PYTANIA i ODPOWIEDZI dotyczące zasad sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach na podstawie ustawy Pzp z 2004 r.

Jak wynika z § 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania (Dz.U. poz. 2463), jeżeli w roku sprawozdawczym udzielono zamówień (zawarto umowy) zarówno w wyniku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1843 i z 2020 r. poz. 1086) dalej  „ustawy Pzp” lub „ustawy Pzp z 2004 r.” jak i w wyniku postępowań przeprowadzonych na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. ‒ Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129, 1598, 2054 i 2269) dalej „ustawy Pzp z 2019 r.” zamawiający przekazuje dwa sprawozdania.

W odniesieniu do zamówień udzielonych na podstawie przepisów ustawy Pzp z 2004 r. należy sporządzić  sprawozdanie zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz.U. poz. 2038) dalej „rozporządzeniem”, natomiast w odniesieniu do zamówień udzielonych na podstawie przepisów ustawy Pzp z 2019 r. należy sporządzić sprawozdanie zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania.

Jeżeli zamawiający udzielał zamówień  wyłącznie na podstawie ustawy Pzp z 2004 r. albo wyłącznie na podstawie ustawy Pzp z 2019 r., składa tylko jedno sprawozdanie według zasad obowiązujących dla danego stanu prawnego, zgodnie z którym udzielił zamówień.

W zależności od stanu prawnego, zgodnie z którym były udzielane zamówienia, sprawozdania o zamówieniach udzielonych:

• na  podstawie ustawy Pzp z 2004 r. – przekazuje się drogą elektroniczną za pomocą formularza umieszczonego na stronie http://sr.uzp.gov.pl/,
• na podstawie ustawy Pzp z 2019 r. – przekazuje się przy użyciu formularza umieszczonego i udostępnionego na stronie https://ezamowienia.gov.pl/ .

Zakres informacji zawieranych w rocznym sprawozdaniu wyznacza rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania. Obowiązek sprawozdawczy odnoszący się do umów zawieranych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp z 2004 r. dotyczy przypadków wyszczególnionych w tabeli X rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych. Należy zauważyć, iż tabela X przedmiotowego sprawozdania nie obejmuje przypadków udzielania zamówień z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Pzp z 2004 r., przewidzianych zakresem szczególnych ustaw, w tym na podstawie art. 6 ust. 2 czy 6a ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz.1842 z późn. zm.), dalej „ustawa o COVID”.

W konsekwencji powyższego, zamawiający nie mają obowiązku uwzględniania w treści rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach informacji o zamówieniach udzielonych z wyłączeniem procedur stosowania ustawy Pzp z 2004 r., na podstawie art. 6 ust. 2 lub 6a ust. 1 ustawy o COVID. Jeśli jednak udzielając zamówienia związanego z przeciwdziałaniem COVID-19 zamawiający zastosował przepis art. 4 pkt 8 ustawy Pzp z 2004 r. tj. gdy wartość zamówienia nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro to powinien uwzględnić wartość takiego zamówienia w tabeli X sprawozdania, w rubryce przeznaczonej dla informacji o udzielonych zamówieniach poniżej kwoty 30 000 euro zgodnie z dyspozycją § 1 pkt 10 rozporządzenia w sprawie sprawozdań.

W świetle definicji zamówienia publicznego, zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp z 2004 r., pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, tj. w przypadku gdy umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w danym roku, będzie ona podlegać uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym za dany rok. Data zakończenia innych czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia jak np. czynność wyboru oferty najkorzystniejszej, nie mają znaczenia dla ustalenia obowiązku sprawozdawczego za dany rok.

Obowiązkowi sprawozdawczemu w zakresie udzielonych zamówień podlegają tylko te umowy, które zostały zawarte w roku kalendarzowym za który składane jest sprawozdanie. Tym samym, uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach za dany rok nie będą podlegać umowy, które wprawdzie były wykonywane w trakcie tego roku kalendarzowego, jednakże ich zawarcie miało miejsce w roku wcześniejszym.

Ciążący na zamawiających obowiązek sprawozdawczy odnoszący się do zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp z 2004 r. dotyczy wyłącznie zamówień udzielonych na podstawie wyłączeń wymienionych w rozporządzeniu.

ZUS jako zamawiający nie ma zatem obowiązku uwzględniania w treści przedmiotowego sprawozdania informacji o zamówieniach udzielonych z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Pzp z 2004 r. w związku z realizacją  zadań, o których mowa w art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2020 r., poz. 266, z późn. zm.).

Definicji zamówienia publicznego określonej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp z 2004 r. nie odpowiadają np. opłaty sądowe i administracyjne. Kwoty z tytułu tych opłat nie są bowiem wydatkowane na podstawie odpłatnej umowy cywilnoprawnej, zawartej pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. W związku z powyższym, tego rodzaju wydatki nie będą podlegały ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

W świetle przepisów ustawy Pzp z 2004 r., obowiązkowi sprawozdawczemu podlegają wyłącznie umowy mające charakter zamówienia publicznego (art. 2 pkt 13 w zw. z art. 98 ust. 1 ustawy Pzp z 2004 r.). Co do zasady taki charakter będą miały umowy zlecenia zawierane z opiekunami przez gminne ośrodki pomocy społecznej.

W sytuacji, gdy w umowie nie została wskazana wysokość wynagrodzenia wykonawcy, a jedynie określone zostały ceny jednostkowe, za wartość zamówienia należy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług (np. roboczogodziny) oraz cen jednostkowych określonych w umowie (np. stawek godzinowych). Ustalenie wartości zamówienia we wskazany powyżej sposób należy dokonać odrębnie dla każdej umowy. Jeżeli wartość poszczególnych umów nie przekroczy równowartości 30 tys. euro, informację o ich udzieleniu należy zawrzeć w pkt I tabeli X formularza rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. W pkt tym należy podać łączną wartość wszystkich umów, których wartość nie przekracza 30 tys. euro, udzielonych w roku kalendarzowym, za który składane jest dane sprawozdanie.

