W sprawozdaniu za dany rok zamawiający zobowiązani są uwzględnić wszystkie zamówienia udzielone w danym roku kalendarzowym, w tym także zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp w oparciu o podstawy wskazane w rozporządzeniu.
W świetle definicji zawartej w art. 7 pkt 25 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W związku z tym, w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym za dany rok, w części dotyczącej udzielonych zamówień (tj. sekcje II – IX) należy zawrzeć informacje o zamówieniach, w odniesieniu do których umowa została zawarta w danym roku. Powyższa zasada dotyczy zarówno umów w sprawie zamówień publicznych zawartych na czas określony, jak i na czas nieokreślony.