Biuro Organizacyjno - Finansowe

Dyrektor: Wojciech Iwanicki

Z-ca Dyrektora: Agnieszka Borucka

tel. (22) 458 77 09

  1. Biuro Organizacyjno-Finansowe realizuje zadania z zakresu obsługi finansowo-księgowej, zarządzania zasobami ludzkimi oraz spraw pracowniczych w tym członków Krajowej Izby Odwoławczej, kancelaryjno-archiwalnej, informatycznej, administracyjnej, organizacyjno-technicznej przedsięwzięć realizowanych przez Urząd, a także zapewnia przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Do zadań Biura w zakresie obsługi finansowo-księgowej Urzędu, należy w szczególności:

  1. opracowywanie projektów budżetu Urzędu, szczegółowego preliminarza wydatków, planów inwestycyjnych;
  2. przygotowanie sprawozdań oraz informacji o realizacji budżetu;
  3. dysponowanie, w ramach posiadanych upoważnień, środkami finansowymi pozostającymi w dyspozycji Urzędu;
  4. prowadzenie bieżącej analizy realizacji budżetu urzędu i innych środków pozostających w dyspozycji Urzędu;
  5. prowadzenie księgowości oraz obsługi bankowo-kasowej Urzędu;
  6. współpraca z Departamentem Odwołań w zakresie rozliczania kosztów postępowania odwoławczego oraz wpisu;
  7. rozliczanie wynagrodzeń pracowników Urzędu oraz członków Krajowej Izby Odwoławczej, w tym sporządzenie listy płac i dokonywanie naliczenia składek na ubezpieczenia;
  8. prowadzenie bieżącej analizy środków finansowych na wynagrodzenia;
  9. prowadzenie analizy zobowiązań finansowych Urzędu wobec pracowników, z którymi zawarto umowy o dofinansowanie nauki oraz analizy wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na finansowanie szkoleń;
  10. obsługa i rozliczanie ZFŚS;

    ll)obsługa projektów finansowanych i współfinansowanych ze środków Unii europejskiej lub innych projektów w których uczestniczy Urząd.

Do zadań Biura w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi i spraw pracowniczych członków korpusu służby cywilnej oraz pracowników niemnożnikowych należy w szczególności:

  1. opracowywanie rozwiązań w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie oraz ich realizacja;
  2. organizowanie naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej a także konkursów na wyższe stanowiska w służbie cywilnej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
  3. koordynowanie spraw związanych ze sporządzaniem i aktualizacją opisów stanowisk pracy oraz wartościowaniem stanowisk pracy;
  4. koordynowanie i merytoryczne wspieranie komórek organizacyjnych w procesie przeprowadzania pierwszej oceny w służbie cywilnej i ocen okresowych oraz analizowanie ich wyników;
  5. prowadzenie spraw z zakresu planowania i organizacji szkoleń oraz podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu;
  6. prowadzenie spraw z zakresu służby przygotowawczej nowo zatrudnionych pracowników;
  7. wsparcie merytoryczne komórek organizacyjnych w zakresie opracowywania i realizacji Indywidualnych Programów Rozwoju Zawodowego pracowników oraz monitorowanie ich realizacji w Urzędzie;
  8. organizowanie praktyk studenckich;
  9. rowadzenie spraw wynikających ze stosunku pracy pracowników Urzędu;
  10. prowadzenie spraw związanych z kierowaniem pracowników na badania wstępne, okresowe i kontrolne w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej;
  11. prowadzenie spraw pracowniczych związanych z przechodzeniem pracowników na renty i emerytury;
  12. prowadzenie spraw związanych z czasem i dyscypliną pracy w Urzędzie;
  13. ewidencjonowanie krajowych wyjazdów służbowych pracowników Urzędu;
  14. bieżące informowanie Dyrektora Generalnego o pracownikach zobowiązanych do składania oświadczeń majątkowych;
  15. prowadzenie akt osobowych i kadrowo-płacowej bazy danych pracowników Urzędu;
  16. prowadzenie analiz i statystyk, sprawozdawczości i informacji związanych ze sprawami personalnymi i etatyzacją.

