Forma dokumentów
W celu przeprowadzenia kontroli zamawiający przekazuje Prezesowi Urzędu potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia. W przypadku pliku dokumentów dopuszczalne jest jednorazowe potwierdzenie ich kopii za zgodność z oryginałem ze wskazaniem numerów stron lub rodzaju dokumentów w tym pliku, których potwierdzenie dotyczy. Czynność potwierdzenia kopii dokumentów za zgodność z oryginałem może być dokonana także przez osobę upoważnioną.
Dokumentacja postępowania
Przekazywana kopia dokumentacji musi być kompletna i obejmować w szczególności:
1) Dokument stwierdzający umocowanie (przez kierownika zamawiającego) do poświadczenia za zgodność z oryginałem dokumentacji postępowania, jeżeli kierownik zamawiającego upoważnił do dokonania tej czynności pracownika zamawiającego lub inną osobę;
2) W przypadku zamawiających działających w formie spółki prawa handlowego - dokument określający kierownika zamawiającego (np. aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego);
3) Dokument określający organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, o którym mowa w art. 21 ust. 3 ustawy Pzp;
4) Wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych zamówieniach albo okresowe ogłoszenie informacyjne o planowanych zamówieniach sektorowych, jeśli zostało zamieszczone;
5) Ogłoszenie o zamówieniu albo ogłoszenie o zamówieniu sektorowym wraz z dowodami nadania, sprostowania treści ogłoszeń oraz ogłoszenia o zmianie ogłoszenia o zamówieniu;
6) Ogłoszenie zamieszczone w siedzibie zamawiającego, na stronie internetowej oraz w prasie o zasięgu ogólnopolskim (w przypadku zamieszczenia);
7) Specyfikację istotnych warunków zamówienia (siwz) wraz z:
- pełnym opisem przedmiotu zamówienia (dokumentacja techniczna może być na płycie),
- pytaniami dotyczącymi treści siwz,
- wyjaśnieniami zamawiającego dotyczącymi treści siwz,
- modyfikacjami siwz,
- informacją z zebrania wykonawców, o którym mowa w art. 38 ust. 3a Pzp,
8) Dowody zamieszczenia określonych dokumentów na stronie internetowej, jeśli ustawa Pzp tego wymaga;
9) Protokół postępowania o udzielenie zamówienia;
10) Informację z otwarcia ofert;
11) Oferty;
12) Dokumenty powstałe w wyniku korespondencji prowadzonej przez zamawiającego z wykonawcami w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z dowodami nadania, np.:
- oświadczenia o przynależności lub braku przynależności do grupy kapitałowej,
- żądanie od wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, przekazania oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp,
- żądanie od wykonawcy złożenia, uzupełnienia, poprawienia oświadczeń i dokumentów, w tym pełnomocnictw lub złożenia wyjaśnień,
- przekazane przez wykonawcę oświadczenia i dokumenty, w tym pełnomocnictwa,
- udzielone przez wykonawców wyjaśnienia,
- zawiadomienie o poprawieniu w ofertach oczywistych omyłek pisarskich, omyłek rachunkowych w obliczeniu ceny oraz innych omyłek o jakich mowa w art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy,
- żądanie złożenia wyjaśnień w sprawie rażąco niskiej ceny oraz odpowiedzi udzielone przez wykonawców,
- żądanie wyjaśnienia treści oferty oraz odpowiedzi udzielone przez wykonawców,
- wezwanie w sprawie przedłużenia terminu związania ofertą oraz odpowiedzi udzielone przez wykonawców,
- wezwanie wykonawców do złożenia ofert dodatkowych oraz złożone oferty dodatkowe,
- informacja, o której mowa w art. 92 ust. 1 ustawy Pzp,
- zwroty wadium,
13) Dokumentację powstałą w toku postępowania odwoławczego, w tym:
- odwołanie,
- zawiadomienie o wniesieniu odwołania z wezwaniem wykonawców do przystąpienia do postępowania odwoławczego,
- wezwanie do przedłużenia ważności wadium lub wniesienia nowego wadium na wydłużony okres związania ofertą,
- przystąpienia do odwołania,
- opozycja przeciw przystąpieniu do odwołania,
- odpowiedź zamawiającego na odwołanie,
- wyrok/postanowienie Krajowej Izby Odwoławczej,
- skarga do sądu okręgowego na wyrok Krajowej Izby Odwoławczej, odpowiedź na skargę oraz orzeczenie tego sądu – jeśli miał miejsce,
- wniosek zamawiającego do Krajowej Izby Odwoławczej o uchylenie zakazu zawarcia umowy i postanowienie KIO,
14) Umowa z ew. zmianami;
15) Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia.
W przypadku postępowania prowadzonego w trybie przetargu ograniczonego dokumentacja powinna ponadto zawierać:
- Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;
- Informację o wynikach oceny spełniania warunków;
- Zaproszenia do składania ofert wykonawców.
W przypadku postępowania prowadzonego w trybie negocjacji z ogłoszeniem dokumentacja powinna ponadto zawierać:
- Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;
- Informację o wynikach oceny spełniania warunków;
- Zaproszenie do składania ofert wstępnych;
- Oferty wstępne;
- Zaproszenie do negocjacji;
- Protokół z negocjacji (jeśli sporządzono);
- Zaproszenie do składania ofert.
W przypadku postępowania prowadzonego w trybie dialogu konkurencyjnego dokumentacja powinna ponadto zawierać:
- Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;
- Informację o wynikach oceny spełniania warunków;
- Zaproszenie do dialogu wykonawców;
- Protokół z dialogu (jeśli sporządzono);
- Zaproszenia do składania ofert.
W przypadku postępowania prowadzonego w trybie negocjacji bez ogłoszenia dokumentacja nie zawiera ogłoszenia o zamówieniu, natomiast powinna zawierać:
- Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy – jeśli zostało przekazane;
- Zaproszenie do negocjacji;
- Protokół z negocjacji (jeśli sporządzono);
- Zaproszenia do składania ofert.
W przypadku postępowania prowadzonego w trybie zamówienia z wolnej ręki dokumentacja nie zawiera ogłoszenia o zamówieniu i siwz, natomiast powinna zawierać:
- Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy – jeśli zostało przekazane;
- Zaproszenie do negocjacji;
- Protokół z negocjacji (jeśli sporządzono).
W przypadku postępowania prowadzonego w trybie partnerstwa innowacyjnego dokumentacja powinna ponadto zawierać:
- Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;
- Informację o wynikach oceny spełniania warunków;
- Zaproszenie do składania ofert wstępnych;
- Oferty wstępne;
- Zaproszenie do negocjacji;
- Protokół z negocjacji (jeśli sporządzono);
- Zaproszenia do składania ofert.
Zaleca się uporządkowanie przekazywanej dokumentacji w kolejności chronologicznej oraz sporządzenie jej wykazu.