Obowiązek przekazania informacji w ramach rocznego sprawozdania o zamówieniach publicznych nie dotyczy wszystkich wydatków ponoszonych przez zamawiającego, a jedynie udzielonych przez niego zamówień publicznych. Pojęcie zamówienia publicznego zostało przez ustawodawcę zdefiniowane w przepisie art. 2 pkt 13 ustawy Pzp z 2004 r. Rekompensaty wypłacane spółkom kapitałowym w związku z powierzeniem realizacji części zadań publicznych przekazywane są na podstawie odrębnych ustaw i w związku z tym nie mogą zostać uznane za zamówienia publiczne w rozumieniu ustawy Pzp z 2004 r. Tym samym, kwoty wypłacane z tytułu rekompensat nie będą podlegały uwzględnieniu w przekazywanym przez dany podmiot rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

Obowiązek przekazania informacji o danym zamówieniu publicznym w ramach rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach spoczywa na tym podmiocie, który jako zamawiający udzielił danego zamówienia, tj. zawarł z wykonawcą umowę w sprawie zamówienia publicznego. W przypadku zatem, gdy konkretne zadanie komunalne zostało powierzone przez Gminę spółce gminnej na innej zasadzie niż w drodze umowy cywilnoprawnej, wydatki dokonane w ramach powierzenia zadań nie stanowią zamówienia publicznego i nie podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

Zawarcie umowy użyczenia lokalu, w przypadku gdy biorącym w użyczenie jest zamawiający, podlega wyłączeniu w zakresie stosowania ustawy Pzp z 2004 r. w związku z art. 4 pkt 3 lit. i ustawy Pzp a 2004 r.. Jeżeli umowa użyczenia lokalu jest nieodpłatna, zamawiający nie wykazuje jej w treści rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Przy czym, należy zauważyć, iż ocena odpłatnego charakteru umowy powinna być dokonywana z uwzględnieniem zasad prawa cywilnego, odnoszących się do umów (arg. z art. 139 ust. 1 ustawy Pzp z 2004 r.). Zgodnie z poglądami doktryny prawa cywilnego przyjmuje się, iż przez umowę odpłatną należy rozumieć takie zobowiązanie, na mocy którego każda ze stron otrzymuje korzyść majątkową. Z powyższego wynika, iż odpłatność obejmuje każdy rodzaj korzyści, która przedstawia wartość pieniężną, z tym jednak zastrzeżeniem, iż korzyść wynikająca z umowy nie musi być uiszczana w postaci pieniężnej. Tym samym, uznać należy, iż z samego faktu określenia w umowie wynagrodzenia wykonawcy w wysokości 0 zł nie wynika, iż umowa ta ma charakter nieodpłatny.

Mając na uwadze, iż dla celów sprawozdawczych zamawiający uwzględniają, w części odnoszącej się do podania liczby i wartości zamówienia, informacje w zakresie m.in. zamówień udzielonych bez stosowania przepisów ustawy Pzp z 2004 r., w związku z zastosowaniem wyłączenia z art. 4 pkt 3 lit. i ustawy Pzp z 2004 r., przyjąć należy, iż zamówienie  o wartości nie przekraczającej kwoty, o której mowa w art. 4 ust. 8 ustawy Pzp z 2004 r. należałoby wykazać w treści wiersza 1 tabeli X wzoru rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Nie dotyczy to jednak umowy użyczenia, gdyż zasadniczo nie mając odpłatnego charakteru, nie stanowi w świetle definicji legalnej z art. 2 pkt 13 ustawy Pzp z 2004 r. zamówienia publicznego.

Wydatki ponoszone na pokrycie opłat za dostawy tzw. mediów (tj. za energię, gaz, wodę itp.) dostarczanych do lokalu na podstawie odrębnych, indywidualnych umów, jeżeli nie przekraczają one wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 tys. euro, są dokonywane z wyłączeniem procedur stosowania ustawy Pzp z 2004 r. na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp z 2004 r. W tym przypadku, zamawiający podaje informacje w zakresie takich zamówień w wierszu 1 tabeli X formularza rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.

Obowiązkowi sprawozdawczemu podlegają wyłącznie te wydatki, które są dokonywane przez zamawiającego na podstawie umów stanowiących zamówienie publiczne, tj. umów odpłatnych zawieranych między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane (art. 2 pkt 13 ustawy Pzp z 2004 r.).

Stwierdzenie obowiązku sprawozdawczego nie jest uzależnione od źródła finansowania wydatków (środki europejskie czy krajowe, bądź środki z funduszu socjalnego czy inwestycyjnego), lecz od tego, czy w danym przypadku mamy do czynienia z zamówieniem publicznym.

Wydatkowanie środków funduszu socjalnego w celu nabycia usługi zorganizowania wycieczki dla pracowników zamawiającego bądź organizacji imprezy integracyjnej co do zasady łączy się z udzieleniem zamówienia publicznego, a zatem zamówienie to podlega ujawnieniu w treści rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.

Charakteru zamówienia publicznego nie posiada natomiast przekazywanie środków przez zamawiającego w ramach wypłat świątecznych dla pracowników, pożyczek remontowych, przeznaczonych dla pracowników zamawiającego, gdyż zamawiający nie nabywa z tego tytułu żadnych świadczeń, w tym zwłaszcza o charakterze majątkowym.

Obowiązanym do przekazania informacji w zakresie zamówień podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu pozostaje wyłącznie zamawiający, który takiego zamówienia udzielił. Jeżeli zamówienie udzielone było przez spółkę gminną, nawet w przypadku dofinansowania udzielonego przez Gminę, w tym zakresie spółka ta, jeżeli odpowiada definicji zamawiającego, ma obowiązek przekazać samodzielnie informację o takim zamówieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

Zgodnie z definicją określoną w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp z 2004 r. przez zamówienia publiczne należy rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

Zgodnie z treścią art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 8 lipca 2010 r. o szczególnych zasadach przygotowania do realizacji inwestycji w zakresie budowli przeciwpowodziowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 933, z późn. zm.) z tytułu przeniesienia na rzecz Skarbu Państwa albo jednostki samorządu terytorialnego własności nieruchomości, o których mowa w art. 9 pkt 5 lit. a ww. ustawy, właścicielowi albo użytkownikowi wieczystemu tej nieruchomości przysługuje odszkodowanie, w wysokości uzgodnionej między inwestorem, a dotychczasowym właścicielem, użytkownikiem wieczystym lub osobą, której przysługuje ograniczone prawo rzeczowe do nieruchomości, od odpowiednio Skarbu Państwa albo jednostki samorządu terytorialnego. Uzgodnienia dokonuje się w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

Zasady przeprowadzania uzgodnień co do wysokości odszkodowania za nieruchomość nie odpowiadają określonym w ustawie Pzp z 2004 r. zasadom nabycia świadczeń przez zamawiającego za cenę oferowaną przez wykonawcę. Wysokość odszkodowań ustalana w drodze uzgodnień jest w szczególności uzależniona od szeregu uregulowań ustawowych i nie podlega dowolnemu (rynkowemu) kształtowaniu.

