Pytania i odpowiedzi dotyczące zasad sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach

Czy w sprawozdaniu za 2016 r. należy uwzględnić postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wszczęte i przeprowadzone w 2016 r., w przypadku gdy umowa została zawarta w 2017 r.?

W świetle definicji zamówienia publicznego, zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, tj. w przypadku gdy umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w roku 2016 r., będzie ona podlegać uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym za 2016 r. Inne czynności dokonane w postępowaniu o udzielenie zamówienia niż zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego, jak np. czynność wyboru oferty najkorzystniejszej, nie mają znaczenia dla ustalenia obowiązku sprawozdawczego za dany rok.

Czy w tabeli X rocznego sprawozdania należy uwzględnić zamówienia, które wprawdzie były wykonywane w 2016 r., lecz umowa została zawarta w okresie wcześniejszym (np. w 2015 r.)?

Obowiązkowi sprawozdawczemu w zakresie udzielonych zamówień podlegać będą tylko te umowy, które zostały zawarte w roku kalendarzowym, za który składane jest dane sprawozdanie. Tym samym, uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach za 2016 r. nie będą podlegać umowy, które wprawdzie były wykonywane w trakcie tego roku kalendarzowego, jednakże ich zawarcie miało miejsce w okresie wcześniejszym (np. w 2015 r.).

Czy w rocznym sprawozdaniu należy zamieszczać informacje w zakresie wydatków dokonywanych przez ZUS z tytułu realizacji zadań, o których mowa w art. 68 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych?

Ciążący na zamawiających obowiązek sprawozdawczy odnoszący się do zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp dotyczy wyłącznie zamówień udzielonych na podstawie wyłączeń wymienionych w rozporządzeniu.

Zamawiający nie mają zatem obowiązku uwzględniania w treści przedmiotowego sprawozdania informacji o wydatkach poniesionych z tytułu realizacji zadań, o których mowa w art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2016 r., poz.  963, z późn. zm.).

Czy opłaty sądowe i administracyjne podlegają uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu?

Definicji zamówienia publicznego określonej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp nie odpowiadają np. opłaty sądowe i administracyjne. Kwoty te nie są bowiem wydatkowane na podstawie odpłatnej umowy cywilnoprawnej, zawartej pomiędzy zamawiającym i wykonawcą. W związku z powyższym, tego rodzaju wydatki nie będą podlegały ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

Czy umowy zlecenia zawierane z opiekunami przez gminne ośrodki pomocy społecznej podlegają uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu? W jaki sposób należy ustalić ich wartość, w sytuacji gdy w umowie została określona jedynie stawka godzinowa?

W świetle przepisów ustawy Pzp, obowiązkowi sprawozdawczemu podlegają wyłącznie umowy mające charakter zamówienia publicznego (art. 2 pkt 13 w zw. z art. 98 ust. 1 ustawy Pzp). Co do zasady taki charakter będą miały umowy zlecenia zawierane z opiekunami przez gminne ośrodki pomocy społecznej.

W sytuacji, gdy w umowie nie została wskazana wysokość wynagrodzenia wykonawcy, a jedynie określone zostały ceny jednostkowe, za wartość zamówienia należy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług (np. roboczogodziny) oraz cen jednostkowych określonych w umowie (np. stawek godzinowych). Ustalenie wartości zamówienia we wskazany powyżej sposób należy dokonać odrębnie dla każdej umowy. Jeżeli wartość poszczególnych umów nie przekroczy równowartości 30 tys. euro, informację o ich udzieleniu należy zawrzeć w pkt I tabeli X formularza rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. W pkt tym należy podać łączną wartość wszystkich umów, których wartość nie przekracza 30 tys. euro, udzielonych w roku kalendarzowym, za który składane jest dane sprawozdanie.

Czy uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu podlegają rekompensaty wypłacane spółkom kapitałowym w związku z powierzeniem realizacji części zadań publicznych?

Obowiązek przekazania informacji w ramach rocznego sprawozdania o zamówieniach publicznych nie dotyczy wszystkich wydatków ponoszonych przez zamawiającego, a jedynie udzielonych przez niego zamówień publicznych. Pojęcie zamówienia publicznego zostało przez ustawodawcę zdefiniowane w przepisie art. 2 pkt 13 ustawy Pzp. Rekompensaty wypłacane spółkom kapitałowym w związku z powierzeniem realizacji części zadań publicznych przekazywane są na podstawie odrębnych ustaw i w związku z tym nie mogą zostać uznane za zamówienia publiczne w rozumieniu ustawy Pzp. Tym samym, kwoty te nie będą podlegały uwzględnieniu w przekazywanym przez dany podmiot rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

Czy w sytuacji, gdy część zadań komunalnych została powierzona przez Gminę spółce gminnej (np. zimowe utrzymanie dróg), wydatki ponoszone na realizację tych zadań podlegają uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach?

Obowiązek przekazania informacji o danym zamówieniu publicznym w ramach rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach spoczywa na tym podmiocie, który jako zamawiający udzielił danego zamówienia, tj. zawarł z wykonawcą umowę w sprawie zamówienia publicznego. W przypadku zatem, gdy konkretne zadanie komunalne zostało powierzone przez Gminę spółce gminnej na innej zasadzie niż w drodze umowy cywilnoprawnej, wydatki dokonane w ramach powierzenia zadań nie stanowią zamówienia publicznego i nie podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

W jaki sposób w rocznym sprawozdaniu należy wykazać umowę użyczenia zamawiającemu nieruchomości lokalowej oraz odrębne umowy o dostarczanie do niej mediów o wartości nie przekraczającej kwoty, o której mowa w art. 4 ust. 8 ustawy Pzp?

