówienia klasyczne o wartości mniejszej niż 130 000 zł oraz zamówienia sektorowe i zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa o wartości mniejszej niż progi unijne”.

  15. Z faktu, że zamawiający udziela zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi nie wynika automatycznie, że zamawiający uwzględnia w tym zamówieniu aspekty społeczne, o jakich mowa w sekcji VI. Oznacza to, że w przypadku udzielania zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi, w których zamawiający nie uwzględnili aspektów społecznych nie ma konieczności wypełniania sekcji VI. Z drugiej strony, jeśli zamówienie na usługi społeczne i inne szczególne usługi zawiera aspekty społeczne – zamawiający zobowiązany jest wykazać takie zamówienie w obu sekcjach: V i VI.

  16. W przypadku zawarcia przez zamawiającego umowy ramowej, ujawnieniu w sprawozdaniu podlega jedynie informacja dotycząca tej umowy ramowej. Umowy wykonawcze zawarte przez zamawiającego w celu realizacji umowy ramowej nie podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, gdyż mogłoby to prowadzić do dwukrotnego uwzględnienia w sprawozdaniu wartości zamówienia udzielonego przez tego samego zamawiającego.

  17. Zgodnie z przepisem art. 82 ust. 1 i 2 ustawy Pzp podmiotem zobowiązanym do sporządzenia oraz przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach jest zamawiający.

    Pojęcie zamawiającego zostało przez ustawodawcę określone w przepisach art. 7 pkt 31 ustawy Pzp w związku z art. 4-6 ustawy Pzp. Zgodnie z pierwszym z wymienionych przepisów przez zamawiającego należy na gruncie ustawy Pzp rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, obowiązaną na podstawie ustawy do jej stosowania. Natomiast kolejne wskazane przepisy zawierają katalog podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy Pzp.

    Powyższe regulacje korespondują z definicją zamówienia publicznego, pod pojęciem którego w myśl przepisu art. 7 pkt 32 ustawy Pzp należy rozumieć umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług.

    W związku z powyższym obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach nie będzie dotyczył podmiotów, które nie są zamawiającymi w rozumieniu przepisów ustawy Pzp, także w sytuacji dobrowolnego korzystania przez te podmioty z procedur określonych w ustawie Pzp w celu zawierania odpłatnych umów cywilnoprawnych.

  18. Zgodnie z przepisem art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305, z późn. zm.), z zastrzeżeniem odrębnych ustaw, gminne, powiatowe lub wojewódzkie jednostki budżetowe tworzą, łączą i likwidują organy stanowiące jednostek samorządu terytorialnego. Zgodnie z art. 12 ust. 4 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, z zastrzeżeniem ust. 7, należności i zobowiązania likwidowanej gminnej, powiatowej lub wojewódzkiej jednostki budżetowej przejmuje urząd odpowiedniej jednostki samorządu terytorialnego. W przypadku gminnej jednostki budżetowej będzie to zatem urząd gminy.

    Z powyższego wynika, iż w przypadku likwidacji gminnej jednostki budżetowej urząd ten przejmuje wszystkie zobowiązania likwidowanej jednostki, a zatem także te wynikające z udzielonych przez tę jednostkę zamówień publicznych. Z dniem likwidacji na urzędzie gminy będą ciążyć obowiązki wynikające z zawartych przez zlikwidowaną jednostkę budżetową umów w sprawie zamówienia, w tym związane ze złożeniem sprawozdania.

    Na urzędzie gminy obsługującym daną jednostkę samorządu terytorialnego, który przejął zobowiązania zlikwidowanej jednostki budżetowej będącej zamawiającym w rozumieniu ustawy Pzp, będzie zatem spoczywał obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o zamówieniach udzielonych przez zlikwidowaną jednostkę budżetową. Informacje o tych zamówieniach urząd gminy powinien przekazać łącznie z informacjami w zakresie zamówień udzielonych przez obsługiwaną przez niego jednostkę samorządu terytorialnego tj. zbiorczo w jednym sprawozdaniu.

  19. W przypadku podmiotów o złożonej strukturze wewnętrznej, na którą składają się wyodrębnione jednostki organizacyjne, możemy mieć do czynienia zarówno z sytuacją, gdy dana jednostka, pomimo posiadania samodzielności finansowej, nie będzie zamawiającym w rozumieniu ustawy Pzp, jak i z sytuacją, w której jednostka ta będzie jednym z zamawiających wymienionych w art. 4-6 ustawy Pzp.

    W pierwszym przypadku sprawozdanie będzie składane jedynie przez zamawiającego będącego jednostką macierzystą. Obowiązek sprawozdawczy, o którym mowa w art. 82 ust. 1 i 2 ustawy Pzp, nie będzie dotyczył jego jednostek organizacyjnych.

    Natomiast w drugim przypadku, tj. w sytuacji, gdy jednostka organizacyjna danego zamawiającego sama posiada status zamawiającego w świetle przepisów ustawy Pzp, jednostka ta obowiązana jest do składania odrębnych sprawozdań o udzielonych przez nią zamówieniach. Jednak, gdy taka jednostka będzie udzielać zamówienia nie we własnym imieniu, lecz jedynie jako pełnomocnik innego zamawiającego, informację o takim zamówieniu będzie obowiązany przekazać w sprawozdaniu jedynie ten zamawiający, w imieniu którego zamówienie zostało udzielone.

    W sytuacji, w której w ramach wykonania umowy ubezpieczenia mienia, będącej umową w sprawie zamówienia publicznego, zostały wystawione polisy ubezpieczeniowe potwierdzające zawarcie konkretnych umów ubezpieczenia, i polisy te zostały podpisane przez osoby reprezentujące poszczególne jednostki organizacyjne zamawiającego, informację o takim zamówieniu przekazuje jedynie zamawiający, który zawarł umowę ubezpieczenia stanowiącą podstawę do wystawienia konkretnych polis, o ile udzielił on zamówienia we własnym imieniu. Podpisanie polis ubezpieczeniowych stanowi bowiem w tym przypadku jedynie wykonanie zamówienia publicznego i nie ma znaczenia dla ustalenia zakresu obowiązku sprawozdawczego, o którym mowa w art. 82 ust. 1 i 2 ustawy Pzp. Natomiast w sytuacji, gdy ww. umowa ubezpieczenia stanowiąca zamówienie publiczne została podpisana w imieniu będących zamawiającymi jednostek organizacyjnych podmiotu przeprowadzającego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, obowiązanymi do zawarcia informacji o tych zamówieniach w rocznym sprawozdaniu będą te jednostki.

  20. Zobowiązanym do przekazania informacji w zakresie zamówień podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu pozostaje wyłącznie zamawiający, który takiego zamówienia udzielił. W przypadku dofinansowania udzielonego przez gminę w ramach projektu finansowanego ze środków UE,  jeżeli zamówienie udzielone było przez spółkę gminną, która jest zamawiającym w rozumieniu ustawy Pzp, spółka ta ma obowiązek przekazać samodzielnie informację o takim zamówieniu we własnym sprawozdaniu.

  21. W świetle definicji zawartej w art. 7 pkt 25 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. Tym samym obowiązek przekazania informacji o danym zamówieniu publicznym w ramach rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach spoczywa na tym podmiocie, który jako zamawiający udzielił danego zamówienia, tj. zawarł w swoim imieniu z wykonawcą umowę w sprawie zamówienia publicznego.

    Stosownie do art. 4 pkt 1 ustawy Pzp, przepisy tej ustawy stosuje się do zamawiających publicznych, którymi są jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Stosownie do art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1930 i 2445) przedszkola, szkoły i placówki publiczne zakładane i prowadzone przez ministrów i jednostki samorządu terytorialnego są jednostkami budżetowymi.

    Zgodnie z art. 9 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych jednostki budżetowe wchodzą w skład sektora finansów publicznych. Tym samym, publiczna szkoła podstawowa posiadająca w określonym zakresie samodzielność finansową jest zamawiającym w rozumieniu art. 7 pkt 31 ustawy Pzp i co do zasady stosuje ustawę Pzp do udzielania w tym zakresie odpłatnych zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane.

    Statusu szkoły jako zamawiającego nie zmienia okoliczność, że upoważnienie do zaciągania zobowiązań na gruncie stosunków cywilnoprawnych pochodzi od podmiotu prawa, w ramach którego osobowości prawnej ta jednostka organizacyjna działa. Jeżeli zatem postępowanie było przeprowadzone siłami urzędu miasta natomiast umowę zawarła szkoła – obowiązek sprawozdawczy spoczywa na szkole jako zamawiającym, nie zaś na urzędzie miasta, który w tym przypadku działał jako pełnomocnik szkoły.

  22. Centralizacja VAT pozostaje bez związku z obowiązkiem sprawozdawczym wynikającym z ustawy Pzp. Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 280) nie wprowadza odrębnej, od wskazanej w treści art. 7 pkt 31 ustawy Pzp, definicji zamawiającego ani nie modyfikuje zasad sporządzania sprawozdania, o którym mowa w art. 82 ust. 1 i 2 ustawy Pzp. Jednostki będące zamawiającymi na gruncie ustawy Pzp pozostają nimi także po wejściu w życie ustawy o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego.

