Biuro Organizacji, Informatyki i Projektów

Dyrektor: Andrzej Umiński

Z-ca Dyrektora: Agnieszka Borucka

tel. (22) 458 77 88

Biuro Organizacyjno-Finansowe realizuje zadania związane z zapewnieniem ciągłości pracy i funkcjonowania Urzędu i Krajowej Izby Odwoławczej z zakresu obsługi finansowo-księgowej, zarządzania zasobami ludzkimi oraz spraw pracowniczych, kancelaryjno-archiwalnej, informatycznej, administracyjnej, organizacyjno-technicznej przedsięwzięć realizowanych przez Urząd, a także wspiera Dyrektora Generalnego w zapewnieniu przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Biuro realizuje również zadania związane z zapewnieniem ciągłości funkcjonowania systemów zamówień publicznych, w szczególności poprzez informatyzację zamówień publicznych oraz utrzymanie ciągłości usług.

W skład Biura Organizacyjno–Finansowego wchodzą następujące jednostki wewnętrzne:

1. Wydział Finansowo-Księgowy;
2. Wydział Informatyczny;
3. Wydział Kadr i Organizacji;
4. Zespół ds. Informatyzacji Zamówień Publicznych i Utrzymania Usług;
5. Zespół ds. Zamówień Publicznych;
6. Zespół ds. Obsługi Kancelaryjnej;
7. Zespół ds. Administracji i Logistyki;
8. Archiwum.

Do zadań Biura realizowanych przez Wydział Finansowo-Księgowy, należy  w szczególności:

1. opracowywanie projektów budżetu Urzędu, szczegółowego preliminarza wydatków, planów inwestycyjnych;
2. przygotowanie sprawozdań oraz informacji o realizacji budżetu;
3. dysponowanie, w ramach posiadanych upoważnień, środkami finansowymi pozostającymi w dyspozycji Urzędu;
4. prowadzenie bieżącej analizy realizacji budżetu Urzędu i innych środków pozostających w dyspozycji Urzędu;
5. prowadzenie księgowości oraz obsługi bankowo-kasowej Urzędu;
6. współpraca z Biurem Odwołań w zakresie rozliczania kosztów postępowania odwoławczego oraz wpisu;
7. rozliczanie wynagrodzeń pracowników Urzędu oraz członków Krajowej Izby Odwoławczej, w tym sporządzenie listy płac i dokonywanie naliczenia składek na ubezpieczenia;
8. prowadzenie bieżącej analizy środków finansowych na wynagrodzenia;
9. monitorowanie zobowiązań finansowych Urzędu wobec pracowników,  z którymi zawarto umowy o dofinansowanie nauki oraz przygotowanie analizy wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na finansowanie szkoleń;
10. obsługa i rozliczanie ZFŚS;
11. obsługa finansowa projektów finansowanych i współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej lub innych projektów, w których uczestniczy Urząd, zgodnie
    z wytycznymi tych projektów.

Do zadań Biura realizowanych przez Wydział Informatyczny, należy  w szczególności:

1. zapewnienie sprawnego funkcjonowania infrastruktury informatycznej, systemów i narzędzi informatycznych Urzędu w szczególności poprzez:

1. administrowanie siecią informatyczną Urzędu;
2. opracowywanie i realizacja polityki bezpieczeństwa informatycznego Urzędu;
3. współpraca techniczna z podmiotami realizującymi na rzecz Urzędu projekty informatyczne oraz nadzór nad prawidłową realizacją tych projektów w powierzonym zakresie;
4. wdrażanie systemów i narzędzi informatycznych oraz sprawowanie nadzoru nad ich prawidłowym działaniem;
5. dokonywanie analizy potrzeb Urzędu w zakresie wyposażenia w sprzęt informatyczny oraz oprogramowanie, dokonywanie zakupu niezbędnego sprzętu i oprogramowania;
6. prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego, oprogramowania, bezpiecznych podpisów elektronicznych weryfikowanych za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, przenośnych nośników danych;
7. instalację sprzętu komputerowego i oprogramowania na poszczególnych stanowiskach pracy, monitorowanie poprawności działania tego sprzętu i usuwanie bieżących usterek, współpracę w ramach serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego z właściwymi wykonawcami;
8. prowadzenie ewidencji materiałów eksploatacyjnych do drukarek  i kserokopiarek;
9. współpraca z podmiotami świadczącymi usługi serwisu sprzętu informatycznego Urzędu;
10. przygotowywanie opisów przedmiotu zamówienia w postępowaniach  z zakresu IT;
11. nadzór techniczny nad serwisem internetowym;
12. bieżące przesyłanie zgłoszeń (o niewłaściwym działaniu) do  administratora platformy ePUAP, przekazywanych przez komórki merytoryczne Urzędu;
13. aktualizacja systemu i współpraca w zakresie zadań związanych  z systemem elektronicznym do zbierania danych o zasobach teleinformatycznych administracji publicznej – SIST (System Inwentaryzacji Systemów Teleinformatycznych).