Zawarcie umowy użyczenia lokalu, w przypadku gdy biorącym w użyczenie jest zamawiający, podlega wyłączeniu w zakresie stosowania ustawy Pzp w związku z art. 4 pkt 3 lit. i tejże ustawy. Jeżeli umowa użyczenia lokalu jest nieodpłatna, zamawiający nie wykazuje jej w treści rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Przy czym, należy zauważyć, iż ocena odpłatnego charakteru umowy powinna być dokonywana z uwzględnieniem zasad prawa cywilnego, odnoszących się do umów (arg. z art. 139 ust. 1 ustawy Pzp). Zgodnie z poglądami doktryny prawa cywilnego przyjmuje się, iż przez umowę odpłatną należy rozumieć takie zobowiązanie, na mocy którego każda ze stron otrzymuje korzyść majątkową. Z powyższego wynika, iż odpłatność obejmuje każdy rodzaj korzyści, która przedstawia wartość pieniężną, z tym jednak zastrzeżeniem, iż korzyść wynikająca z umowy nie musi być uiszczana w postaci pieniężnej. Tym samym, uznać należy, iż z samego faktu określenia w umowie wynagrodzenia wykonawcy w wysokości 0 zł nie wynika, iż umowa ta ma charakter nieodpłatny.

Mając na uwadze, iż dla celów sprawozdawczych zamawiający uwzględniają, w części odnoszącej się do podania liczby i wartości zamówienia, informacje w zakresie m. in. zamówień udzielonych bez stosowania przepisów ustawy Pzp, w związku z zastosowaniem wyłączenia z art. 4 pkt 3 lit. i ustawy Pzp, przyjąć należy, iż zamówienie  o wartości nie przekraczającej kwoty, o której mowa w art. 4 ust. 8 ustawy należałoby wykazać w treści wiersza 1 tabeli X wzoru rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Nie dotyczy to jednak umowy użyczenia, gdyż zasadniczo nie mając odpłatnego charakteru, nie stanowi w świetle definicji legalnej z art. 2 pkt 13 ustawy Pzp zamówienia publicznego.

Wydatki ponoszone na pokrycie opłat za dostawy tzw. mediów (tj. za energię, gaz, wodę itp.) dostarczanych do lokalu na podstawie odrębnych, indywidualnych umów, jeżeli nie przekraczają one wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 tys. euro, są dokonywane z wyłączeniem procedur stosowania ustawy Pzp na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp. W tym przypadku, zamawiający podaje informacje w zakresie takich zamówień w wierszu 1 tabeli X formularza rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.

Czy wydatkowanie środków z funduszu socjalnego (np. udzielanie pożyczek remontowych, wycieczki i imprezy integracyjne dla pracowników, dodatkowe wypłaty świąteczne) podlegają uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach?

Obowiązkowi sprawozdawczemu podlegają wyłącznie te wydatki, które są dokonywane przez zamawiającego na podstawie umów stanowiących zamówienie publiczne (art. 2 pkt 13 ustawy Pzp), tj. umów odpłatnych zawieranych między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane (art. 2 pkt 13 ustawy Pzp).

Stwierdzenie obowiązku sprawozdawczego nie jest uzależnione od źródła finansowania wydatków (środki europejskie czy krajowe, bądź środki z funduszu socjalnego czy inwestycyjnego), lecz od tego, czy w danym przypadku mamy do czynienia z zamówieniem publicznym.

Wydatkowanie środków funduszu socjalnego w celu nabycia usługi zorganizowania wycieczki dla pracowników zamawiającego bądź organizacji imprezy integracyjnej co do zasady łączy się z udzieleniem zamówienia publicznego, a zatem zamówienie to podlega ujawnieniu w treści rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.

Charakteru zamówienia publicznego nie posiada natomiast przekazywanie środków przez zamawiającego w ramach wypłat świątecznych dla pracowników, pożyczek remontowych, przeznaczonych dla pracowników zamawiającego, gdyż zamawiający nie nabywa z tego tytułu żadnych świadczeń, w tym zwłaszcza o charakterze majątkowym.

Na kim spoczywa obowiązek ujawnienia w rocznym sprawozdaniu zamówienia udzielonego przez spółkę gminną w ramach projektu dofinansowanego ze środków UE, w sytuacji gdy zostało ono częściowo sfinansowane przez Gminę na podstawie porozumienia?

Obowiązanym do przekazania informacji w zakresie zamówień podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu, pozostaje wyłącznie zamawiający, który takiego zamówienia udzielił. Jeżeli zamówienie udzielone było przez spółkę gminną, nawet w przypadku dofinansowania udzielonego przez Gminę, w tym zakresie spółka ta, jeżeli odpowiada definicji zamawiającego, ma obowiązek przekazać samodzielnie informację o takim zamówieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

Czy w rocznym sprawozdaniu należy wykazać odszkodowanie z tytułu przeniesienia własności nieruchomości na podstawie przepisów ustawy o szczególnych zasadach przygotowania do realizacji inwestycji w zakresie budowli przeciwpowodziowych?