  23. Obowiązek sprawozdawczy dotyczy zamawiających. Z powyższego wynika, że sprawozdania nie może złożyć podmiot, który uległ likwidacji i tym samym przestał być zamawiającym w rozumieniu ustawy Pzp. Obowiązek ten spoczywa zatem na podmiocie, który stał się następcą prawnym zlikwidowanego zamawiającego. W przypadku przejęcia praw i obowiązków zlikwidowanego zamawiającego przez innego zamawiającego w rozumieniu ustawy Pzp obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o zamówieniach udzielonych przez zlikwidowany podmiot spoczywa na tym zamawiającym. Informacje dotyczące zamówień udzielonych przez podmiot zlikwidowany zamawiający, który przejął jego prawa i obowiązki przekazuje łącznie z informacjami w zakresie zamówień udzielonych przez siebie tj. zbiorczo w jednym sprawozdaniu.

  24. Definicji zamówienia publicznego określonej w art. 7 pkt 32 ustawy Pzp nie odpowiadają np. opłaty sądowe i administracyjne. Kwoty z tytułu tych opłat nie są bowiem wydatkowane na podstawie odpłatnej umowy cywilnoprawnej, zawartej pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. W związku z powyższym, tego rodzaju wydatki nie będą podlegały ujawnieniu w sprawozdaniu.

  25. W świetle przepisów ustawy Pzp, obowiązkowi sprawozdawczemu podlegają wyłącznie umowy mające charakter zamówienia publicznego (art. 7 pkt 32 w zw. z art. 82 ust. 1 ustawy Pzp). Co do zasady taki charakter będą miały również umowy zlecenia zawierane z opiekunami przez gminne ośrodki pomocy społecznej.

    W sytuacji, gdy w umowie nie została wskazana wysokość wynagrodzenia wykonawcy, a jedynie określone zostały ceny jednostkowe, za wartość zamówienia należy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług (np. roboczogodziny) oraz cen jednostkowych określonych w umowie (np. stawek godzinowych). Ustalenia wartości zamówienia we wskazany powyżej sposób należy dokonać odrębnie dla każdej umowy. Jeżeli wartość poszczególnych umów nie będzie co najmniej równa kwocie 130 000 zł, informację o ich udzieleniu należy zawrzeć w wierszu 1 sekcji IX formularza sprawozdania. W wierszu tym należy podać informację o łącznej wartości wszystkich umów, których wartość jest niższa od kwoty 130 000 zł, udzielonych w roku kalendarzowym, za który składane jest dane sprawozdanie.

  26. Obowiązek przekazania informacji w ramach rocznego sprawozdania o zamówieniach publicznych nie dotyczy wszystkich wydatków ponoszonych przez zamawiającego, a jedynie udzielonych przez niego zamówień publicznych. Pojęcie zamówienia publicznego zostało przez ustawodawcę zdefiniowane w przepisie art. 7 pkt 32 ustawy Pzp. Rekompensaty wypłacane spółkom kapitałowym w związku z powierzeniem realizacji części zadań publicznych przekazywane na podstawie odrębnych ustaw nie mogą zostać uznane za zamówienia publiczne w rozumieniu ustawy Pzp. Tym samym, kwoty wypłacane z tytułu rekompensat nie będą podlegały uwzględnieniu w przekazywanym przez dany podmiot sprawozdaniu.

  27. Obowiązek przekazania informacji o danym zamówieniu publicznym w ramach sprawozdania spoczywa na tym podmiocie, który jako zamawiający udzielił danego zamówienia, tj. zawarł z wykonawcą umowę w sprawie zamówienia publicznego. W przypadku zatem, gdy konkretne zadanie komunalne zostało powierzone przez gminę spółce gminnej na innej zasadzie niż w drodze umowy cywilnoprawnej regulującej wzajemne zobowiązania stron, wydatki gminy dokonane w ramach powierzenia zadań nie stanowią zamówienia publicznego i nie podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