W związku z powyższym należy wskazać, że sam fakt uzgodnienia między inwestorem a dotychczasowym właścicielem wysokości odszkodowania za nieruchomość nie oznacza zawarcia umowy, o której mowa w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp z 2004 r. Tym samym nie ma obowiązku wykazywania w rocznym sprawozdaniu informacji o zawartych uzgodnieniach dotyczących wysokości odszkodowania za nieruchomość.

W świetle definicji zamówienia publicznego zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp z 2004 r., pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Inne czynności dokonane w postępowaniu o udzielenie zamówienia jak np. czynność wyboru oferty najkorzystniejszej, nie mają znaczenia dla ustalenia obowiązku sprawozdawczego za dany rok.

W związku z powyższym w przypadku zawarcia umowy na okres powyżej 12 miesięcy zamawiający jest zobowiązany do wykazania jej w sprawozdaniu za rok, w którym udzielono zamówienia, podając jej wartość za cały okres obowiązywania umowy.

W przypadku zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp z 2004 r., których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4  pkt 8 ustawy Pzp z 2004 r., tj.  30 tys. euro, w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach podaje się jedynie łączną wartość udzielonych przez danego zamawiającego zamówień, bez podatku od towarów i usług. W związku z tym należy stwierdzić, iż w celu przekazania w rocznym sprawozdaniu informacji o zamówieniach o wartości poniżej kwoty 30 tys. euro, zamawiający nie posługują się kodami CPV.

Zgodnie z przepisem art. 98 ust. 1 i 2 ustawy Pzp z 2004 r. podmiotem zobowiązanym do sporządzenia oraz przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach jest zamawiający. Pojęcie zamawiającego zostało przez ustawodawcę określone w przepisach art. 2 pkt 12 w zw. z art. 3 ustawy Pzp z 2004 r. Zgodnie z pierwszym z wymienionych przepisów przez zamawiającego należy na gruncie ustawy Pzp z 2004 r. rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, obowiązaną do stosowania tejże ustawy. Natomiast drugi z wymienionych przepisów zawiera katalog podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy Pzp z 2004 r.

Powyższe regulacje korespondują z definicją zamówienia publicznego, pod którym to pojęciem w myśl przepisu art. 2 pkt 13 ustawy Pzp z 2004 r. należy rozumieć umowę odpłatną  zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

W związku z powyższym, obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach nie będzie dotyczył podmiotów, które nie są zamawiającymi w rozumieniu przepisów ustawy Pzp z 2004 r., także w sytuacji dobrowolnego stosowania przez nich procedur określonych w tejże ustawie w celu zawierania odpłatnych umów cywilnoprawnych.

W sprawozdaniu za dany rok zamawiający zobowiązani są uwzględnić wszystkie zamówienia udzielone w danym roku kalendarzowym, w tym także zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp z 2004 r. na podstawie przepisów, o których mowa w tabeli X wzoru rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.

W świetle definicji zamówienia publicznego, zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp z 2004 r., pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W związku z tym, w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym za dany rok, w części dotyczącej udzielonych zamówień (tj. tabele II – X) należy zawrzeć informacje o zamówieniach, w odniesieniu do których umowa została zawarta w danym roku. Powyższa zasada dotyczy zarówno umów w sprawie zamówień publicznych zawartych na czas określony, jak i na czas nieokreślony.

W przypadku podmiotów o złożonej strukturze wewnętrznej, na którą składają się wyodrębnione jednostki organizacyjne, możemy mieć do czynienia zarówno z sytuacją, gdy dana jednostka, pomimo posiadania samodzielności finansowej, nie będzie zamawiającym w rozumieniu ustawy Pzp z 2004 r., jak i z sytuacją, w której jednostka ta będzie jednym z zamawiających wymienionych w art. 3 ust. 1 ustawy Pzp z 2004 r.

W pierwszym przypadku roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach będzie składane jedynie przez zamawiającego będącego jednostką macierzystą. Obowiązek sprawozdawczy, o którym mowa w art. 98 ust. 1 i 2 ustawy Pzp z 2004 r., nie będzie dotyczył jego jednostek organizacyjnych.

Natomiast w drugim przypadku, tj. w sytuacji, gdy jednostka organizacyjna danego zamawiającego sama posiada status zamawiającego w świetle przepisów ustawy Pzp z 2004 r., jednostka ta obowiązana jest do składania odrębnych rocznych sprawozdań o udzielonych przez nią zamówieniach. Z odmienną sytuacją będziemy mieć do czynienia wtedy, gdy taka jednostka będzie udzielać zamówienia nie we własnym imieniu, lecz jedynie jako pełnomocnik innego zamawiającego. Informację o takim zamówieniu będzie obowiązany przekazać w rocznym sprawozdaniu jedynie podmiot, w imieniu którego zamówienie zostało udzielone.

W sytuacji, w której w ramach wykonania umowy ubezpieczenia mienia, będącej umową w sprawie zamówienia publicznego, zostały wystawione polisy ubezpieczeniowe potwierdzające zawarcie konkretnych umów ubezpieczenia, które to polisy zostały podpisane przez osoby reprezentujące jednostki organizacyjne zamawiającego, informację o takim zamówieniu przekazuje jedynie zamawiający, który zawarł umowę ubezpieczenia stanowiącą podstawę do wystawienia konkretnych polis, o ile udzielił on zamówienia we własnym imieniu. Podpisanie polis ubezpieczeniowych stanowi bowiem w tym przypadku jedynie wykonanie zamówienia publicznego i nie ma znaczenia dla ustalenia zakresu obowiązku sprawozdawczego, o którym mowa w art. 98 ust. 1 i 2 ustawy Pzp z 2004 r. Natomiast w sytuacji, gdy ww. umowa ubezpieczenia stanowiąca zamówienie publiczne została podpisana w imieniu jednostek organizacyjnych podmiotu przeprowadzającego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, obowiązanymi do zawarcia informacji o tych zamówieniach w rocznym sprawozdaniu będą te jednostki.