2. udział w projektach z zakresu informatyzacji systemu zamówień publicznych prowadzonych w Urzędzie;

3. współpraca Urzędu z innymi podmiotami w zakresie informatyzacji państwa,  w tym w zakresie cyberprzestrzeni oraz działań Urzędu dotyczących elektronizacji zamówień publicznych.

Do zadań Biura w realizowanych przez Wydział Kadr i Organizacji, należy w szczególności:

1. określenie standardów zarządzania zasobami ludzkimi, prowadzenie spraw pracowniczych członków korpusu służby cywilnej, pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej oraz obsługa kadrowo-szkoleniowa Krajowej Izby Odwoławczej w szczególności poprzez:

1. opracowywanie rozwiązań w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie oraz ich realizacja;
2. organizowanie naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej, a także konkursów na kierownicze stanowiska państwowe zgodnie z obowiązującymi przepisami;
3. koordynowanie spraw związanych ze sporządzaniem i aktualizacją opisów stanowisk pracy oraz wartościowaniem stanowisk pracy;
4. koordynowanie i merytoryczne wspieranie komórek organizacyjnych w procesie przeprowadzania pierwszej oceny w służbie cywilnej i ocen okresowych oraz analizowanie ich wyników;
5. prowadzenie spraw z zakresu planowania i organizacji szkoleń oraz podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu;
6. prowadzenie spraw z zakresu służby przygotowawczej nowo zatrudnionych pracowników;
7. wsparcie merytoryczne komórek organizacyjnych w zakresie opracowywania i realizacji Indywidualnych Programów Rozwoju Zawodowego pracowników oraz monitorowanie ich realizacji w Urzędzie;
8. organizowanie praktyk studenckich;
9. prowadzenie spraw wynikających ze stosunku pracy pracowników Urzędu;
10. prowadzenie spraw pracowniczych związanych z przechodzeniem pracowników na renty i emerytury;
11. prowadzenie spraw związanych z czasem i dyscypliną pracy w Urzędzie;
12. ewidencjonowanie krajowych wyjazdów służbowych pracowników Urzędu;
13. bieżące informowanie Kierownika Kancelarii Tajnej o pracownikach zobowiązanych do składania oświadczeń majątkowych;
14. prowadzenie akt osobowych i kadrowo-płacowej bazy danych pracowników Urzędu;
15. prowadzenie analiz i statystyk, sprawozdawczości i informacji związanych ze sprawami personalnymi i etatyzacją;
16. przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej dla członków Krajowej Izby Odwoławczej;
17. ustalenie i przygotowywanie informacji w zakresie uprawnień pracowniczych członków Krajowej Izby Odwoławczej, w szczególności do świadczeń pieniężnych i innych świadczeń z tytułu stosunku pracy;
18. planowanie, organizowanie i koordynowanie szkoleń członków Krajowej Izby Odwoławczej w celu ich doskonalenia zawodowego;
19. przygotowywanie projektów procedur wewnętrznych dot. pracy członków Krajowej Izby Odwoławczej (regulaminy, zarządzenia) oraz innych dokumentów;
20. prowadzenie analiz i statystyk, sprawozdawczości i informacji związanych ze sprawami personalnymi i etatyzacją członków Krajowej Izby Odwoławczej;
21. współpraca z organem nadzorującym w ramach wykonywanych czynności z zakresu zarządzania i prawa pracy wobec członków KIO.

2. wsparcie Kierownictwa Urzędu w procesie zapewnienia adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w szczególności poprzez:

1. koordynowanie ustalenia celów i zadań Urzędu poprzez przygotowanie planu działalności Urzędu, planu działalności komórek organizacyjnych;
2. koordynowanie monitorowania i raportowania stopnia realizacji ustalonych celów i zadań poprzez przygotowanie sprawozdań ze stopnia realizacji celów i zadań;
3. koordynowanie identyfikacji i analizy ryzyka oraz określania reakcji na ryzyko oraz prowadzenie rejestru ryzyk w celu zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań Urzędu;
4. koordynowanie zadań dotyczących oceny funkcjonowania kontroli zarządczej, poprzez monitorowanie aktualności regulacji wewnętrznych, przygotowanie i analizę procesu samooceny, oświadczenia o stanie kontroli zarządczej;
5. przygotowanie i aktualizacja procedur wewnętrznych w obszarze kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem;
6. bieżące kontakty robocze z wyznaczoną komórka ministerstwa nadzorującego w sprawach dotyczących kontroli zarządczej;
7. gromadzenie informacji z poszczególnych komórek organizacyjnych UZP o nieuiszczaniu opłat skarbowych przez klientów Urzędu i przekazywanie zbiorczej informacji do odpowiedniego organu administracji podatkowej;
8. zapewnienie rezerwacji hotelowej, biletów lotniczych i PKP niezbędnych do odbywania podróży służbowych przez pracowników Urzędu i członków Krajowej Izby Odwoławczej.

3. Wsparcie Dyrektora Generalnego Urzędu w procesie tworzenia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz zapewnienia ich przestrzegania, w szczególności poprzez:

1. prowadzenie spraw związanych z kierowaniem pracowników na badania wstępne, okresowe i kontrolne w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej oraz monitorowanie aktualności badań z zakresu medycyny pracy;
2. przeprowadzanie szkoleń wstępnych z zakresu BHP, koordynowanie przeprowadzania szkoleń okresowych z zakresu BHP oraz monitorowanie ich aktualności;
3. przygotowywanie i aktualizacja oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy w Urzędzie i Krajowej Izbie Odwoławczej oraz zapoznawanie pracowników z oceną ryzyka zawodowego;
4. przygotowywanie i aktualizacja procedur wewnętrznych związanych z obszarem realizowanych zadań;
5. przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz realizację zadań służby BHP, które zapewnia pracownik zatrudniony na stanowisku do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy.

Do zadań Biura realizowanych przez Zespół ds. Informatyzacji Zamówień Publicznych i Utrzymania Usług, należy w szczególności:

1. koordynacja działań w zakresie planowania, budowy i rozwoju systemów teleinformatycznych wspomagających realizację zadań w obszarze zamówień publicznych;
2. opracowywanie i monitorowanie realizacji strategicznych planów z obszaru informatyzacji zamówień publicznych;
3. prowadzenie prac analitycznych na potrzeby rozwoju i zarządzania architekturą korporacyjną w obszarze zamówień publicznych;
4. współpraca z innymi jednostkami administracji rządowej oraz instytucjami, organami UE w obszarze informatyzacji zamówień publicznych;
5. wsparcie funkcjonalne i merytoryczne użytkowników platformy aukcyjnej oraz udział w pracach modernizacyjnych platformy;
6. wsparcie funkcjonalne i merytoryczne użytkowników Miniportalu oraz platformy zamówień publicznych;
7. obsługa wydawanego przez Prezesa, w formie elektronicznej Biuletynu Zamówień Publicznych, w którym zamieszczane są ogłoszenia przewidziane ustawą, w szczególności zapewnienie wsparcia merytorycznego dla klientów systemu, udział w pracach modernizacyjnych BZP.

Do zadań Biura realizowanych przez Zespół ds. Zamówień Publicznych, należy udzielanie zamówień publicznych na potrzeby realizacji zadań Urzędu, w szczególności poprzez:

1. koordynowanie przygotowania Planu zamówień publicznych na kolejny rok kalendarzowy;
2. prowadzenie rejestru postępowań o udzielenie zamówień publicznych o wartości powyżej kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 Ustawy Pzp;
3. przygotowanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych z uwzględnieniem polityk, zasad i wytycznych związanych z programami wspólnotowymi współfinansującymi przedmioty prowadzonych postępowań w celu zapewnienia jednostce niezbędnych dostaw, usług i robót budowlanych, wg zasad, które określa Instrukcja udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Zamówień Publicznych;
4. przygotowanie i prowadzenie zamówień, których wartość nie przekracza progów, od których istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych niezbędnych do funkcjonowania Urzędu, zgodnie z procedurami przyjętymi w Urzędzie, obejmujących również zamówienia współfinansowane ze środków Unii Europejskiej;
5. koordynowanie i prowadzenie spraw z zakresu przygotowywania niezbędnych danych i informacji do realizacji zamówień centralnych prowadzonych przez Centralnego Zamawiającego, w których uczestniczy Urząd w szczególności: bieżąca współpraca z Centralnym Zamawiającym oraz obsługa i monitorowanie wspólnej platformy zakupowej prowadzonej przez Centralnego Zamawiającego w zakresie przydzielonych Urzędowi uprawnień;
6. przygotowywanie sprawozdań z obszaru udzielania zamówień publicznych realizowanych w Urzędzie;
7. prowadzenie ewidencji inwentarzowej, indywidualnych kart wyposażenia będącego na stanie pracowników UZP oraz współpraca w tym zakresie z Wydziałem Finansowo-Księgowym i Zespołem ds. Administracji i Logistyki;
8. nadzór nad realizacją zawartych umów, których przedmiot pozostaje w gestii Biura;
9. prowadzenie rejestru pieczęci i pieczątek urzędowych.