Zgodnie z definicją określoną w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp przez zamówienia publiczne należy rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

Zgodnie z treścią art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 8 lipca 2010 r. o szczególnych zasadach przygotowania do realizacji inwestycji w zakresie budowli przeciwpowodziowych z tytułu przeniesienia na rzecz Skarbu Państwa albo jednostki samorządu terytorialnego własności nieruchomości, o których mowa w art. 9 pkt 5 lit. a ww. ustawy, właścicielowi albo użytkownikowi wieczystemu tej nieruchomości przysługuje odszkodowanie, w wysokości uzgodnionej między inwestorem, a dotychczasowym właścicielem, użytkownikiem wieczystym lub osobą, której przysługuje ograniczone prawo rzeczowe do nieruchomości, od odpowiednio Skarbu Państwa albo jednostki samorządu terytorialnego. Uzgodnienia dokonuje się w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

Zasady przeprowadzania uzgodnień co do wysokości odszkodowania za nieruchomość nie odpowiadają określonym w ustawie Pzp zasadom nabycia świadczeń przez zamawiającego za cenę oferowaną przez wykonawcę. Wysokość odszkodowań ustalana w drodze uzgodnień jest w szczególności uzależniona od szeregu uregulowań ustawowych i nie podlega dowolnemu (rynkowemu) kształtowaniu.

W związku z powyższym należy wskazać, że sam fakt uzgodnienia między inwestorem a dotychczasowym właścicielem wysokości odszkodowania za nieruchomość nie oznacza zawarcia umowy, o której mowa w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp. Tym samym nie ma obowiązku wykazywania w rocznym sprawozdaniu informacji o zawartych uzgodnieniach dotyczących wysokości odszkodowania za nieruchomość.

Czy umowę w sprawie zamówienia publicznego zawartą na okres dłuższy niż 12 miesięcy należy uwzględnić jedynie w rocznym sprawozdaniu za rok, w którym umowa została zawarta, czy także w rocznych sprawozdaniach przekazywanych za lata następne?

W świetle definicji zamówienia publicznego, zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Inne czynności dokonane w postępowaniu o udzielenie zamówienia niż zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego, jak np. czynność wyboru oferty najkorzystniejszej, nie mają znaczenia dla ustalenia obowiązku sprawozdawczego za dany rok.

W związku z powyższym w przypadku zawarcia umowy na okres powyżej 12 miesięcy zamawiający jest zobowiązany do wykazania jej w sprawozdaniu za rok, w którym udzielono zamówienia, podając jej wartość za cały okres obowiązywania umowy.

Czy na potrzeby sporządzania rocznego sprawozdania zamówienia udzielone z wyłączeniem stosowania procedur określonych przepisami ustawy Pzp o wartości poniżej kwoty 30 tys. euro należy „grupować” według kodów CPV?

W przypadku zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4  pkt 8 ustawy Pzp, tj.  30 tys. euro, w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach podaje się jedynie łączną wartość udzielonych przez danego zamawiającego zamówień, bez podatku od towarów i usług. W związku z tym należy stwierdzić, iż w celu przekazania w rocznym sprawozdaniu informacji o zamówieniach o wartości poniżej kwoty 30 tys. euro, zamawiający nie posługują się kodami CPV.

Czy podmiot nie będący zamawiającym na gruncie ustawy Pzp, który na zasadzie dobrowolności zawierał umowy cywilnoprawne stosując procedury określone w ustawie Pzp, obowiązany jest sporządzić i przekazać Prezesowi UZP roczne sprawozdanie?

Zgodnie z przepisem art. 98 ust. 1 i 2 ustawy Pzp podmiotem zobowiązanym do sporządzenia oraz przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach jest zamawiający. Pojęcie zamawiającego zostało przez ustawodawcę określone w przepisach art. 2 pkt 12 w zw. z art. 3 ustawy Pzp. Zgodnie z pierwszym z wymienionych przepisów przez zamawiającego należy na gruncie ustawy Pzp rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej obowiązaną do stosowania tejże ustawy. Natomiast drugi z wymienionych przepisów zawiera katalog podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy Pzp.

Powyższe regulacje korespondują z definicją zamówienia publicznego, pod którym to pojęciem w myśl przepisu art. 2 pkt 13 ustawy Pzp należy rozumieć odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym i wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

W związku z powyższym, obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach nie będzie dotyczył podmiotów, które nie są zamawiającymi w rozumieniu przepisów ustawy Pzp, także w sytuacji dobrowolnego stosowania przez nich procedur określonych w tejże ustawie w celu zawierania odpłatnych umów cywilnoprawnych.

Czy w rocznym sprawozdaniu za 2016 r. należy uwzględnić wydatki poniesione na tzw. media na podstawie umów na czas nieokreślony zawartych w latach wcześniejszych?

W sprawozdaniu za 2016 r. zamawiający zobowiązani są uwzględnić wszystkie zamówienia udzielone od 1 stycznia do 31 grudnia 2016 r., w tym także zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp na podstawie przepisów, o których mowa w tabeli X wzoru rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.

W świetle definicji zamówienia publicznego, zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W związku z tym, w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym za 2016 r., w części dotyczącej udzielonych zamówień (tj. tabele II – X) należy zawrzeć informacje o zamówieniach, w odniesieniu do których umowa została podpisana w 2016 r. Powyższa zasada dotyczy zarówno umów w sprawie zamówień publicznych zawartych na czas określony, jak i na czas nieokreślony.