  28. Zawarcie umowy użyczenia lokalu, w przypadku gdy biorącym w użyczenie jest zamawiający, podlega wyłączeniu w zakresie stosowania ustawy Pzp w związku z art. 11 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp. Jeżeli umowa użyczenia lokalu jest nieodpłatna, zamawiający nie wykazuje jej w treści rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Przy czym należy zauważyć, iż ocena odpłatnego charakteru umowy powinna być dokonywana z uwzględnieniem zasad prawa cywilnego, odnoszących się do umów (arg. z art. 8 ust. 1 ustawy Pzp). Zgodnie z poglądami doktryny prawa cywilnego przyjmuje się, iż przez umowę odpłatną należy rozumieć takie zobowiązanie, na mocy którego każda ze stron otrzymuje korzyść majątkową. Z powyższego wynika, iż odpłatność obejmuje każdy rodzaj korzyści, która przedstawia wartość pieniężną, z tym jednak zastrzeżeniem, iż korzyść wynikająca z umowy nie musi być uiszczana w postaci pieniężnej. Tym samym, uznać należy, iż z samego faktu określenia w umowie wynagrodzenia wykonawcy w wysokości 0 zł nie wynika, iż umowa ta ma charakter nieodpłatny.

    Dla celów sprawozdawczych zamawiający uwzględniają w sekcji VIII liczbę i wartość zamówień udzielonych bez stosowania przepisów ustawy Pzp, w tym zamówienia udzielone na podstawie wyłączenia z art. 11 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp. Jednak jeżeli wartość zamówienia klasycznego odpowiadającego podstawie wykluczenia z art. 11 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp nie przekracza kwoty, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp zamówienie takie należy wykazać nie w sekcji VIII, ale w wierszu 1 sekcji IX wzoru sprawozdania zawartego w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 82 ust. 4 ustawy Pzp. Nie dotyczy to jednak generalnie umowy użyczenia, gdyż zasadniczo nie mając odpłatnego charakteru, nie stanowi ona w świetle definicji legalnej z art. 7 pkt 32 ustawy Pzp zamówienia publicznego.

    Wydatki ponoszone na pokrycie opłat za dostawy tzw. mediów (tj. za energię, gaz, wodę itp.) dostarczanych do lokalu na podstawie odrębnych, indywidualnych umów, jeżeli są to zamówienia klasyczne i ich wartość jest niższa od kwoty 130 000 zł, są dokonywane bez stosowania ustawy Pzp w związku z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp. Zamawiający podaje informacje w zakresie takich zamówień w wierszu 1 sekcji IX formularza sprawozdania.

  29. Obowiązkowi sprawozdawczemu podlegają wyłącznie te wydatki, które są dokonywane przez zamawiającego na podstawie umów będących zamówieniami publicznymi, tj. umowami odpłatnymi zawieranymi między zamawiającymi a wykonawcami, których przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług (art. 7 pkt 32 ustawy Pzp).

    Stwierdzenie obowiązku sprawozdawczego nie jest uzależnione od źródła finansowania wydatków (środki europejskie czy krajowe, bądź środki z funduszu socjalnego czy inwestycyjnego), lecz od tego, czy w danym przypadku mamy do czynienia z zamówieniem publicznym.

    Wydatkowanie środków funduszu socjalnego w celu nabycia usługi zorganizowania wycieczki dla pracowników zamawiającego bądź organizacji imprezy integracyjnej co do zasady łączy się z udzieleniem zamówienia publicznego, a zatem zamówienie to podlega ujawnieniu w treści rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.

    Charakteru zamówienia publicznego nie posiada natomiast przekazywanie środków przez zamawiającego w ramach wypłat świątecznych dla pracowników, pożyczek remontowych, przeznaczonych dla pracowników zamawiającego, gdyż zamawiający nie nabywa z tego tytułu od swoich pracowników żadnych świadczeń, w tym zwłaszcza o charakterze majątkowym.

  30. Zgodnie z definicją określoną w art. 7 pkt 32 ustawy Pzp przez zamówienie publiczne należy rozumieć umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług.

    Zgodnie z treścią art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 8 lipca 2010 r. o szczególnych zasadach przygotowania do realizacji inwestycji w zakresie budowli przeciwpowodziowych, (Dz. U. z 2021 r. poz. 1812), z tytułu przeniesienia na rzecz Skarbu Państwa albo jednostki samorządu terytorialnego własności nieruchomości, o których mowa w art. 9 pkt 5 lit. a ww. ustawy, właścicielowi albo użytkownikowi wieczystemu tej nieruchomości przysługuje odszkodowanie, w wysokości uzgodnionej między inwestorem, a dotychczasowym właścicielem, użytkownikiem wieczystym lub osobą, której przysługuje ograniczone prawo rzeczowe do nieruchomości, od odpowiednio Skarbu Państwa albo jednostki samorządu terytorialnego. Uzgodnienia dokonuje się w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

    Zasady przeprowadzania uzgodnień co do wysokości odszkodowania za nieruchomość nie odpowiadają określonym w ustawie Pzp zasadom nabycia świadczeń przez zamawiającego za cenę oferowaną przez wykonawcę. Wysokość odszkodowań jest ustalana w drodze uzgodnień, jest uzależniona od szeregu uregulowań ustawowych i nie podlega dowolnemu (rynkowemu) kształtowaniu.

    W związku z powyższym należy wskazać, że sam fakt uzgodnienia między inwestorem a dotychczasowym właścicielem wysokości odszkodowania za nieruchomość nie oznacza zawarcia umowy, o której mowa w art. 7 pkt 32 ustawy Pzp. Tym samym nie ma obowiązku wykazywania w sprawozdaniu informacji o zawartych uzgodnieniach dotyczących wysokości odszkodowania za nieruchomość.

  31. Określając zakres obowiązku sprawozdawczego, o którym mowa w art. 82 ust. 1 i 2 ustawy Pzp, należy kierować się definicją zamówienia publicznego zawartą w art. 7 pkt 32 ustawy Pzp. Pod tym pojęciem należy zatem rozumieć umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług.

    Definicji zamówienia publicznego określonej w art. 7 pkt 32 ustawy Pzp nie odpowiadają opłaty i wpisy sądowe, opłaty administracyjne, mandaty, czy opłaty abonamentowe RTV itp. Należności te nie są bowiem uiszczane na podstawie odpłatnej umowy cywilnoprawnej, zawartej pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. W związku z powyższym, tego rodzaju wydatki nie będą podlegały ujawnieniu w sprawozdaniu.

  32. Obowiązkowi sprawozdawczemu podlegają wyłącznie te wydatki, które są dokonywane przez zamawiającego na podstawie umów stanowiących zamówienie publiczne (art. 7 pkt 32 ustawy Pzp), tj. umów odpłatnych zawieranych między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług.

    W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej w trakcie delegacji służbowej często mamy do czynienia z sytuacją, w której umowa o świadczenie tej usługi zawierana jest pomiędzy pracodawcą a podmiotem świadczącym usługi hotelarskie. Należy przy tym wskazać, iż umowa taka może być zawarta albo bezpośrednio przez pracodawcę albo przez pracownika działającego nie we własnym imieniu, lecz w imieniu pracodawcy, także na podstawie pełnomocnictwa udzielonego w sposób dorozumiany. W przypadku, gdy pracodawca jest jednocześnie zamawiającym w świetle przepisów ustawy Pzp, zawarcie ww. umowy o świadczenie usług hotelarskich będzie stanowiło udzielenie zamówienia publicznego.

    Należy zauważyć, iż zgodnie z przepisem § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167) za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W sytuacji zatem, gdy wysokość należności za usługę hotelarską przekroczy dwudziestokrotność stawki diety, pracownik będzie partycypował w kosztach świadczonej na jego rzecz usługi hotelarskiej. Okoliczność ta nie ma jednak znaczenia dla kwalifikacji ww. umowy jako zamówienia, a tym samym dla objęcia jej obowiązkiem sprawozdawczym, o którym mowa w przepisie art. 82 ust. 1 i 2 ustawy Pzp Informację o ww. zamówieniu zamawiający będzie obowiązany wykazać w sprawozdaniu. W przypadku, gdy wartość zamówienia będzie niższa od kwoty 130 000 zł, będzie ono podlegało ujawnieniu w sekcji IX sprawozdania.

    Trzeba przy tym wskazać, iż dla dokonanej kwalifikacji ww. umowy jako umowy w sprawie zamówienia publicznego, nie ma znaczenia, czy środki finansowe stanowiące należność za świadczoną usługę hotelarską zostały uiszczone przez pracodawcę czy przez pracownika. Okoliczność dokonania zapłaty przez pracownika nie pozbawia bowiem danej umowy charakteru zamówienia publicznego.

    Jednocześnie należy zauważyć, iż w praktyce może dojść do sytuacji, w której umowa o świadczenie na rzecz pracownika usług hotelarskich zostanie zawarta pomiędzy podmiotem świadczącym tego rodzaju usługi a pracownikiem działającym we własnym imieniu. Taka sytuacja może mieć miejsce np. na gruncie przepisu § 8 ust. 3 ww. rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z tym uregulowaniem pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. W takim przypadku, pracownikowi wprawdzie przysługuje uprawnienie do otrzymania ryczałtu w ww. wysokości, jednakże jeśli zawarł on we własnym imieniu umowę o świadczenie usług hotelarskich, umowa taka nie będzie stanowić zamówienia publicznego, a tym samym informacja o niej nie będzie podlegać uwzględnieniu w sporządzanym przez pracodawcę (zamawiającego) sprawozdaniu. Uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu nie będzie także podlegać kwota wypłaconego pracownikowi ryczałtu, gdyż nie stanowi ona wynagrodzenia wypłacanego wykonawcy z tytułu wykonania zamówienia publicznego.