Do zadań Biura w zakresie obsługi kadrowo-szkoleniowej Krajowej Izby Odwoławczej wynikającej z przepisów Kodeksu Pracy i ustawy Prawo Zamówień Publicznych należy w szczególności:

  1. przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej dla członków Krajowej Izby Odwoławczej
  2. ustalanie i przygotowywanie informacji w zakresie uprawnień pracowniczych członków Krajowej Izby Odwoławczej, w szczególności do świadczeń pieniężnych i innych świadczeń z tytułu stosunku pracy;
  3. planowanie, organizowanie i koordynowanie szkoleń członków Krajowej Izby Odwoławczej w celu ich doskonalenia zawodowego;
  4. przygotowywanie projektów aktów wewnątrzzakładowych dot. pracy Krajowej Izby Odwoławczej (regulaminy, zarządzenia) oraz innych dokumentów;
  5. prowadzenie analiz i statystyk, sprawozdawczości i informacji związanych ze sprawami personalnymi członków Krajowej Izby Odwoławczej;
  6. współpraca z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów w ramach wykonywanych czynności z zakresu zarządzania i prawa pracy wobec członków KIO.

Do zadań Biura należy także przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, które zapewnia pracownik zatrudniony na stanowisku do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy.

Do zadań Biura w zakresie informatycznym należy w szczególności:

  1. Zapewnienie sprawnego funkcjonowania infrastruktury informatycznej, systemów i narzędzi informatycznych Urzędu w szczególności:
    1. administrowanie siecią informatyczną Urzędu,
    2. opracowywanie i realizacja polityki bezpieczeństwa informatycznego Urzędu,
    3. współpraca techniczna z podmiotami realizującymi na rzecz Urzędu projekty informatyczne oraz nadzór nad prawidłową realizacją tych projektów w powierzonym zakresie,
    4. wdrażanie systemów i narzędzi informatycznych oraz sprawowanie nadzoru nad ich prawidłowym działaniem,
    5. dokonywanie analizy potrzeb Urzędu w zakresie wyposażenia w sprzęt informatyczny oraz oprogramowanie, dokonywanie zakupu niezbędnego sprzętu i oprogramowania,
    6. prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego, oprogramowania, bezpiecznych podpisów elektronicznych weryfikowanych za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu,
    7. instalacja sprzętu komputerowego i oprogramowania na poszczególnych stanowiskach pracy, monitorowanie poprawności działania tego sprzętu i usuwanie bieżących usterek, współpraca w ramach serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego z właściwymi wykonawcami,
    8. prowadzenie ewidencji materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek,
    9. współpraca z podmiotami świadczącymi usługi serwisu sprzętu informatycznego Urzędu,
    10. przygotowywanie opisów przedmiotu zamówienia w postępowaniach z zakresu IT,
    11. bieżące  przesyłanie  zgłoszeń  (o  niewłaściwym  działaniu)  do  administratora platformy ePUAP, przekazywanych przez komórki merytoryczne Urzędu;
  2. Udział w projektach z zakresu informatyzacji systemu zamówień publicznych prowadzonych w Urzędzie;
  3. Współpraca Urzędu z innymi podmiotami w zakresie informatyzacji państwa, w tym w zakresie działań Urzędu dotyczących elektronizacji zamówień publicznych.

Do zadań Biura w zakresie obsługi kancelaryjno-archiwalnej i obiegu dokumentów należy w szczególności:

  1. obsługa korespondencji wpływającej do Urzędu oraz Krajowej Izby Odwoławczej, polegająca na jej przyjmowaniu, ewidencjonowaniu i kierowaniu do właściwej komórki organizacyjnej;
  2. wysyłanie korespondencji z Urzędu, Krajowej Izby Odwoławczej oraz innych materiałów przekazanych z właściwych komórek organizacyjnych;
  3. skanowanie pism wpływających do Urzędu;
  4. obsługa bezpośrednia i telefoniczna klientów Urzędu oraz Krajowej Izby Odwoławczej w zakresie wpływającej korespondencji;
  5. obsługa recepcji;
  6. klasyfikowanie dokumentacji Urzędu, prowadzenie archiwum zakładowego oraz organizacja procesu brakowania dokumentacji niearchiwalnej, po upływie terminu jej przechowywania;
  7. nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów zgodnym z Instrukcją Kancelaryjną Urzędu;
  8. obsługa sekretariatów Kierownictwa;
  9. prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych zawieranych przez Urząd;
  10. prowadzenie rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej;
  11. prowadzenie rejestru skarg na funkcjonowanie Urzędu i jego pracowników;
  12. prowadzenie rejestru zarządzeń i upoważnień wydawanych przez dyrektora generalnego;
  13. wykonywanie czynności gońca związanych z obsługą UZP i KIO.

