Czy zamawiający będący jednostką samorządu terytorialnego obowiązany jest sporządzić jedno roczne sprawozdanie, w którym przekazuje informacje także w zakresie zamówień udzielonych przez jej jednostki organizacyjne (np. szkoły, przedszkola)?

W przypadku podmiotów o złożonej strukturze wewnętrznej, na którą składają się wyodrębnione jednostki organizacyjne, możemy mieć do czynienia zarówno z sytuacją, gdy dana jednostka, pomimo posiadania samodzielności finansowej, nie będzie zamawiającym w rozumieniu ustawy Pzp, jak i z sytuacją, w której jednostka ta będzie jednym z zamawiających wymienionych w art. 4-6 ustawy Pzp.

W pierwszym przypadku sprawozdanie będzie składane jedynie przez zamawiającego będącego jednostką macierzystą. Obowiązek sprawozdawczy, o którym mowa w art. 82 ust. 1 i 2 ustawy Pzp, nie będzie dotyczył jego jednostek organizacyjnych.

Natomiast w drugim przypadku, tj. w sytuacji, gdy jednostka organizacyjna danego zamawiającego sama posiada status zamawiającego w świetle przepisów ustawy Pzp, jednostka ta obowiązana jest do składania odrębnych sprawozdań o udzielonych przez nią zamówieniach. Jednak, gdy taka jednostka będzie udzielać zamówienia nie we własnym imieniu, lecz jedynie jako pełnomocnik innego zamawiającego, informację o takim zamówieniu będzie obowiązany przekazać w sprawozdaniu jedynie ten zamawiający, w imieniu którego zamówienie zostało udzielone.

W sytuacji, w której w ramach wykonania umowy ubezpieczenia mienia, będącej umową w sprawie zamówienia publicznego, zostały wystawione polisy ubezpieczeniowe potwierdzające zawarcie konkretnych umów ubezpieczenia, i polisy te zostały podpisane przez osoby reprezentujące poszczególne jednostki organizacyjne zamawiającego, informację o takim zamówieniu przekazuje jedynie zamawiający, który zawarł umowę ubezpieczenia stanowiącą podstawę do wystawienia konkretnych polis, o ile udzielił on zamówienia we własnym imieniu. Podpisanie polis ubezpieczeniowych stanowi bowiem w tym przypadku jedynie wykonanie zamówienia publicznego i nie ma znaczenia dla ustalenia zakresu obowiązku sprawozdawczego, o którym mowa w art. 82 ust. 1 i 2 ustawy Pzp. Natomiast w sytuacji, gdy ww. umowa ubezpieczenia stanowiąca zamówienie publiczne została podpisana w imieniu będących zamawiającymi jednostek organizacyjnych podmiotu przeprowadzającego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, obowiązanymi do zawarcia informacji o tych zamówieniach w rocznym sprawozdaniu będą te jednostki.