  33. W przypadku udzielenia zamówienia publicznego osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia obowiązuje ogólna zasada podawania w rocznym sprawozdaniu wartości wynagrodzenia wykonawcy ustalonego w zawartej umowie w sprawie zamówienia publicznego bez podatku od towarów i usług (jeżeli w danym przypadku występuje).

    Wskazany powyżej sposób podawania w sprawozdaniu informacji w zakresie wartości zamówienia udzielonego osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia koresponduje z zasadami obowiązującymi odnośnie ustalania szacunkowej wartości takiego zamówienia. Zgodnie z tymi zasadami, ustalając wartość zamówienia, które ma zostać udzielone osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia, zamawiający uwzględnia obok wyceny samego świadczenia także kwoty składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, które są finansowane przez ubezpieczonych, tj. potrącane są z należnego im wynagrodzenia. Szacując wartość takiego zamówienia zamawiający nie uwzględnia natomiast dodatkowych kosztów, jakie będzie ponosił w związku z zawarciem umowy zlecenia z osobą fizyczną (tzw. kosztów pochodnych od wynagrodzenia), tj. finansowanych przez niego kwot składek (lub ich części) na ubezpieczenia społeczne, na Fundusz Pracy oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, gdyż nie rzutują one na wycenę wynagrodzenia wykonawcy.

  34. Stosownie do art. 4 pkt 1 ustawy Pzp, przepisy ustawy stosuje się do zamawiających publicznych, którymi są jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Stosownie do art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych, przedszkola, szkoły i placówki zakładane i prowadzone przez ministrów i jednostki samorządu terytorialnego są jednostkami budżetowymi.

    Jednocześnie, zgodnie z art. 9 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych jednostki budżetowe wchodzą w skład sektora finansów publicznych. Tym samym, publiczna szkoła podstawowa jest zamawiającym w rozumieniu art. 7 pkt 31 ustawy Pzp i co do zasady stosuje ustawę Pzp, do udzielania odpłatnych zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane.

    Przez zamówienia publiczne, należy rozumieć zgodnie z art. 7 pkt 32 ustawy Pzp, umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług.

    Powyższe oznacza, że informacje na temat umów zlecenia zawartych z nauczycielami przez szkołę podstawową powinny być zamieszczone w sprawozdaniu.

  35. Określając zakres obowiązku sprawozdawczego, o którym mowa w przepisie art. 82 ust. 1 i 2 ustawy Pzp, należy kierować się definicją zamówienia publicznego zawartą w przepisie art. 7 pkt 32 ustawy Pzp. Pod tym pojęciem należy rozumieć umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług.

    Zarówno tzw. opłata parkingowa, jak i opłata za przejazd autostradą, uiszczane w związku z korzystaniem z miejsca parkingowego czy też przejazdem płatną autostradą, może mieć dwojaki charakter.

    W zakresie tzw. opłat parkingowych należy w szczególności wyróżnić opłaty ponoszone z tytułu parkowania pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania na podstawie art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2021 poz.1376, z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem korzystający z dróg publicznych obowiązani są do ponoszenia opłat za postój pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania i w śródmiejskiej strefie płatnego parkowania. Opłaty te kwalifikuje się jako opłaty publiczne (rodzaj danin publicznych), co zostało potwierdzone przez Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 10 grudnia 2002 r. (sygn. akt P 6/02) . Ww. opłaty, jako dochody publiczne,\ są przymusowe i mogą być pobrane w drodze egzekucji administracyjnej. Obowiązek ich ponoszenia wynika wprost z przepisu prawa.

    W związku z powyższym, w przypadku uiszczenia przez zamawiającego opłat za parkowanie pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania nie dochodzi do zawarcia umowy cywilnoprawnej pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, a w konsekwencji nie jest to udzielenie zamówienia publicznego. Wydatki poniesione z ww. tytułu nie podlegają zatem obowiązkowi sprawozdawczemu, o którym mowa w przepisie art. 82 ust. 1 i 2 ustawy Pzp.

    Inaczej należy ocenić sytuację, w której zamawiający zawiera umowę, której przedmiotem jest korzystanie z płatnego parkingu prowadzonego przez podmiot nienależący do sektora publicznego. W takim przypadku mamy bowiem do czynienia z udzieleniem zamówienia publicznego. Informacje odnośnie takiej umowy zamawiający obowiązany jest uwzględnić w  sprawozdaniu.

    Opłata za przejazd autostradą nie została wymieniona w katalogu opłat administracyjnych, wskazanych w art. 13 ust. 1 ustawy o drogach publicznych, jednakże z uwagi na fakt, iż stanowi świadczenie należne za przejazd autostradą, a zatem drogą publiczną, ma ona charakter zbliżony do opłaty za parkowanie pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania. O tym, czy opłata za przejazd autostradą ma charakter publicznoprawny czy cywilnoprawny, decyduje sposób ustalenia opłaty za przejazd autostradą, co łączy się bezpośrednio z podmiotem zarządzającym danym odcinkiem autostrady.

    Katalog podmiotów uprawnionych do pobierania opłat za przejazd autostradą został wskazany w przepisie art. 37a ust. 1a ustawy z dnia 27 października 1994 r. o autostradach płatnych oraz o Krajowym Funduszu Drogowym (Dz. U. z 2020 r. poz. 2268, z późn. zm.). W przypadku, gdy podmiotem tym jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej, opłata za przejazd autostradą będzie stanowić opłatę publiczną, gdyż Szef Krajowej Administracji Skarbowej jest organem państwowym, a wysokość opłaty ustalona jest przepisami prawa powszechnie obowiązującego. Wydatek poniesiony przez zamawiającego tytułem uiszczenia ww. opłaty nie będzie zatem podlegać uwzględnieniu w sprawozdaniu. W tym przypadku nie dochodzi bowiem do udzielenia zamówienia publicznego.

    Podmiotem pobierającym opłaty za przejazd autostradą może być również drogowa spółka specjalnego przeznaczenia na warunkach określonych w umowie, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 2007 r. o drogowych spółkach specjalnego przeznaczenia (Dz. U. z 2021 r. poz. 1469) lub wykonawca, o którym mowa w art. 9 ust. 3 tej ustawy a także spółka, z którą Generalny Dyrektor Dróg Krajowych i Autostrad albo drogowa spółka specjalnego przeznaczenia zawarli umowę o budowę i eksploatację albo wyłącznie eksploatację autostrady, na warunkach określonych w tej umowie. Zgodnie z przepisem art. 37b ust. 1 ustawy o autostradach płatnych oraz o Krajowym Funduszu Drogowym opłaty za przejazd autostradą pobrane przez spółkę co do zasady stanowią jej przychód. W tym przypadku opłaty za przejazd autostradą stanowią świadczenie uiszczane na podstawie umowy odpłatnej zawieranej z użytkownikiem autostrady na zasadach określonych regulaminem korzystania z autostrady, zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego. W przypadku zatem uiszczania przez zamawiającego opłaty za przejazd autostradą na rzecz ww. spółki, dochodzi do udzielenia zamówienia publicznego w rozumieniu przepisu art. 7 pkt 32 ustawy Pzp, a zatem wartość wydatków poniesionych z tego tytułu będzie podlegała uwzględnieniu w sprawozdaniu.

  36. Zgodnie z definicją zawartą w art. 7 pkt 32 ustawy Pzp przez zamówienia publiczne należy rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług.

    Zgodnie z treścią art. 11a ust. 1 w zw. z art. 11f ust. 1 pkt 6 w zw. z art. 12 ust. 4a i 4f ustawy z dnia 10 kwietnia 2003 r. o szczególnych zasadach przygotowania i realizacji inwestycji w zakresie dróg publicznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1363, z późn. zm.), Skarb Państwa oraz jednostki samorządu terytorialnego, na podstawie decyzji o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej, wydanej przez wojewodę w odniesieniu do dróg krajowych i wojewódzkich albo starostę w odniesieniu do dróg powiatowych i gminnych, na wniosek właściwego zarządcy drogi, są uprawnione do nabywania nieruchomości na cele związane z budową i przebudową dróg. Z tytułu przeniesienia na rzecz Skarbu Państwa lub właściwej jednostki samorządu terytorialnego własności nieruchomości, o których mowa w art. 11f ust 1 pkt 6 ww. ustawy, właścicielowi albo użytkownikowi wieczystemu tej nieruchomości przysługuje odszkodowanie, w wysokości określonej w decyzji wydawanej przez organ, który wydał decyzję o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej.

