Definicja konfliktu interesów wywodzi się z art. 24 dyrektywy klasycznej i art. 42 dyrektywy sektorowej, które wskazują, że pojęcie konfliktu interesów obejmuje co najmniej każdą sytuację, w której członkowie personelu instytucji zamawiającej lub dostawcy usług w zakresie obsługi zamówień, działającego w imieniu instytucji zamawiającej, biorący udział w prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia lub mogący wpłynąć na wynik tego postępowania, mają bezpośrednio lub pośrednio interes finansowy, ekonomiczny lub inny interes osobisty, który postrzegać można jako zagrażający ich bezstronności i niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. Pojęcie to obejmuje zarówno rzeczywisty, jak i postrzegany konflikt interesów. Rzeczywisty konflikt interesów obejmuje przypadki wykonania przez osoby występujące po stronie zamawiającego czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub mające wpływ na jego wynik lub udzielające zamówienia poprzez określone powiązania tych osób z wykonawcami biorącymi udział w tym postępowaniu. Postrzegany konflikt interesów dotyczy sytuacji, w których na chwilę obecną nie występują określone powiązania osób działających po stronie zamawiającego z wykonawcami w danym postępowaniu, ale osoby te mogą być postrzegane jako osoby stronnicze ze względu na związki z przeszłości albo ze względu na niezachowywanie reguł równego traktowania wykonawców w trakcie przeprowadzania postępowania lub na etapie jego przygotowania.
Za konflikt interesów należy zatem uznać każdą sytuację, w której bezstronność lub niezależność osób działających po stronie zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest lub może być postrzegana jako zagrożona z uwagi na posiadanie powiązań osobistych, majątkowych czy interesu finansowego, ekonomicznego w określonym rozstrzygnięciu postępowania.
W świetle art. 56 ust. 2 Pzp konflikt interesów występuje wówczas, gdy osoby wymienione w ust. 1 tego przepisu, tj. kierownik zamawiającego, członek komisji przetargowej, inne osoby wykonujące czynności związane z przeprowadzeniem postępowania lub mogące wpłynąć na wynik tego postępowania albo osoby udzielające zamówienia:
- ubiegają się o udzielenie tego zamówienia;
- pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostają we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia;
- w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą, otrzymywały od wykonawcy wynagrodzenie z innego tytułu lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia;
- pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia z uwagi na posiadanie bezpośredniego lub pośredniego interesu finansowego, ekonomicznego lub osobistego w określonym rozstrzygnięciu tego postępowania.
Konflikt interesów eliminowany jest co do zasady poprzez wyłączenie określonych osób z postępowania (art. 56 ust. 1 Pzp). Stanowi to realizację jednej z podstawowych zasad udzielania zamówień publicznych wyrażonej w art. 17 ust. 3 Pzp, w myśl której czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.
Eliminacja konfliktu interesów następuje w wyniku złożenia przez ww. osoby występujące po stronie zamawiającego, pod rygorem odpowiedzialności karnej, oświadczenia o istnieniu albo braku istnienia okoliczności określonych w art. 56 ust. 2 Pzp (obowiązek z art. 56 ust. 4 Pzp). Obowiązek złożenia takiego oświadczenia, poza osobami wykonującymi czynności w postępowaniu oraz osobami mogącymi wpłynąć na wynik prowadzonego postępowania, dotyczy również osób udzielających zamówienia (zawierających w imieniu zamawiającego umowę w sprawie zamówienia publicznego).