W świetle definicji zawartej w art. 7 pkt 25 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. Tym samym obowiązek przekazania informacji o danym zamówieniu publicznym w ramach rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach spoczywa na tym podmiocie, który jako zamawiający udzielił danego zamówienia, tj. zawarł w swoim imieniu z wykonawcą umowę w sprawie zamówienia publicznego.
Stosownie do art. 4 pkt 1 ustawy Pzp, przepisy tej ustawy stosuje się do zamawiających publicznych, którymi są jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Stosownie do art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1930 i 2445) przedszkola, szkoły i placówki publiczne zakładane i prowadzone przez ministrów i jednostki samorządu terytorialnego są jednostkami budżetowymi.
Zgodnie z art. 9 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych jednostki budżetowe wchodzą w skład sektora finansów publicznych. Tym samym, publiczna szkoła podstawowa posiadająca w określonym zakresie samodzielność finansową jest zamawiającym w rozumieniu art. 7 pkt 31 ustawy Pzp i co do zasady stosuje ustawę Pzp do udzielania w tym zakresie odpłatnych zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane.
Statusu szkoły jako zamawiającego nie zmienia okoliczność, że upoważnienie do zaciągania zobowiązań na gruncie stosunków cywilnoprawnych pochodzi od podmiotu prawa, w ramach którego osobowości prawnej ta jednostka organizacyjna działa. Jeżeli zatem postępowanie było przeprowadzone siłami urzędu miasta natomiast umowę zawarła szkoła – obowiązek sprawozdawczy spoczywa na szkole jako zamawiającym, nie zaś na urzędzie miasta, który w tym przypadku działał jako pełnomocnik szkoły.