Czy zamawiający będący jednostką samorządu terytorialnego obowiązany jest sporządzić jedno roczne sprawozdanie, w którym przekazuje informacje także w zakresie zamówień udzielonych przez jej jednostki organizacyjne (np. szkoły, przedszkola)?

W przypadku podmiotów o złożonej strukturze wewnętrznej, na którą składają się wyodrębnione jednostki organizacyjne, możemy mieć do czynienia zarówno z sytuacją, gdy dana jednostka, pomimo posiadania samodzielności finansowej, nie będzie zamawiającym w rozumieniu ustawy Pzp, jak i z sytuacją, w której jednostka ta będzie jednym z zamawiających wymienionych w art. 3 ustawy Pzp.

W pierwszym przypadku roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach będzie składane jedynie przez zamawiającego. Obowiązek sprawozdawczy, o którym mowa w art. 98 ustawy Pzp, nie będzie dotyczył jego jednostek organizacyjnych.

Natomiast w drugim przypadku, tj. w sytuacji, gdy jednostka organizacyjna danego zamawiającego sama posiada status zamawiającego w świetle przepisów ustawy Pzp, jednostka ta obowiązana jest do składania odrębnych rocznych sprawozdań o udzielonych przez nią zamówieniach. Z odmienną sytuacją będziemy mieć do czynienia wtedy, gdy taka jednostka będzie udzielać zamówienia nie we własnym imieniu, lecz jedynie jako pełnomocnik innego zamawiającego. Informację o takim zamówieniu będzie obowiązany przekazać w rocznym sprawozdaniu jedynie podmiot, w imieniu którego zamówienie zostało udzielone.

W sytuacji, w której w ramach wykonania umowy ubezpieczenia mienia, będącej umową w sprawie zamówienia publicznego, zostały wystawione polisy ubezpieczeniowe potwierdzające zawarcie konkretnych umów ubezpieczenia, które to polisy zostały podpisane przez osoby reprezentujące jednostki organizacyjne zamawiającego, informację o takim zamówieniu przekazuje jedynie zamawiający, który zawarł umowę ubezpieczenia stanowiącą podstawę do wystawienia konkretnych polis, o ile udzielił on zamówienia we własnym imieniu. Podpisanie polis ubezpieczeniowych stanowi bowiem w tym przypadku jedynie wykonanie zamówienia publicznego i nie ma znaczenia dla ustalenia zakresu obowiązku sprawozdawczego, o którym mowa w art. 98 ustawy Pzp. Natomiast w sytuacji, gdy ww. umowa ubezpieczenia stanowiąca zamówienie publiczne została podpisana w imieniu jednostek organizacyjnych podmiotu przeprowadzającego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, obowiązanymi do zawarcia informacji o tych zamówieniach w rocznym sprawozdaniu będą te jednostki.

Czy w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach należy przekazać informacje o wydatkach poniesionych tytułem opłat sądowych i administracyjnych, mandatów czy też opłat abonamentowych RTV?

Określając zakres obowiązku sprawozdawczego, o którym mowa w przepisie art. 98 ustawy Pzp, należy kierować się definicją zamówienia publicznego zawartą w przepisie art. 2 pkt 13 ustawy Pzp. Pod tym pojęciem należy zatem rozumieć odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym i wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

Definicji zamówienia publicznego określonej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp nie odpowiadają opłaty i wpisy sądowe, opłaty administracyjne, mandaty, czy opłaty abonamentowe RTV, itp. Należności te nie są bowiem uiszczane na podstawie odpłatnej umowy cywilnoprawnej, zawartej pomiędzy zamawiającym i wykonawcą. W związku z powyższym, tego rodzaju wydatki nie będą podlegały ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

W którym wierszu tabeli X zamawiający ujawnia informacje o zamówieniu udzielonym bez stosowania przepisów ustawy Pzp w sytuacji w której również wartość tak udzielonego zamówienia nie przekraczała kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp

Podejmując decyzje w przedmiocie udzielenia danego zamówienia publicznego, w pierwszej kolejności, należy rozważyć wystąpienie przesłanki wyłączenia stosowania ustawy Pzp innej niż wartość zamówienia. Przesłanki te mają pierwszeństwo zastosowania, z uwagi na fakt, iż obowiązują one bez względu na wartość zamówienia, ustaloną przez zamawiającego. Dopiero w dalszej kolejności zamawiający może dokonać analizy pod kątem wyłączenia stosowania przepisów ustawy Pzp do udzielenie danego zamówienia na podstawie przepisu art. 4 pkt 8 tejże ustawy.

Natomiast, dla celów sprawozdawczych przyjęte zostały zasady opisane w opinii prawnej, zamieszczonej na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych, pt. „Zasady sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych”. A zatem, jeżeli zamawiający udzielił zamówienia bez stosowania przepisów ustawy Pzp powołując się na jedną z przesłanek określonych w art. 4 pkt 1-1b, 3 lit. a, e i ea oraz g-ja, pkt 5, 5b-6, 10-13, art. 4b ust. 1 i 1a, art. 4d ust. 1 pkt 1-6, 8 i 9, art. 136 ust. 1-3, art. 137 oraz art. 138 ust. 1-3 ustawy Pzp, zaś wartość tak udzielonego zamówienia nie przekraczała równowartości kwoty z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, zamawiający nie uwzględnia przedmiotowego zamówienia w tabeli X w części dotyczącej wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na inne przesłanki niż wartość zamówienia. W powyższej sytuacji, zamówienie to powinno zostać uwzględnione w tabeli X w części odnoszącej się do wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na wartość zamówienia w oparciu o art. 4 pkt 8 ustawy Pzp (wiersz 1).