Określając zakres obowiązku sprawozdawczego, o którym mowa w przepisie art. 98 ust. 1 i 2 ustawy Pzp z 2004 r., należy kierować się definicją zamówienia publicznego zawartą w przepisie art. 2 pkt 13 ustawy Pzp z 2004 r. Pod tym pojęciem należy zatem rozumieć umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

Definicji zamówienia publicznego określonej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp z 2004 r. nie odpowiadają opłaty i wpisy sądowe, opłaty administracyjne, mandaty, czy opłaty abonamentowe RTV, itp. Należności te nie są bowiem uiszczane na podstawie odpłatnej umowy cywilnoprawnej, zawartej pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. W związku z powyższym, tego rodzaju wydatki nie będą podlegały ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

Podejmując decyzje w przedmiocie udzielenia danego zamówienia publicznego, w pierwszej kolejności, należy rozważyć wystąpienie przesłanki wyłączenia stosowania ustawy Pzp z 2004 r. innej niż wartość zamówienia. Przesłanki te mają pierwszeństwo zastosowania, z uwagi na fakt, iż obowiązują one bez względu na wartość zamówienia, ustaloną przez zamawiającego. Dopiero w dalszej kolejności zamawiający może dokonać analizy pod kątem wyłączenia stosowania przepisów ustawy Pzp z 2004 r. do udzielenia danego zamówienia na podstawie przepisu art. 4 pkt 8 ustawy Pzp z 2004 r..

Natomiast, dla celów sprawozdawczych przyjęte zostały zasady opisane w opinii prawnej, zamieszczonej na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych, pt. „Zasady sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych”. A zatem, jeżeli zamawiający udzielił zamówienia bez stosowania przepisów ustawy Pzp z 2004 r. powołując się na jedną z przesłanek określonych w art. 4 pkt 1-1b, 3 lit. a, e i ea oraz g-ja, pkt 5, 5b-6, 10-13, art. 4b ust. 1 i 1a, art. 4d ust. 1 pkt 1-6, 8 i 9, art. 136 ust. 1-3, art. 137 oraz art. 138 ust. 1-3 ustawy Pzp z 2004 r., zaś wartość tak udzielonego zamówienia nie przekraczała równowartości kwoty z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp z 2004 r., zamawiający nie uwzględnia przedmiotowego zamówienia w tabeli X w części dotyczącej wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na inne przesłanki niż wartość zamówienia. W powyższej sytuacji, zamówienie to powinno zostać uwzględnione w tabeli X w części odnoszącej się do wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na wartość zamówienia w oparciu o art. 4 pkt 8 ustawy Pzp z 2004 r. (wiersz 1).

W przypadku, gdy przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w wyniku którego zamówienie było udzielane w częściach, w imieniu i na rzecz kilku zamawiających, zostało powierzone jednemu z zamawiających działających w imieniu i na rzecz pozostałych zamawiających, a w następstwie tego postępowania każdy z tych zamawiających zawarł odrębną umowę w przedmiocie swojej części zamówienia, obowiązek ujęcia w rocznym sprawozdaniu informacji o takim zamówieniu spoczywa indywidualnie na każdym zamawiającym, w imieniu którego takie postępowanie zostało przeprowadzone. Wybór odpowiedniej tabeli rocznego sprawozdania, w której zamawiający powinien zamieścić informacje o zawartej przez siebie umowie, zależeć będzie w tej sytuacji od wartości zamówienia określanej na potrzeby przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (szacunkowa wartość zamówienia), w wyniku którego zostały zawarte umowy na części zamówienia. W sytuacji zatem, gdy wartość zawartej przez zamawiającego umowy nie przekraczała kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp z 2004 r., lecz wartość szacunkowa całego zamówienia (wszystkich jego części) ustalona dla celów przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego kwotę tę przekraczała, zamawiający obowiązany jest uwzględnić przedmiotowe zamówienie w tabeli V rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Natomiast, w informacji o wartości umowy zamawiający podaje wartość wynagrodzenia wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, określoną w zawartej przez niego umowie, nawet jeśli wartość ta nie przekroczyła progu kwotowego określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp z 2004 r.

Opisana powyżej zasada będzie dotyczyła także przypadku udzielania zamówienia publicznego w częściach, w wyniku przeprowadzenia kilku odrębnych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. O wyborze odpowiedniej tabeli, w której należy zamieścić informacje o zawartych w wyniku tych postępowań umowach, decydować będzie zatem określona przez zamawiającego szacunkowa wartość zamówienia określona dla celów przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, uwzględniająca wartości wszystkich jego części. W związku z tym, jeżeli wartość zamówienia dla wszystkich części przekroczyła próg określony w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp z 2004 r., umowy te należy wskazać w tabeli V, nawet jeżeli wartość umów zawartych w ramach poszczególnych części zamówienia, w odrębnych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, tego progu nie przekroczyła. W takim przypadku wypełniając tabelę V, informację o każdej z zawartych umów w ramach jednego zamówienia należy podać w odrębnym wierszu.

Natomiast w sytuacji, w której zamawiający w ramach jednego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dopuścił składanie ofert częściowych i zawarł więcej niż jedną umowę, na potrzeby określenia wartości umów, podawanej dla takiego postępowania w rocznym sprawozdaniu, przyjąć należy zsumowaną wartość netto (bez podatku od towarów i usług) wszystkich zawartych umów częściowych. W odniesieniu do wyboru odpowiedniej tabeli, w której należy zamieścić informacje o tego typu zamówieniu, obowiązywać będzie ogólna zasada, zgodnie z którą decydujące znaczenie ma w tym zakresie wartość zamówienia określana przez zamawiającego na potrzeby przeprowadzenia postępowania. W przypadku tabeli V zbiorczą informację o postępowaniu i wartości wszystkich umów zawartych w wyniku przeprowadzenia postępowania, w którym zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych, należy zamieścić w jednym wierszu tej tabeli.

Obowiązkowi sprawozdawczemu podlegają wyłącznie te wydatki, które są dokonywane przez zamawiającego na podstawie umów stanowiących zamówienie publiczne (art. 2 pkt 13 ustawy Pzp z 2004 r.), tj. umów odpłatnych zawieranych między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej w trakcie delegacji służbowej często mamy do czynienia z sytuacją, w której umowa o świadczenie tej usługi zawierana jest pomiędzy pracodawcą a podmiotem świadczącym usługi hotelarskie. Należy przy tym wskazać, iż umowa taka może być zawarta albo bezpośrednio przez pracodawcę albo przez pracownika działającego nie we własnym imieniu, lecz w imieniu pracodawcy, także na podstawie pełnomocnictwa udzielonego w sposób dorozumiany. W przypadku, gdy pracodawca jest jednocześnie zamawiającym w świetle przepisów ustawy Pzp z 2004 r., zawarcie ww. umowy o świadczenie usług hotelarskich będzie stanowiło udzielenie zamówienia publicznego.

Należy zauważyć, iż zgodnie z przepisem § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167, z późn. zm.) za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W sytuacji zatem, gdy wysokość należności za usługę hotelarską przekroczy dwudziestokrotność stawki diety, pracownik będzie partycypował w kosztach świadczonej na jego rzecz usługi hotelarskiej. Okoliczność ta nie ma jednak znaczenia dla kwalifikacji ww. umowy jako zamówienia, a tym samym dla objęcia jej obowiązkiem sprawozdawczym, o którym mowa w przepisie art. 98 ust. 1 i 2 ustawy Pzp z 2004 r. Informację o ww. zamówieniu zamawiający będzie obowiązany wykazać w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach. W przypadku, gdy wartość zamówienia nie będzie przekraczać równowartości kwoty 30 000 euro, będzie ono podlegało ujawnieniu w tabeli X rocznego sprawozdania w części dotyczącej wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na wartość udzielonego zamówienia.

Trzeba przy tym wskazać, iż dla dokonanej kwalifikacji ww. umowy jako umowy w sprawie zamówienia publicznego, nie ma znaczenia, czy środki finansowe stanowiące należność za świadczoną usługę hotelarską zostały uiszczone przez pracodawcę czy pracownika. Okoliczność dokonania zapłaty przez pracownika nie pozbawia bowiem danej umowy charakteru zamówienia publicznego.

Jednocześnie należy zauważyć, iż w praktyce może dojść do sytuacji, w której umowa o świadczenie na rzecz pracownika usług hotelarskich zostanie zawarta pomiędzy podmiotem świadczącym tego rodzaju usługi a pracownikiem działającym we własnym imieniu. Taka sytuacja może mieć miejsce np. na gruncie przepisu § 8 ust. 3 ww. rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z tym uregulowaniem pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. W takim przypadku, pracownikowi wprawdzie przysługuje uprawnienie do otrzymania ryczałtu w ww. wysokości, jednakże jeśli zawarł on we własnym imieniu umowę o świadczenie usług hotelarskich, umowa taka nie będzie stanowić zamówienia publicznego, a tym samym informacja o niej nie będzie podlegać uwzględnieniu w sporządzanym przez pracodawcę (zamawiającego) rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach. Uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu nie będzie także podlegać kwota wypłaconego pracownikowi ryczałtu, gdyż nie stanowi ona wynagrodzenia wypłacanego wykonawcy z tytułu wykonanego zamówienia publicznego.

Ciążący na zamawiających obowiązek sprawozdawczy odnoszący się do umów zawieranych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp z 2004 r. dotyczy wyłącznie przypadków określonych w przepisach rozporządzenia. Treść rozporządzenia nie obejmuje przypadków udzielania zamówień z pominięciem stosowania ustawy Pzp z 2004 r. na podstawie przepisu art. 26 ust. 5 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. z 2020 r., poz. 295 z późn. zm.), jak i zawierania umów z zastosowaniem  przepisu art. 138 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych Dz. U. z 2020 r. poz. 1398, z późn. zm.). W konsekwencji powyższego, zamawiający nie mają obowiązku uwzględniania w treści przedmiotowego sprawozdania informacji o zamówieniach na udzielanie świadczeń zdrowotnych, o których mowa w ww. ustawie o działalności leczniczej, ani o umowach o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej, o których mowa w ww. ustawie o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Przepisy rozporządzenia nie przewidują przesłania do Urzędu Zamówień Publicznych wydruku sprawozdania pocztą czy faksem, a jedynie przekazanie formularza sprawozdania drogą elektroniczną przez stronę portalu UZP. Obowiązujący wzór rocznego sprawozdania określony rozporządzeniem nie przewiduje złożenia pod nim podpisu kierownika zamawiającego.

W przypadku udzielenia zamówienia publicznego osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia obowiązuje ogólna zasada podawania w rocznym sprawozdaniu wartości wynagrodzenia wykonawcy ustalonego w zawartej umowie w sprawie zamówienia publicznego bez podatku od towarów i usług (jeżeli w danym przypadku występuje).

Wskazany powyżej sposób podawania w rocznym sprawozdaniu informacji w zakresie wartości zamówienia udzielonego osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia koresponduje z zasadami obowiązującymi odnośnie ustalania szacunkowej wartości takiego zamówienia. Zgodnie z tymi zasadami, ustalając wartość zamówienia, które ma zostać udzielone osobie fizycznej na postawie umowy zlecenia, zamawiający uwzględnia obok wyceny samego świadczenia także kwoty składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, które są finansowane przez ubezpieczonych, tj. potrącane są z należnego im wynagrodzenia. Szacując wartość takiego zamówienia zamawiający nie uwzględnia natomiast dodatkowych kosztów, jakie będzie ponosił w związku z zawarciem umowy zlecenia z osobą fizyczną (tzw. kosztów pochodnych od wynagrodzenia), tj. finansowanych przez niego kwot składek (lub ich części) na ubezpieczenia społeczne, na Fundusz Pracy oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, gdyż nie rzutują one na wycenę wynagrodzenia wykonawcy.

Ciążący na zamawiających obowiązek sprawozdawczy odnoszący się do umów zawieranych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp z 2004 r. dotyczy wyłącznie przypadków określonych w przepisach rozporządzenia. Treść rozporządzenia nie obejmuje przypadków udzielania zamówień z wyłączeniem stosowania ustawy Pzp na podstawie przepisu art. 138a ustawy Pzp z 2004 r. W związku z tym zamawiający nie mają obowiązku uwzględniania w treści rocznego sprawozdania informacji o zamówieniach sektorowych na dostawy energii elektrycznej lub ciepła oraz paliw do wytwarzania energii na podstawie przepisu art. 138a ustawy Pzp z 2004 r.

Zgodnie z przepisem art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 869, z późn. zm.), z zastrzeżeniem odrębnych ustaw, gminne, powiatowe lub wojewódzkie jednostki budżetowe tworzą, łączą i likwidują organy stanowiące jednostek samorządu terytorialnego. Zgodnie z art. 12 ust. 4 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, z zastrzeżeniem ust. 7, należności i zobowiązania likwidowanej gminnej, powiatowej lub wojewódzkiej jednostki budżetowej przejmuje urząd odpowiedniej jednostki samorządu terytorialnego. W przypadku gminnej jednostki budżetowej będzie to zatem urząd gminy.

Z powyższego wynika, iż w przypadku likwidacji gminnej jednostki budżetowej urząd ten przejmuje wszystkie zobowiązania likwidowanej jednostki, a zatem także te wynikające z udzielonych przez tę jednostkę zamówień publicznych. Z dniem likwidacji na urzędzie gminy będą ciążyć obowiązki zamawiającego wynikające z zawartych przez zlikwidowaną jednostkę budżetową umów w sprawie zamówienia.

W związku z tym, na urzędzie gminy będzie także spoczywał obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o zamówieniach udzielonych przez zlikwidowaną jednostkę budżetową. Informacje o tych zamówieniach urząd gminy powinien przekazać łącznie z informacjami w zakresie udzielonych przez niego zamówień, tj. zbiorczo w jednym rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

Obowiązek sprawozdawczy w zakresie zamówień udzielonych z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Pzp z 2004 r. na podstawie przepisu art. 4 ust. 8 ustawy Pzp z 2004 r. obejmuje wszystkie zamówienia udzielone w danym roku kalendarzowym, bez względu na formę zawarcia danej umowy. Dla kwalifikacji danego zamówienia jako podlegającego uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu za dany rok kalendarzowy podstawowe znaczenie ma okoliczność, czy w tym roku doszło do jego udzielenia, tj. do zawarcia umowy.

Określając chwilę zawarcia umowy w formie ustnej należy mieć w szczególności na uwadze przepisy art. 70 § 1 i art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z przepisem art. 70 § 1 Kodeksu cywilnego w razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w chwili otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane – w chwili przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy. Zgodnie z przepisem art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.

Warto także wspomnieć, iż zgodnie z przepisem art. 71 Kodeksu cywilnego ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje, skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób, poczytuje się w razie wątpliwości nie za ofertę, lecz za zaproszenie do zawarcia umowy. Natomiast w myśl przepisu art. 543 Kodeksu cywilnego wystawienie rzeczy w miejscu sprzedaży na widok publiczny z oznaczeniem ceny uważa się za ofertę sprzedaży.

W związku z powyższym, w celu kwalifikacji danej umowy jako podlegającej uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu, w przypadku wątpliwości dotyczących daty jej zawarcia, należy kierować się chwilą otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu albo chwilą przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy. Ani chwila wystawienia faktury VAT, ani chwila dokonania zapłaty za świadczenie, nie przesądza o czasie zawarcia danej umowy. Jednakże w praktyce chwila wystawienia faktury VAT czy paragonu, bądź rachunku, może pokrywać się z chwilą zawarcia danej umowy i tym samym mieć znaczenie dla określenia zakresu obowiązku sprawozdawczego za dany rok kalendarzowy. Bez znaczenia dla zakresu informacji przekazywanych w rocznym sprawozdaniu pozostaje chwila zapłaty wynagrodzenia za wykonanie danej umowy.

Stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp z 2004 r., ustawę stosuje się do udzielania zamówień publicznych przez jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Stosownie do art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych  (Dz. U. z 2020 r. poz. 17 z późn. zm.)  , przedszkola, szkoły i placówki zakładane i prowadzone przez ministrów i jednostki samorządu terytorialnego są jednostkami budżetowymi.

Jednocześnie, zgodnie z art. 9 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych  jednostki budżetowe wchodzą w skład sektora finansów publicznych. Tym samym, publiczna szkoła podstawowa jest zamawiającym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy Pzp z 2004 r. i co do zasady stosuje ustawę do udzielania odpłatnych zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane.

Przez zamówienia publiczne, należy rozumieć zgodnie z art. 2 pkt 13 ustawy Pzp z 2004 r., umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

Powyższe oznacza, że umowy zlecenia zawarte z nauczycielami przez szkołę podstawową podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

Zamówienie udzielone na podstawie procedury określonej w ustawie Pzp z 2004 r., przy jednoczesnym braku obowiązku stosowania przez zamawiającego przepisów tejże ustawy, z uwagi na fakt, iż szacowana wartość zamówienia nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, należy wykazać w tabeli X wierszu 1 wzoru rocznego sprawozdania. Tym samym nie ma znaczenia dla obowiązku sprawozdawczego okoliczność, iż zamawiający przeprowadził postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy Pzp, w sytuacji, gdy wartość zamówienia nie przekraczała progu stosowania tejże ustawy.

Określając zakres obowiązku sprawozdawczego, o którym mowa w przepisie art. 98 ust. 1 i 2 ustawy Pzp z 2004 r., należy kierować się definicją zamówienia publicznego zawartą w przepisie art. 2 pkt 13 ustawy Pzp z 2004 r.. Pod tym pojęciem należy zatem rozumieć umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

Zarówno tzw. opłata parkingowa, jak i opłata za przejazd autostradą, uiszczane w związku z korzystaniem z miejsca parkingowego czy też przejazdem płatną autostradą, może mieć dwojaki charakter.

W zakresie tzw. opłat parkingowych należy w szczególności wyróżnić opłaty ponoszone z tytułu parkowania pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania na podstawie art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (t. j. Dz. U. z 2020, poz. 1470 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem korzystający z dróg publicznych obowiązani są do ponoszenia opłat za postój pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania i w śródmiejskiej strefie płatnego parkowania. Opłaty te kwalifikuje się jako opłaty publiczne (rodzaj danin publicznych), co zostało potwierdzone przez Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 10 grudnia 2002 r. (sygn. akt P 6/02) . Ww. opłaty, jako dochody publiczne, przymusowe, mogą być pobrane w drodze egzekucji administracyjnej. Obowiązek ich ponoszenia wynika wprost z przepisu prawa.

W związku z powyższym, w przypadku uiszczenia przez zamawiającego opłat za parkowanie pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania nie dochodzi do zawarcia umowy cywilnoprawnej pomiędzy zamawiającym i wykonawcą, a w konsekwencji nie jest to udzielenie zamówienia publicznego. Wydatki poniesione z ww. tytułu nie podlegają zatem obowiązkowi sprawozdawczemu, o którym mowa w przepisie art. 98 ust. 1 i 2 ustawy Pzp z 2004 r.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której zamawiający zawiera umowę, której przedmiotem jest korzystanie z płatnego parkingu prowadzonego przez podmiot nienależący do sektora publicznego. W takim przypadku mamy bowiem do czynienia z udzieleniem zamówienia publicznego. Informacje odnośnie takiej umowy zamawiający obowiązany jest uwzględnić w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

Opłata za przejazd autostradą nie została wymieniona w katalogu opłat administracyjnych, wskazanych w art. 13 ust. 1 ustawy o drogach publicznych, jednakże z uwagi na fakt, iż stanowi świadczenie należne za przejazd autostradą, a zatem drogą publiczną, ma ona zbliżony charakter do opłaty za parkowanie pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania. O tym, czy opłata za przejazd autostradą ma charakter publicznoprawny czy cywilnoprawny, decyduje sposób ustalenia opłaty za przejazd autostradą, co łączy się bezpośrednio z podmiotem zarządzającym danym odcinkiem autostrady.

Katalog podmiotów uprawnionych do pobierania opłat za przejazd autostradą został wskazany w przepisie art. 37a ust. 1a ustawy z dnia 27 października 1994 r. o autostradach płatnych oraz o Krajowym Funduszu Drogowym (Dz. U. z 2020 r., poz. 2268, z późn. zm.). W przypadku, gdy podmiotem tym jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej (do dnia 1 stycznia 2020 r. – Główny Inspektor Ruchu Drogowego), opłata za przejazd autostradą będzie stanowić opłatę publiczną, gdyż Szef Krajowej Administracji Skarbowej jest organem państwowym, a wysokość opłaty ustalona jest przepisami prawa powszechnie obowiązującego. Wydatek poniesiony przez zamawiającego tytułem uiszczenia ww. opłaty nie będzie zatem podlegać uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach. W tym przypadku nie dochodzi bowiem do udzielenia zamówienia publicznego.

Podmiotem pobierającym opłaty za przejazd autostradą może być również drogowa spółka specjalnego przeznaczenia na warunkach określonych w umowie, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 2007 r. o drogowych spółkach specjalnego przeznaczenia (Dz.U. z 2019 r. poz. 1348 z późn. zm.) lub wykonawca, o którym mowa w art. 9 ust. 3 tej ustawy a także spółka, z którą Generalny Dyrektor Dróg Krajowych i Autostrad albo drogowa spółka specjalnego przeznaczenia zawarli umowę o budowę i eksploatację albo wyłącznie eksploatację autostrady, na warunkach określonych w tej umowie. Zgodnie z przepisem art. 37b ust. 1 ustawy o autostradach płatnych oraz o Krajowym Funduszu Drogowym opłaty za przejazd autostradą pobrane przez spółkę co do zasady stanowią jej przychód. W tym przypadku opłaty za przejazd autostradą stanowią świadczenie uiszczane na podstawie umowy odpłatnej zawieranej z użytkownikiem autostrady na zasadach określonych regulaminem korzystania z autostrady, zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego. W przypadku zatem uiszczania przez zamawiającego opłaty za przejazd autostradą na rzecz ww. spółki, dochodzi do udzielenia zamówienia publicznego w rozumieniu przepisu art. 2 pkt 13 ustawy Pzp z 2004 r., a zatem wartość wydatków poniesionych z tego tytułu będzie podlegała uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu.

Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp z 2004 r. przez zamówienia publiczne należy rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

Zgodnie z treścią art. 11a ust. 1 w zw. z art. 11f ust. 1 pkt 6 w zw. z art. 12 ust. 4 – 4f ustawy z dnia 10 kwietnia 2003 r. o szczególnych zasadach przygotowania i realizacji inwestycji w zakresie dróg publicznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1363, z późn. zm.), Skarb Państwa oraz jednostki samorządu terytorialnego, na podstawie decyzji o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej, wydanej przez wojewodę w odniesieniu do dróg krajowych i wojewódzkich albo starostę w odniesieniu do dróg powiatowych i gminnych, na wniosek właściwego zarządcy drogi, są uprawnione do nabywania nieruchomości na cele związane z budową i przebudową dróg. Z tytułu przeniesienia na rzecz Skarbu Państwa lub właściwej jednostki samorządu terytorialnego własności nieruchomości, o których mowa w art. 11f ust 1 pkt 6 ww. ustawy, właścicielowi albo użytkownikowi wieczystemu tej nieruchomości przysługuje odszkodowanie, w wysokości określonej w decyzji wydawanej przez organ, który wydał decyzję o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej.

Należy zauważyć, że w świetle powyżej przytoczonej definicji zamówienia publicznego, nie sposób rozumieć pod tym pojęciem nabycia przez Skarb Państwa albo jednostkę samorządu terytorialnego, względnie jej jednostkę budżetową, własności nieruchomości na podstawie decyzji o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej. Tym samym kwoty wydatkowane z tytułu nabytych w tym trybie nieruchomości, nie podlegają obowiązkowi ujawnienia w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych.

Natomiast, w sytuacji kiedy nabycie nieruchomości będzie się odbywać w trybie zawieranych z ich właścicielami umów cywilnoprawnych, będą one podlegać obowiązkowi ujawnienia w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych, ze względu na okoliczność, iż w sprawozdaniu zamawiający zobowiązani są uwzględnić wszystkie zamówienia, w tym także zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy wskazanymi w rozporządzeniu.

W sprawozdaniu za dany rok zamawiający zobowiązani są uwzględnić wszystkie zamówienia udzielone w danym roku kalendarzowym, w tym także zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp z 2004 r. na podstawie art. 4 pkt 1-1b, 3 lit. a, e i ea oraz g-ja, pkt 5, 5b-6, 10-13, art. 4b ust. 1 i 1a, art. 4d ust. 1 pkt 1-6, 8 i 9, art. 136 ust. 1-3, art. 137 oraz art. 138 ust. 1-3 ustawy Pzp z 2004 r.

W świetle definicji zamówienia publicznego, zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp z 2004 r., pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

W związku z tym, w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym za dany rok, w części dotyczącej udzielonych zamówień (tj. tabele II – X) należy zawrzeć informacje o zamówieniach, w odniesieniu do których umowa została podpisana w danym roku. Powyższa zasada dotyczy zarówno umów w sprawie zamówień publicznych zawartych na czas określony, jak i na czas nieokreślony.