    Należy zauważyć, że w świetle powyżej przytoczonej definicji zamówienia publicznego, nie odpowiadają temu pojęciu wydatki związane z nabyciem przez Skarb Państwa albo jednostkę samorządu terytorialnego, względnie jej jednostkę budżetową, własności nieruchomości na podstawie decyzji o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej. Tym samym informacje o kwotach wydatkowanych w związku z nabywanymi w tym trybie nieruchomościami, nie podlegają zamieszczeniu w sprawozdaniu.

    Natomiast, w sytuacji kiedy nabycie nieruchomości w związku z realizacją inwestycji drogowej będzie odbywało się w trybie zawieranych z ich właścicielami umów cywilnoprawnych, umowy te będą podlegać obowiązkowi ujawnienia w sprawozdaniu odpowiednio ze względu na wartość takich umów w sekcji VIII pkt 16 albo w sekcji IX formularza sprawozdania.

  37. W sprawozdaniu za dany rok zamawiający zobowiązani są uwzględnić wszystkie zamówienia udzielone w danym roku kalendarzowym, w tym także zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp. na podstawie art. 9, art. 10 ust. 1 pkt 3 i 4 oraz ust. 2 pkt 3 i 4, art. 11 ust. 1, ust. 2 pkt 2 i 3, ust. 4 i 5 pkt 1-9, art. 12 ust. 1, art. 13 ust. 1 pkt 2-8, art. 14, art. 363 ust. 1 i 2, art. 364, art. 365 ust. 1-3 albo art. 366 ust. 1 ustawy Pzp.

    W świetle definicji zawartej w art. 7 pkt 25 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

    W związku z tym, w sprawozdaniu przekazywanym za dany rok, w części dotyczącej udzielonych zamówień (tj. sekcje II – IX) należy zawrzeć informacje o zamówieniach, w odniesieniu do których umowa została zawarta w danym roku. Powyższa zasada dotyczy zarówno umów w sprawie zamówień publicznych zawartych na czas określony, jak i na czas nieokreślony.

    Jeżeli aneksy do umów najmu dotyczą nowego okresu obowiązywania najmu po zakończeniu obowiązywania dotychczasowej umowy, rozszerzają zakres powierzchni najmu lub w inny sposób istotnie modyfikują warunki dotychczasowych umów należy uznać, że z chwilą zawarcia tych aneksów dochodzi do zawarcia nowych umów, o których informacje powinny być zamieszczone odpowiednio do wartości tych umów albo w sekcji VIII pkt 16 albo w sekcji IX formularza sprawozdania.

  38. Zamawiający udzielający zamówień na podstawie przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz.U. z 2021 r. poz. 945) są zobligowani do ich uwzględnienia w sprawozdaniu. Jak wskazuje art. 6 ust. 1 powyższej ustawy adwokat lub radca prawny udziela nieodpłatnej pomocy prawnej na podstawie umowy zawartej z powiatem. Pomoc prawna jest nieodpłatna w zakresie jej udzielania osobom fizycznym, o których mowa w art. 3 powyższej ustawy, natomiast podstawą do świadczenia pomocy nieodpłatnej jest odpłatna wyżej wskazana umowa zawierana między adwokatem lub radcą prawnym a powiatem. Jak wynika z art. 6 ust. 3 tej ustawy suma wynagrodzeń wynikających z takich umów nie może przekroczyć kwoty dotacji, o której mowa w art. 20 ust. 1 tej ustawy (dotacji celowej finansowanej z budżetu państwa), w części przypadającej na wynagrodzenia w danym punkcie. Umowa taka odpowiada zatem definicji zamówienia publicznego zawartej w art. 7 pkt 32 ustawy Pzp, zgodnie z którą przez zamówienia publiczne należy rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług.

    Informacje dotyczące zamówień udzielonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej zamawiający winni zamieścić w sekcji V formularza przedmiotowego sprawozdania, pn. „Zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi, o których mowa w art. 359 i art. 392 ust. 1 ustawy”. W załączniku XIV do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE wskazano, że usługi prawne inne niż podlegające wyłączeniu stosowania dyrektywy objęte są zakresem regulacji obejmującej usługi społeczne i inne szczególne usługi.

    Jednak informacja o zamówieniach na usługi społeczne i inne szczególne usługi udzielane przez powiat, których wartość jest mniejsza od kwot określonych w art. 2 ust. 1 ustawy Pzp, powinna zostać zamieszczona nie w sekcji V formularza sprawozdania, ale w sekcji IX, dotyczącej zamówień klasycznych o wartości mniejszej niż 130 000 zł oraz zamówień sektorowych i zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, o wartości mniejszej niż progi unijne.

Przejdź do góry strony