Jakie są zasady sporządzania rocznego sprawozdania w przypadku zamówienia udzielanego w częściach oraz zamówienia udzielonego na podstawie więcej niż jednej umowy?

W przypadku, gdy przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w wyniku którego zamówienie było udzielane w częściach, w imieniu i na rzecz kilku zamawiających, zostało powierzone jednemu z zamawiających działających w imieniu i na rzecz pozostałych zamawiających, a w następstwie tego postępowania każdy z tych zamawiających zawarł odrębną umowę w przedmiocie swojej części zamówienia, obowiązek ujęcia w rocznym sprawozdaniu informacji o takim zamówieniu spoczywa indywidualnie na każdym zamawiającym, w imieniu którego takie postępowanie zostało przeprowadzone. Wybór odpowiedniej tabeli rocznego sprawozdania, w której zamawiający powinien zamieścić informacje o zawartej przez siebie umowie, zależeć będzie w tej sytuacji od wartości zamówienia określanej na potrzeby przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (szacunkowa wartość zamówienia), w wyniku którego zostały zawarte umowy na części zamówienia. W sytuacji zatem, gdy wartość zawartej przez zamawiającego umowy nie przekraczała kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, lecz wartość szacunkowa całego zamówienia (wszystkich jego części) ustalona dla celów przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego kwotę tę przekraczała, zamawiający obowiązany jest uwzględnić przedmiotowe zamówienie w tabeli V rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Natomiast, w informacji o wartości umowy zamawiający podaje wartość wynagrodzenia wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, określoną w zawartej przez niego umowie, nawet jeśli wartość ta nie przekroczyła progu kwotowego określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp.

Opisana powyżej zasada będzie dotyczyła także przypadku udzielania zamówienia publicznego w częściach, w wyniku przeprowadzenia kilku odrębnych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. O wyborze odpowiedniej tabeli, w której należy zamieścić informacje o zawartych w wyniku tych postępowań umowach, decydować będzie zatem określona przez zamawiającego szacunkowa wartość zamówienia określona dla celów przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, uwzględniająca wartości wszystkich jego części. W związku z tym, jeżeli wartość zamówienia dla wszystkich części przekroczyła próg określony w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, umowy te należy wskazać w tabeli V, nawet jeżeli wartość umów zawartych w ramach poszczególnych części zamówienia, w odrębnych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, tego progu nie przekroczyła. W takim przypadku wypełniając tabelę V, informację o każdej z zawartych umów w ramach jednego zamówienia należy podać w odrębnym wierszu.

Natomiast w sytuacji, w której zamawiający w ramach jednego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dopuścił składanie ofert częściowych i zawarł więcej niż jedną umowę, na potrzeby określenia wartości umów, podawanej dla takiego postępowania w rocznym sprawozdaniu, przyjąć należy zsumowaną wartość netto (bez podatku od towarów i usług) wszystkich zawartych umów częściowych. W odniesieniu do wyboru odpowiedniej tabeli, w której należy zamieścić informacje o tego typu zamówieniu, obowiązywać będzie ogólna zasada, zgodnie z którą decydujące znaczenie ma w tym zakresie wartość zamówienia określana przez zamawiającego na potrzeby przeprowadzenia postępowania. W przypadku tabeli V zbiorczą informację o postępowaniu i wartości wszystkich umów zawartych w wyniku przeprowadzenia postępowania, w którym zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych, należy zamieścić w jednym wierszu tej tabeli.

Czy pokrycie przez pracodawcę kosztów noclegu w hotelu pracownika odbywającego delegację służbową podlega uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach?

Obowiązkowi sprawozdawczemu podlegają wyłącznie te wydatki, które są dokonywane przez zamawiającego na podstawie umów stanowiących zamówienie publiczne (art. 2 pkt 13 ustawy Pzp), tj. umów odpłatnych zawieranych między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej w trakcie delegacji służbowej często mamy do czynienia z sytuacją, w której umowa o świadczenie tej usługi zawierana jest pomiędzy pracodawcą a podmiotem świadczącym usługi hotelarskie. Należy przy tym wskazać, iż umowa taka może być zawarta albo bezpośrednio przez pracodawcę albo przez pracownika działającego nie we własnym imieniu, lecz w imieniu pracodawcy, także na podstawie pełnomocnictwa udzielonego w sposób dorozumiany. W przypadku, gdy pracodawca jest jednocześnie zamawiającym w świetle przepisów ustawy Pzp, zawarcie ww. umowy o świadczenie usług hotelarskich będzie stanowiło udzielenie zamówienia publicznego.

Należy zauważyć, iż zgodnie z przepisem § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167, ze zm.) za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W sytuacji zatem, gdy wysokość należności za usługę hotelarską przekroczy dwudziestokrotność stawki diety, pracownik będzie partycypował w kosztach świadczonej na jego rzecz usługi hotelarskiej. Okoliczność ta nie ma jednak znaczenia dla kwalifikacji ww. umowy jako zamówienia, a tym samym dla objęcia jej obowiązkiem sprawozdawczym, o którym mowa w przepisie art. 98 ustawy Pzp. Informację o ww. zamówieniu zamawiający będzie obowiązany wykazać w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach. W przypadku, gdy wartość zamówienia nie będzie przekraczać kwoty 30.000 euro, będzie ono podlegało ujawnieniu w tabeli X rocznego sprawozdania w części dotyczącej wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na wartość udzielonego zamówienia.