Jeżeli aneksy do umów najmu dotyczą nowego okresu obowiązywania najmu po zakończeniu obowiązywania dotychczasowej umowy, rozszerzają zakres powierzchni najmu lub w inny sposób istotnie modyfikują warunki dotychczasowych umów należy uznać, że z chwilą podpisania aneksów dochodzi do zawarcia nowych umów, które podlegają, ze względu na przedmiot, ujawnieniu w tabeli X pkt 13 wzoru rocznego sprawozdania.

W świetle definicji zamówienia publicznego, zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp z 2004 r., pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. Tym samym obowiązek przekazania informacji o danym zamówieniu publicznym w ramach rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach spoczywa na tym podmiocie, który jako zamawiający udzielił danego zamówienia, tj. zawarł w swoim imieniu z wykonawcą umowę w sprawie zamówienia publicznego.

Stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp z 2004 r., ustawę stosuje się do udzielania zamówień publicznych przez jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych. Stosownie do art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych , przedszkola, szkoły i placówki zakładane i prowadzone przez ministrów i jednostki samorządu terytorialnego są jednostkami budżetowymi.

Jednocześnie, zgodnie z art. 9 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych  jednostki budżetowe wchodzą w skład sektora finansów publicznych. Tym samym, publiczna szkoła podstawowa jest zamawiającym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy Pzp z 2004 r. i co do zasady stosuje ustawę do udzielania odpłatnych zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane.

Statusu szkoły jako zamawiającego nie zmienia okoliczność, że upoważnienie do zaciągania zobowiązań na gruncie stosunków cywilnoprawnych pochodzi od podmiotu prawa, w ramach którego osobowości prawnej ta jednostka organizacyjna działa. Jeżeli zatem postępowanie było przeprowadzone siłami urzędu miasta natomiast umowę zawarła szkoła – obowiązek sprawozdawczy spoczywa na szkole jako zamawiającym, nie zaś na gminie (urzędzie miasta), która w tym przypadku działała jako pełnomocnik szkoły.

Informację dotyczącą zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi, udzielanych na podstawie art. 138g oraz art. 138o ustawy Pzp z 2004 r., zamawiający sporządza w tabeli VII sprawozdania.

Informację sporządza się odrębnie dla zamówień o charakterze klasycznym oraz sektorowym.

Wykaz postępowań na usługi społeczne i inne szczególne usługi obejmuje wyłącznie postępowania, w stosunku do których realizuje się obowiązek stosowania przepisów ustawy Pzp z 2004 r., tj. takich, których wartość stanowi co najmniej równowartość kwoty 30 000 euro. Informacja o zamówieniach na usługi społeczne i inne szczególne usługi, których wartość jest mniejsza niż próg stosowania ustawy Pzp z 2004 r., powinna zostać uwzględniona w treści tabeli X, dotyczącej zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp z 2004 r.

Centralizacja VAT pozostaje bez związku z obowiązkiem sprawozdawczym wynikającym z ustawy Prawo zamówień publicznych. Ustawa z dnia 5 września 2016 r.  o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 280) nie wprowadza odrębnej, od wskazanej w treści art. 2 pkt 12 ustawy Pzp z 2004 r., definicji zamawiającego ani nie modyfikuje zasad sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych, o którym mowa w art. 98 ust. 1 i 2 ustawy Pzp z 2004 r. Jednostki będące zamawiającymi na gruncie ustawy Pzp z 2004 r. pozostają nimi także po wejściu w życie ustawy o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego.

Obowiązek sprawozdawczy dotyczy zamawiających. Z powyższego wynika, że sprawozdania nie może złożyć samodzielnie podmiot np. gimnazjum, który uległ likwidacji (przekształceniu) i tym samym przestał być zamawiającym. Obowiązek ten spoczywa zatem na podmiocie, który stał się następcą prawnym zlikwidowanego zamawiającego. W przypadku przejęcia praw i obowiązków np. likwidowanego gimnazjum przez szkołę podstawową obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o zamówieniach udzielonych przez gimnazjum spoczywał na szkole podstawowej, do której to gimnazjum zostało włączone. Informacje dotyczące tych zamówień szkoła podstawowa powinna była przekazać łącznie z informacjami w zakresie zamówień udzielonych przez nią samą tj. zbiorczo w jednym rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

Zamawiający udzielający zamówień tego rodzaju są zobligowani do ich uwzględnienia w rocznym sprawozdaniu. Informacje dotyczące zamówień udzielonych na podstawie przepisów ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej zamawiający winni zamieścić w tabeli VII formularza przedmiotowego sprawozdania pn. „Zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi, o wartości mniejszej, równej lub przekraczającej kwoty określone w art. 138g ust. 1 ustawy oraz w art. 138o ustawy”. W załączniku XIV dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE wskazano bowiem, że usługi prawne inne niż podlegające wyłączeniu stosowania dyrektywy objęte są zakresem regulacji obejmującej usługi społeczne i inne szczególne usługi.

Z faktu, że zamawiający udziela zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi, nie wynika automatycznie, że zamawiający uwzględnia w tym zamówieniu aspekty społeczne, o jakich mowa w tabeli VIII. Oznacza to, że dla takich zamówień, co do których zamawiający nie uwzględnili aspektów społecznych związanych z opisem przedmiotu zamówienia czy kryteriami oceny ofert (tak jak w tabeli VIII) nie ma konieczności wypełniania tabeli VIII. Z drugiej strony, jeśli zamówienie na usługi społeczne i inne szczególne usługi zawiera aspekty społeczne dotyczące opisu przedmiotu zamówienia czy kryteriów oceny ofert – zamawiający zobowiązany jest wykazać takie zamówienie w obu tabelach: VII i VIII.

Od zamawiających wymagane jest podanie w tabeli II wzoru rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach, informacji o liczbie postępowań zakończonych zawarciem umowy ramowej oraz wartości zawartych umów bez podatku od towarów i usług w podziale na tryby zawarcia umowy ramowej. W przypadku zawarcia przez zamawiającego umowy ramowej, ujawnieniu w sprawozdaniu podlega jedynie informacja dotycząca tej umowy ramowej. Natomiast wartość umów wykonawczych zawartych przez zamawiającego w celu realizacji umowy ramowej nie podlega ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, gdyż mogłoby to prowadzić do dwukrotnego uwzględnienia w sprawozdaniu zamówienia udzielonego przez tego samego zamawiającego. Tym samym, zamawiający nie wypełnia tabeli X w odniesieniu do zamówień publicznych objętych zakresem umowy ramowej.