Do zadań Biura w zakresie obsługi administracyjnej należy zapewnienie innej niż wymieniona w ust. 2-7, bieżącej obsługi administracyjno-biurowej Urzędu, w szczególności:

  1. opracowywanie planów zamówień publicznych;
  2. prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych z uwzględnieniem polityk, zasad i wytycznych związanych z programami wspólnotowymi współfinansującymi przedmioty prowadzonych postępowań w celu zapewnienia jednostce niezbędnych dostaw, usług i robót budowlanych a w szczególności:
    1. analiza i definiowanie potrzeb,
    2. przygotowywanie wniosków finansowych, specyfikacji i projektów umów,
    3. przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji postępowań,
    4. współpraca w tym zakresie z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu,
    5. współpraca z instytucjami zarządzającymi programami unijnymi,
    6. współpraca z wykonawcami;
  3. prowadzenie zamówień, których wartość nie przekracza progów, od których istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych niezbędnych do funkcjonowania Urzędu obejmujących również zamówienia współfinansowane ze środków Unii Europejskiej;
  4. wsparcie komórek merytorycznych w projektach, w których uczestniczy Urząd w szczególności współfinansowanych ze środków UE przy przygotowywaniu postępowań o udzielenie zmówienia publicznego;
  5. koordynowanie i prowadzenie spraw z zakresu przygotowywania niezbędnych danych i informacji do realizacji zamówień centralnych prowadzonych przez Centralnego Zamawiającego, w których uczestniczy Urząd w szczególności:
    1. bieżąca współpraca z Centralnym Zamawiającym,
    2. obsługa i monitorowanie wspólnej platformy zakupowej prowadzonej przez Centralnego Zamawiającego w zakresie przydzielonych Urzędowi uprawnień;
    3. prowadzenie ewidencji inwentarzowej, indywidualnych kart wyposażenia będącego na stanie pracowników UZP oraz współpraca w tym zakresie z księgowością;
    4. prowadzenie rejestru pieczęci i pieczątek urzędowych;
    5. gromadzenie informacji z poszczególnych komórek organizacyjnych UZP o nieuiszczaniu opłat skarbowych przez klientów Urzędu i wysyłanie zbiorczej informacji do odpowiedniego organu administracji podatkowej.

Do zadań Biura w zakresie obsługi organizacyjno-technicznej należy:

  1. administrowanie pomieszczeniami Urzędu oraz wyposażeniem meblowym;
  2. zapewnienie obsługi techniczno-porządkowej m.in. w zakresie wykonywania drobnych napraw i usuwania usterek;
  3. zapewnienie wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów oraz w zakresie ewakuacji pracowników;
  4. zaopatrywanie Urzędu w niezbędne wyposażenie biurowe, materiały eksploatacyjne oraz inne konieczne zakupy;
  5. prowadzenie dokumentacji samochodów służbowych i rozliczanie czasu pracy kierowców;
  6. obsługa Urzędu w zakresie przewozu osób i dokumentacji;
  7. zapewnianie pracownikom Urzędu niezbędnych przepustek i legitymacji;
  8. nadzór nad prawidłowością funkcjonowania infrastruktury telefonicznej oraz kontroli dostępu z rejestracją czasu pracy;
  9. administrowanie systemem automatycznej identyfikacji kluczy do pomieszczeń zajmowanych przez UZP i KIO.

Do zadań Biura należy także:

  1. wsparcie funkcjonalne i merytoryczne użytkowników platformy aukcyjnej i licytacyjnej oraz udział w pracach modernizacyjnych platform;
  2. obsługa wydawanego przez Prezesa, w formie elektronicznej Biuletynu Zamówień Publicznych, w którym zamieszczane są ogłoszenia przewidziane ustawą, w szczególności zapewnienie wsparcia merytorycznego dla klientów systemu, udział w pracach modernizacyjnych BZP;
  3. obsługa posiedzeń Rady Zamówień Publicznych.