Zgodnie z art. 56 ust. 5 Pzp oświadczenie o istnieniu konfliktu interesów powinno być złożone niezwłocznie po powzięciu wiadomości o jego zaistnieniu, a oświadczenie o braku istnienia takiego konfliktu nie później niż przed zakończeniem postępowania o udzielenie zamówienia.
Moment złożenia przez osoby wymienione w art. 56 ust. 1 Pzp (kierownik zamawiającego, członek komisji przetargowej, inne osoby wykonujące czynności związane z przeprowadzeniem postępowania lub mogące wpłynąć na wynik tego postępowania albo osoby udzielające zamówienia) oświadczenia dotyczącego konfliktu interesów jest uzależniony od jego istnienia czy też braku, a co za tym idzie - od treści składanego oświadczenia. Od momentu wykonywania czynności związanych z przeprowadzaniem postępowania do momentu złożenia oświadczenia o występowaniu konfliktu interesów istnieje domniemanie, że wobec osób występujących po stronie zamawiającego nie zachodzi żadna z okoliczności wymienionych w art. 56 ust. 2 Pzp. Brak istnienia konfliktu interesów zostaje potwierdzony złożeniem oświadczenia potwierdzającego ten stan, które składne jest nie później niż przed zakończeniem postępowania o udzielenie zamówienia. Stwierdzenie konfliktu interesów i wyłączenie określonej osoby z dokonywania czynności w postępowaniu z uwagi na istnienie okoliczności wymienionych w art. 56 ust. 2 Pzp powinno nastąpić niezwłocznie po ustaleniu kręgu wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia i powzięciu wiadomości o istnieniu podstaw do wyłączenia się z postępowania. Z reguły będzie to moment otwarcia ofert bądź wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, niemniej jednak okoliczności stanowiące podstawę wyłączenia z postępowania mogą ujawnić się w terminie wcześniejszym (np. wraz z wystąpieniem przez wykonawcę z wnioskiem o wyjaśnienia dokumentów zamówienia).
Z kolei, jak wynika z art. 56 ust. 6 Pzp, oświadczenie w przedmiocie prawomocnego skazania za przestępstwa, o których mowa w art. 56 ust. 3 Pzp (o ile nie nastąpiło zatarcie skazania), składa się przed rozpoczęciem wykonywania czynności związanych z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia. Obowiązek dotyczy tego samego kręgu osób występujących po stronie zamawiającego zobowiązanych do składania oświadczenia o istnieniu albo braku występowania konfliktu interesów oraz dodatkowo - osób wykonujących czynności związane z przygotowaniem postępowania. Takie oświadczenie należy złożyć przed rozpoczęciem wykonywania czynności związanych z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia.