Wykonawca zobowiązany jest do wykazania spełniania warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 oraz braku podstaw do wykluczenia z powodu spełniania warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy za pomocą dokumentów. Wykazywanie spełniania warunków udziału w postępowaniu przez wykonawcę dokonywane jest w oparciu o dokumenty, w zakresie wymaganym przez zamawiającego.
Zakres niezbędnych dokumentów wymaganych od wykonawcy wskazany jest w zależności od trybu udzielanego zamówienia w ogłoszeniu o zamówieniu oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia (art. 25 ust. 1 ustawy). Nie złożenie dokumentu lub oświadczenia nie wymaganego przez zamawiającego co do zasady nie może stanowić podstawy do wykluczenia wykonawcy z postępowania o zamówienie publiczne. Wyjątek dotyczy powoływania się przez wykonawcę na zasoby podmiotów trzecich przy wykazywaniu spełniania warunków, gdy z mocy ustawy (art. 26 ust. 2b uPzp) lub rozporządzenia w sprawie dokumentów (§ 1 ust. 3 rozp.) wykonawca zobowiązany jest złożyć stosowne dokumenty.
Zakres dokumentów jakich zamawiający może żądać określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów. Katalog dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu jest zamknięty, tj. nie można w celu weryfikacji zdolności podmiotowej żądać dokumentów innych niż wskazane rozporządzeniem. Powyższa zasada nie ma zastosowania do sytuacji, w której wykonawca zobowiązany jest udowodnić dysponowanie zasobami podmiotów trzecich (art. 26 ust. 2b ustawy) oraz zamówień sektorowych, w stosunku do których ustawodawca dopuścił możliwość żądania również innych dokumentów niż określone rozporządzeniem (art. 138c ust. 1 pkt 2).
Warto zwrócić uwagę na systematykę nowego rozporządzenia, który odzwierciedla systematykę ustawy, a zatem w § 1 ust. 1 dokumenty odnoszą się do warunków wskazanych w art. 22 ust. 1 natomiast § 2 ust. 1 dokumenty odnoszą się do warunków wskazanych w art. 24 ust. 1 ustawy. Również systematyka wymienionych dokumentów wskazywanych w poszczególnych paragrafach rozporządzenia odpowiada systematyce poszczególnych warunków określonych ustawą.
Uprawnienia (art. 22 ust. 1 pkt 1) – weryfikacja tego warunku następuje poprzez odesłanie do odrębnych przepisów prawa, które wskazują na obowiązek posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności. Wykazaniu spełniania warunku posiadania uprawnień służy odpowiedni dokument koncesji, zezwolenia lub licencji (§ 1 ust. 1 pkt 1 rozp.).
Należy odróżnić posiadanie uprawnień przez wykonawcę ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego od posiadania odpowiednich uprawnień przez osobę uczestniczącą w wykonywaniu zamówienia po stronie wykonawcy. O ile obowiązek posiadania koncesji, zezwolenia lub licencji przypisany jest wykonawcy ubiegającemu się o zamówienie publiczne, a więc przyszłej stronie umowy, o tyle to drugie co do zasady przypisane jest osobie, którą wykonawca dysponuje np. architektowi. W pierwszym przypadku to wykonawca powinien posiadać uprawnienia w drugim, powinien dysponować osobą posiadającą odpowiednie uprawnienia.
Wiedza i doświadczenie (art. 22 ust. 1 pkt 2) – weryfikacja spełniania tego warunku dokonywana jest w oparciu o dotychczas realizowane zamówienia. Istotniejszym czynnikiem jest tutaj wiedza. Nabyte doświadczenie co do zasady wskazuje na posiadanie wiedzy niezbędnej do wykonywania danego zamówienia publicznego. Weryfikacji spełniania warunku wiedzy i doświadczenia służą odpowiednio wykazy robót budowlanych (§ 1 ust. 1 pkt 2 rozp.) dostaw lub usług (§ 1 ust. 1 pkt 3 rozp.)
Potencjał techniczny (art. 22 ust. 1 pkt 3) – weryfikacja spełniania tego warunku dokonywana jest w oparciu o wykaz narzędzi, wyposażenia zakładu i urządzeń technicznych (§ 1 ust. 1 pkt 4 rozp.), stan zatrudnienia i liczebność personelu kierowniczego (§ 1 ust. 1 pkt 5 rozp.).
Osoby zdolne do wykonania zamówienia (art. 22 ust. 1 pkt 3) - weryfikacja spełniania tego warunku dokonywana jest w oparciu o kwalifikacje zawodowe, doświadczenie, wykształcenie (§ 1 ust. 1 pkt 6 rozp.) oraz uprawnienia (§ 1 ust. 1 pkt 7 rozp.).
Sytuacja ekonomiczna i finansowa (art. 22 ust. 1 pkt 4) weryfikacja spełniania tego warunku dokonywana jest w oparciu o sprawozdanie finansowe lub inne dokumenty finansowe, informację z banku o wysokości środków lub zdolności kredytowej, opłaconą polisę (§ 1 ust. 1 pkt 8-10 rozp.).
Rozporządzenie nie wymienia oświadczenia o spełnianiu warunków o których mowa w art. 22 ust. 1 albowiem obowiązek jego żądania i złożenia przez wykonawcę wynika bezpośrednio z ustawy (art. 44 ustawy).
Nadmierne i nieuzasadnione żądanie dokumentów od wykonawców może stanowić utrudnienie dostępu do zamówienia publicznego wykonawcom. Z tego względu ustawodawca wskazuje, iż zamawiający może żądać dokumentów i oświadczeń dla niego niezbędnych (art. 25 ust. 1). O tym, jaki dokument jest niezbędny co do zasady decyduje zamawiający.
Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentów daje w tym zakresie jednoznaczne wytyczne uzależniając zakres żądanych dokumentów w pierwszej kolejności od wartości udzielanego zamówienia, a więc od tego czy wartość przekracza lub nie „progi unijne”. Istotne jest również to, czy mamy do czynienia z dokumentami odnoszącymi się do warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 czy też warunków wymienionych w art. 24 ust. 1 ustawy.
Powyżej „progów unijnych” zamawiający ma obowiązek żądania dokumentów potwierdzających spełnianie warunków o których mowa w art. 22 ust. 1 w zakresie w jakim dokonał ich opisu oraz wszystkich dokumentów wskazywanych w rozporządzeniu na potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia z powodu istnienia okoliczności o których mowa w art. 24 ust. 1.
Poniżej „progów unijnych” zamawiający ma uprawnienie do żądania dokumentów potwierdzających spełnianie warunków o których mowa w art. 22 ust. 1 w zakresie w jakim dokonał ich opisu natomiast nie ma takiego obowiązku. Tym samym, zamawiający nie powinien żądać dokumentów na potwierdzenie spełniania warunków o których mowa w art. 22 ust. 1 jeżeli nie dokonał ich opisu. W zakresie dokumentów odnoszących się do wykazania braku podstaw do wykluczenia z powodu istnienia okoliczności o których mowa w art. 24 ust. 1 żądanie dokumentów stanowi uprawnienie zamawiającego.
Zamawiający może żądać przedłożenia dokumentów dotyczących podmiotu trzeciego. Zgodnie § 1 ust. 2 rozporządzenia, jeżeli wykonawca, wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, a podmioty te będą brały udział w realizacji części zamówienia, zamawiający może żądać od wykonawcy przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów wymienionych w § 2.
Jak wynika z powyższego przepisu, zamawiający może żądać złożenia dokumentów dotyczących podmiotów trzecich jedynie w zakresie okoliczności wskazanych w art. 24 ust. 1 ustawy do których odsyła § 2 ust. 1 rozporządzenia. Wola w tym zakresie powinna zostać wyrażona przez zamawiającego już w ogłoszeniu o zamówieniu i siwz, a więc na zasadach takich samych jak w stosunku do dokumentów dotyczących bezpośrednio wykonawców.
Obowiązek złożenia wymaganych dokumentów dotyczy tylko i wyłącznie sytuacji w której wykonawca wykazując spełnianie warunków udziału w postępowaniu polega na zasobach podmiotów trzecich oraz gdy z okoliczności wynika, iż dla wykazania dysponowania zasobami niezbędnymi dla realizacji zamówienie konieczny jest udział podmiotu trzeciego w realizacji zamówienia. W szczególności może to dotyczyć sytuacji w której wykonawca powołuje się na wiedzę i doświadczenie podmiotu trzeciego.
W sytuacji, w której wykonawca odwołuje się do potencjału podmiotu trzeciego w zakresie sytuacji finansowej wykonawca zobowiązany jest złożyć informację z banku lub kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową podmiotu trzeciego, którego zasobami wykonawca będzie dysponował (§ 1 ust. 3 rozp.). Obowiązek złożenia dokumentu wynika wprost z rozporządzenia i w powyższym zakresie nie jest wymagane wyrażanie woli w tym zakresie w ogłoszeniu o zamówieniu lub siwz. Obowiązek złożenia informacji z banku odnoszącą się do podmiotu trzeciego jest konsekwencją powołania się przez wykonawcę na jego potencjał przy wykazywaniu spełnienia warunku odpowiedniej sytuacji finansowej.
Nie złożenie dokumentów przez wykonawcę odnoszących się do podmiotu trzeciego skutkuje obowiązkiem jego wykluczenia z postępowania z powodu nie wykazania spełniania warunków (art. 24 ust. 2 pkt 4 uPzp) po uprzednim wezwaniu wykonawcy do uzupełnienia dokumentów. Spełnianie warunków o których mowa w art. 24 ust. 1 uPzp stanowi wymóg, od którego uzależnione jest dopuszczenie podmiotu trzeciego do wykonywania części zamówienia publicznego. Brak wykazania spełniania wymagań odnoszących się do podmiotu trzeciego stanowi podstawę do niedopuszczenia podmiotu trzeciego do wykonania części zamówienia. W takich też okolicznościach nie jest możliwe wykazanie zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia.