Obligatoryjną kontrolą uprzednią objęte są wyłącznie zamówienia lub umowy ramowe o wartościach określonych w art. 169 ust. 2 ustawy Pzp, tj. min. 10 mln euro dla dostaw i usług oraz min. 20 mln euro dla robót budowlanych, współfinansowane ze środków Unii Europejskiej.
Prezes Urzędu może odstąpić od przeprowadzenia kontroli uprzedniej na wniosek instytucji zarządzającej. O odstąpieniu zostaną niezwłocznie poinformowani zamawiający i wnioskodawca. Prezes Urzędu może również odstąpić od przeprowadzenia obligatoryjnej kontroli uprzedniej, w przypadku udzielania zamówień w częściach, jeżeli wartość poszczególnych części zamówienia jest mniejsza niż kwoty o których mowa w art. 169 ust. 2 ustawy Pzp. O odstąpieniu niezwłocznie zostanie poinformowany zamawiający.
Zamawiający w przypadku udzielania zamówienia współfinansowanego ze środków UE o wartości równej lub przekraczającej 10 mln euro dla dostaw i usług oraz 20 mln euro dla robót budowlanych, niezwłocznie po wydaniu przez Krajową Izbę Odwoławczą wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie odwoławcze, dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty, albo po upływie terminu do wniesienia odwołania, a przed zawarciem umowy, jest zobowiązany przekazać do Urzędu Zamówień Publicznych, potwierdzone za zgodność z oryginałem przez kierownika zamawiającego kopie dokumentacji postępowania, w celu przeprowadzenia kontroli uprzedniej.
W sytuacji, gdy po przekazaniu kopii dokumentacji do kontroli zostanie wniesione odwołanie lub skarga, zamawiający ma obowiązek niezwłocznie poinformować o tym Prezesa Urzędu. W wyniku zawiadomienia o wniesionym odwołaniu Prezes Urzędu wstrzymuje wykonanie kontroli do czasu wydania przez KIO wyroku lub postanowienia, z zastrzeżeniem art. 183 ust. 2 ustawy Pzp.
Doręczenie do Urzędu kopii dokumentacji postępowania powoduje wszczęcie kontroli uprzedniej i jednocześnie zawieszenie terminu związania ofertą. Termin ten zostaje zawieszony do czasu zakończenia kontroli, to jest do czasu doręczenia zamawiającemu informacji o wyniku kontroli lub informacji o ostatecznym rozpatrzeniu zastrzeżeń, jeśli zamawiający wniósł zastrzeżenia.
Kontrola powinna zakończyć się w terminie 14 dni od dnia doręczenia materiałów, o których mowa w art. 163 ust. 1 ustawy Pzp lub w terminie 30 dni od dnia doręczenia materiałów, o których mowa w art. 163 ust. 1 ustawy Pzp – w przypadkach szczególnie skomplikowanych. Materiałami, o których mowa w art. 163 ust. 1 ustawy Pzp są dokumenty, wyjaśnienia i opinie biegłego.
W zależności od ustaleń kontroli, w informacji o wyniku kontroli Prezes Urzędu informuje, że kontrola nie wykazała naruszeń lub że wykazała naruszenia. Prezes Urzędu w stosunku do konkretnych naruszeń może też wydać zalecenia pokontrolne, jeżeli w toku kontroli stwierdzono, że zasadne jest unieważnienie postępowania lub usunięcie stwierdzonych naruszeń. Na wniosek Prezesa Urzędu zamawiający informuje o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych.
Zamawiający może wnieść umotywowane zastrzeżenia do wyników kontroli doraźnej w terminie 7 dni od doręczenia informacji o wyniku kontroli. Prezes Urzędu rozpatruje zastrzeżenia w terminie 15 dni od ich otrzymania, a w przypadku ich nieuwzględnienia – przekazuje je do zaopiniowania Krajowej Izbie Odwoławczej. Krajowa Izba Odwoławcza w terminie 15 dni wyraża, w formie uchwały, opinię. O ostatecznym rozpatrzeniu zastrzeżeń Prezes Urzędu niezwłocznie zawiadamia kontrolowanego zamawiającego. Ostatecznym rozpatrzeniem zastrzeżeń jest ich uwzględnienie przez Prezesa Urzędu lub – w razie nieuwzględnienia – wydanie opinii przez Krajową Izbę Odwoławczą.
Do czasu doręczenia informacji o wyniku kontroli uprzedniej obligatoryjnej kontrolowany zamawiający nie może zawrzeć umowy z wykonawcą.