Do zadań Biura realizowanych przez Zespół ds. Obsługi Kancelaryjnej, należy zapewnienie prawidłowej obsługi kancelaryjnej, w szczególności poprzez:

1. obsługę korespondencji wpływającej do Urzędu oraz Krajowej Izby Odwoławczej, polegająca na jej przyjmowaniu, ewidencjonowaniu i kierowaniu do właściwej komórki organizacyjnej;
2. wysyłanie korespondencji z Urzędu, Krajowej Izby Odwoławczej oraz innych materiałów przekazanych z właściwych komórek organizacyjnych;
3. skanowanie pism wpływających do Urzędu;
4. odbiór poczty z międzyresortowego punktu wymiany korespondencji;
5. obsługę bezpośrednią i telefoniczną klientów Urzędu oraz Krajowej Izby Odwoławczej w zakresie wpływającej korespondencji;
6. wykonywanie czynności gońca związanych z obsługą UZP i KIO;
7. obsługę recepcji Urzędu;
8. obsługę sekretariatów Kierownictwa Urzędu;
9. prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych zawieranych przez Urząd;
10. prowadzenie rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej;
11. prowadzenie rejestru skarg i wniosków na funkcjonowanie Urzędu i jego pracowników oraz monitorowanie terminów ich rozpatrywania;
12. monitorowanie terminowości udzielania odpowiedzi na zapytania w trybie informacji publicznej;
13. prowadzenie rejestru zarządzeń i upoważnień wydawanych przez Prezesa Urzędu i Dyrektora Generalnego Urzędu.

Do zadań Biura realizowanych przez Zespół ds. Administracji i Logistyki, należy zapewnienie sprawnej obsługi administracyjno-logistycznej Urzędu w szczególności poprzez:

1. administrowanie pomieszczeniami Urzędu oraz wyposażeniem meblowym;
2. zapewnienie obsługi techniczno-porządkowej m.in. w zakresie wykonywania drobnych napraw i usuwania usterek;
3. zapewnienie wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników;
4. nadzór nad wykonywaniem obowiązkowych przeglądów technicznych zainstalowanych systemów na wynajmowanej powierzchni biurowej;
5. zaopatrywanie Urzędu w niezbędne wyposażenie biurowe, materiały eksploatacyjne oraz inne konieczne zakupy;
6. prowadzenie dokumentacji samochodów służbowych i rozliczanie czasu pracy kierowców;
7. obsługę Urzędu w zakresie przewozu osób i dokumentacji;
8. zapewnianie pracownikom Urzędu niezbędnych przepustek i legitymacji;
9. nadzór nad prawidłowością funkcjonowania infrastruktury telefonicznej oraz kontroli dostępu z rejestracją czasu pracy;
10. administrowanie systemem automatycznej identyfikacji kluczy do pomieszczeń zajmowanych przez UZP i KIO;
11. prowadzenie rejestru służbowych telefonów komórkowych oraz przenośnego internetu, czuwanie nad prawidłowością korzystania z tych zasobów, załatwianie wszelkich spraw z tym związanych;
12. koordynowanie procesu sprzedaży lub likwidacji zbędnych albo zużytych środków trwałych oraz koordynacja procesu inwentaryzacji majątku.

Do zadań Biura realizowanych przez Archiwum, należy prowadzenie archiwum zakładowego oraz zapewnienie prawidłowej obsługi archiwalnej Urzędu i obiegu dokumentów, w szczególności poprzez:

1. przejmowanie, przechowywanie, zabezpieczanie, ewidencjonowanie, udostępnianie dokumentacji archiwum;
2. brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i przekazywanie dokumentacji archiwalnej do archiwum państwowego;
3. przygotowywanie i aktualizacja procedur wewnętrznych związanych z obszarem realizowanych zadań;
4. realizowanie funkcji doradczych w obszarze archiwizacji i obiegu dokumentów;
5. nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów zgodnym z Instrukcją Kancelaryjną Urzędu.