Trzeba przy tym wskazać, iż dla dokonanej kwalifikacji ww. umowy jako umowy w sprawie zamówienia publicznego, nie ma znaczenia, czy środki finansowe stanowiące należność za świadczoną usługę hotelarską zostały uiszczone przez pracodawcę czy pracownika. Okoliczność dokonania zapłaty przez pracownika nie pozbawia bowiem danej umowy charakteru zamówienia publicznego.

Jednocześnie należy zauważyć, iż w praktyce może dojść do sytuacji, w której umowa o świadczenie na rzecz pracownika usług hotelarskich zostanie zawarta pomiędzy podmiotem świadczącym tego rodzaju usługi a pracownikiem działającym we własnym imieniu. Taka sytuacja może mieć miejsce np. na gruncie przepisu § 8 ust. 3 ww. rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z tym uregulowaniem pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 % diety. W takim przypadku, pracownikowi wprawdzie przysługuje uprawnienie do otrzymania ryczałtu w ww. wysokości, jednakże jeśli zawarł on we własnym imieniu umowę o świadczenie usług hotelarskich, umowa taka nie będzie stanowić zamówienia publicznego, a tym samym informacja o niej nie będzie podlegać uwzględnieniu w sporządzanym przez pracodawcę (zamawiającego) rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach. Uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu nie będzie także podlegać kwota wypłaconego pracownikowi ryczałtu, gdyż nie stanowi ona wynagrodzenia wypłacanego wykonawcy z tytułu wykonanego zamówienia publicznego.

Czy uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu podlegają zamówienia udzielane na podstawie art. 26 ust. 5 ustawy o działalności leczniczej oraz na podstawie art. 138 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych?

Ciążący na zamawiających obowiązek sprawozdawczy odnoszący się do umów zawieranych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp dotyczy wyłącznie przypadków określonych w przepisach rozporządzenia. Treść rozporządzenia nie obejmuje przypadków udzielania zamówień na podstawie przepisu art. 26 ust. 5 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (t. j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1638 j.t.), jak i zawierania umów na podstawie przepisu art. 138 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t. j. Dz. U. z 2016 r. Nr 164, poz. 1793 j.t.). W konsekwencji powyższego, zamawiający nie mają obowiązku uwzględniania w treści przedmiotowego sprawozdania informacji o zamówieniach na udzielanie świadczeń zdrowotnych, o których mowa w ww. ustawie o działalności leczniczej, ani o umowach o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej, o których mowa w ww. ustawie o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Czy zamawiający może przekazać roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach listem poleconym lub faxem? Czy pod formularzem rocznego sprawozdania powinien podpisać się kierownik zamawiającego?

Przepisy rozporządzenia nie przewidują przesłania do Urzędu Zamówień Publicznych wydruku sprawozdania pocztą czy faksem, a jedynie przekazanie formularza sprawozdania drogą elektroniczną przez stronę portalu UZP. Aktualnie obowiązujący wzór rocznego sprawozdania nie przewiduje złożenia pod nim podpisu kierownika zamawiającego.

Jaką wartość zamówienia publicznego należy przyjąć dla celów sprawozdawczych w przypadku, gdy zamawiający udzielił zamówienia osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia?

W przypadku udzielenia zamówienia publicznego osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia obowiązuje ogólna zasada podawania w rocznym sprawozdaniu wartości wynagrodzenia wykonawcy ustalonego w zawartej umowie w sprawie zamówienia publicznego bez podatku od towarów i usług (jeżeli w danym przypadku występuje).

Wskazany powyżej sposób podawania w rocznym sprawozdaniu informacji w zakresie wartości zamówienia udzielonego osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia koresponduje z zasadami obowiązującymi odnośnie ustalania szacunkowej wartości takiego zamówienia. Zgodnie z tymi zasadami, ustalając wartość zamówienia, które ma zostać udzielone osobie fizycznej na postawie umowy zlecenia, zamawiający uwzględnia obok wyceny samego świadczenia także kwoty składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, które są finansowane przez ubezpieczonych, tj. potrącane są z należnego im wynagrodzenia. Szacując wartość takiego zamówienia zamawiający nie uwzględnia natomiast dodatkowych kosztów, jakie będzie ponosił w związku z zawarciem umowy zlecenia z osobą fizyczną (tzw. kosztów pochodnych od wynagrodzenia), tj. finansowanych przez niego kwot składek (lub ich części) na ubezpieczenia społeczne, na Fundusz Pracy oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, gdyż nie rzutują one na wycenę wynagrodzenia wykonawcy.

Czy w rocznym sprawozdaniu należy uwzględnić zamówienia sektorowe na dostawy energii elektrycznej lub ciepła oraz paliw do wytwarzania energii, o których mowa w przepisie art. 138a ustawy Pzp?

Ciążący na zamawiających obowiązek sprawozdawczy odnoszący się do umów zawieranych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp dotyczy wyłącznie przypadków określonych w przepisach rozporządzenia. Treść rozporządzenia nie obejmuje przypadków udzielania zamówień z wyłączeniem stosowania ustawy Pzp na podstawie przepisu art. 138a ustawy Pzp. W związku z tym zamawiający nie mają obowiązku uwzględniania w treści rocznego sprawozdania informacji o zamówieniach sektorowych na dostawy energii elektrycznej lub ciepła oraz paliw do wytwarzania energii na podstawie przepisu art. 138a ustawy Pzp.

Na jakim podmiocie ciąży obowiązek złożenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach w przypadku likwidacji gminnej jednostki budżetowej?

Zgodnie z przepisem art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1870 j.t.), z zastrzeżeniem odrębnych ustaw, gminne, powiatowe lub wojewódzkie jednostki budżetowe tworzą, łączą i likwidują organy stanowiące jednostek samorządu terytorialnego. Zgodnie z art. 12 ust. 4 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, z zastrzeżeniem ust. 7, należności i zobowiązania likwidowanej gminnej, powiatowej lub wojewódzkiej jednostki budżetowej przejmuje urząd odpowiedniej jednostki samorządu terytorialnego. W przypadku gminnej jednostki budżetowej będzie to zatem urząd gminy.

Z powyższego wynika, iż w przypadku likwidacji gminnej jednostki budżetowej urząd ten przejmuje wszystkie zobowiązania likwidowanej jednostki, a zatem także te wynikające z udzielonych przez tę jednostkę zamówień publicznych. Z dniem likwidacji na urzędzie gminy będą ciążyć obowiązki zamawiającego wynikające z zawartych przez zlikwidowaną jednostkę budżetową umów w sprawie zamówienia.

W związku z tym, na urzędzie gminy będzie także spoczywał obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o zamówieniach udzielonych przez zlikwidowaną jednostkę budżetową. Informacje o tych zamówieniach urząd gminy powinien przekazać łącznie z informacjami w zakresie udzielonych przez niego zamówień, tj. zbiorczo w jednym rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

W jaki sposób na potrzeby sporządzenia rocznego sprawozdania określić datę zawarcia umowy w formie ustnej? Czy znaczenie ma w tym przypadku chwila wystawienia faktury VAT lub chwila dokonania zapłaty wynagrodzenia za wykonaną umowę?

Obowiązek sprawozdawczy w zakresie zamówień udzielonych z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Pzp na podstawie przepisu art. 4 ust. 8 ustawy Pzp obejmuje wszystkie zamówienia udzielone w danym roku kalendarzowym, bez względu na formę zawarcia danej umowy. Dla kwalifikacji danego zamówienia jako podlegającego uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu za dany rok kalendarzowy podstawowe znaczenie ma okoliczność, czy w tym roku doszło do jego udzielenia, tj. do zawarcia umowy.

Określając chwilę zawarcia umowy w formie ustnej należy mieć w szczególności na uwadze przepisy art. 70 § 1 i art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z przepisem art. 70 § 1 Kodeksu cywilnego w razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w chwili otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane – w chwili przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy. Zgodnie z przepisem art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.

Warto także wspomnieć, iż zgodnie z przepisem art. 71 Kodeksu cywilnego ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje, skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób, poczytuje się w razie wątpliwości nie za ofertę, lecz za zaproszenie do zawarcia umowy. Natomiast w myśl przepisu art. 543 Kodeksu cywilnego wystawienie rzeczy w miejscu sprzedaży na widok publiczny z oznaczeniem ceny uważa się za ofertę sprzedaży.

W związku z powyższym, w celu kwalifikacji danej umowy jako podlegającej uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu, w przypadku wątpliwości dotyczących daty jej zawarcia, należy kierować się chwilą otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu albo chwilą przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy. Ani chwila wystawienia faktury VAT, ani chwila dokonania zapłaty za świadczenie, nie przesądza o czasie zawarcia danej umowy. Jednakże w praktyce chwila wystawienia faktury VAT czy paragonu, bądź rachunku, może pokrywać się z chwilą zawarcia danej umowy i tym samym mieć znaczenie dla określenia zakresu obowiązku sprawozdawczego za dany rok kalendarzowy. Bez znaczenia dla zakresu informacji przekazywanych w rocznym sprawozdaniu pozostaje chwila zapłaty wynagrodzenia za wykonanie danej umowy.

Czy umowy zlecenia zawarte z nauczycielami przez szkołę podstawową podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach?

Stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, ustawę stosuje się do udzielania zamówień publicznych przez jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych. Stosownie do art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2016 r. poz. 1943 j.t.), przedszkola, szkoły i placówki publiczne zakładane i prowadzone przez ministrów i jednostki samorządu terytorialnego są jednostkami budżetowymi.

Jednocześnie, zgodnie z art. 9 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1870 j.t.) jednostki budżetowe wchodzą w skład sektora finansów publicznych. Tym samym, publiczna szkoła podstawowa jest zamawiającym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy Pzp i co do zasady stosuje ustawę do udzielania odpłatnych zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane.

Przez zamówienia publiczne, rozumiemy zgodnie z art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

Powyższe oznacza, że umowy zlecenia zawarte z nauczycielami przez szkołę podstawową podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

W jaki sposób należy uwzględnić w rocznym sprawozdaniu zamówienie o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, udzielone z zastosowaniem procedur określonych ustawą Pzp?

Zamówienie udzielone na podstawie procedury określonej w ustawie Pzp, przy jednoczesnym braku obowiązku stosowania przez zamawiającego przepisów tejże ustawy, z uwagi na fakt, iż szacowana wartość zamówienia nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, należy wykazać w tabeli X wierszu 1 wzoru rocznego sprawozdania. Tym samym nie ma znaczenia dla obowiązku sprawozdawczego okoliczność, iż zamawiający przeprowadził postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy Pzp, w sytuacji, gdy wartość zamówienia nie przekraczała progu stosowania tejże ustawy.

Czy wydatki poniesione z tytułu opłaty parkingowej lub opłaty za przejazd płatną autostradą podlegają uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach?

Określając zakres obowiązku sprawozdawczego, o którym mowa w przepisie art. 98 ustawy Pzp, należy kierować się definicją zamówienia publicznego zawartą w przepisie art. 2 pkt 13 ustawy Pzp. Pod tym pojęciem należy zatem rozumieć odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym i wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

Zarówno tzw. opłata parkingowa, jak i opłata za przejazd autostradą, uiszczane w związku z korzystaniem z miejsca parkingowego czy też przejazdem płatną autostradą, może mieć dwojaki charakter.

W zakresie tzw. opłat parkingowych należy w szczególności wyróżnić opłaty ponoszone z tytułu parkowania pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania na podstawie art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (t. j. Dz. U. z 2016, poz. 1440 j.t.). Zgodnie z tym przepisem korzystający z dróg publicznych obowiązani są do ponoszenia opłat za parkowanie pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania. Opłaty te kwalifikuje się jako opłaty publiczne (rodzaj danin publicznych), co zostało potwierdzone przez Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 10 grudnia 2002 r. (sygn. akt P 6/02) . Ww. opłaty, jako dochody publiczne, przymusowe, mogą być pobrane w drodze egzekucji administracyjnej. Obowiązek ich ponoszenia wynika wprost z przepisu prawa.

W związku z powyższym, w przypadku uiszczenia przez zamawiającego opłat za parkowanie pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania nie dochodzi do zawarcia umowy cywilnoprawnej pomiędzy zamawiającym i wykonawcą, a w konsekwencji nie ma miejsca udzielenie zamówienia publicznego. Wydatki poniesione z ww. tytułu nie podlegają zatem obowiązkowi sprawozdawczemu, o którym mowa w przepisie art. 98 ustawy Pzp.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której zamawiający zawiera umowę, której przedmiotem jest korzystanie z płatnego parkingu prowadzonego przez podmiot nie należący do sektora publicznego. W takim przypadku mamy bowiem do czynienia z udzieleniem zamówienia publicznego. Informacje odnośnie takiej umowy zamawiający obowiązany jest uwzględnić w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

Opłata za przejazd autostradą nie została wymieniona w katalogu opłat administracyjnych, wskazanych w art. 13 ust. 1 ustawy o drogach publicznych, jednakże z uwagi na fakt, iż stanowi świadczenie należne za przejazd autostradą, a zatem drogą publiczną, ma ona zbliżony charakter do opłaty za parkowanie pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania. O tym, czy opłata za przejazd autostradą ma charakter publicznoprawny czy cywilnoprawny, decyduje sposób ustalenia opłaty za przejazd autostradą, co łączy się bezpośrednio z podmiotem zarządzającym danym odcinkiem autostrady.

Katalog podmiotów uprawnionych do pobierania opłat za przejazd autostradą został wskazany w przepisie art. 37a ust. 1a ustawy z dnia 27 października 1994 r. o autostradach płatnych oraz o Krajowym Funduszu Drogowym (t. j. Dz. U. z 2015 r., poz. 641 j.t.). W przypadku, gdy podmiotem tym jest Generalny Dyrektor Dróg Krajowych i Autostrad, opłata za przejazd autostradą będzie stanowić opłatę publiczną, gdyż Generalny Dyrektor Dróg Krajowych i Autostrad jest organem administracji publicznej, a wysokość opłaty ustalona jest przepisami prawa powszechnie obowiązującego – rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Rozwoju (wcześniej Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej). Wydatek poniesiony przez zamawiającego tytułem uiszczenia ww. opłaty nie będzie zatem podlegać uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach. W tym przypadku nie dochodzi bowiem do udzielenia zamówienia publicznego.

Podmiotem pobierającym opłaty za przejazd autostradą może być spółka, z którą Generalny Dyrektor Dróg Krajowych i Autostrad albo drogowa spółka specjalnego przeznaczenia zawarli umowę o budowę i eksploatację, na warunkach określonych w tej umowie. Zgodnie z przepisem art. 37b ust. 1 ustawy o autostradach płatnych oraz o Krajowym Funduszu Drogowym opłaty za przejazd autostradą pobrane przez spółkę co do zasady stanowią jej przychód. W tym przypadku opłaty za przejazd autostradą stanowią świadczenie uiszczane na podstawie umowy odpłatnej zawieranej z użytkownikiem autostrady na zasadach określonych regulaminem korzystania z autostrady, zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego. W przypadku zatem uiszczania przez zamawiającego opłaty za przejazd autostradą na rzecz ww. spółki, dochodzi do udzielenia zamówienia publicznego w rozumieniu przepisu art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, a zatem wartość wydatków poniesionych z tego tytułu będzie podlegała uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu.

Czy nabycie nieruchomości na podstawie decyzji o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej podlega ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu?

Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp przez zamówienia publiczne należy rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

Zgodnie z treścią art. 11a ust. 1 w zw. z art. 11f ust. 1 pkt 6 w zw. z art. 12 ust. 4 – 4f ustawy z dnia 10 kwietnia 2003 r. o szczególnych zasadach przygotowania i realizacji inwestycji w zakresie dróg publicznych (t. j. Dz. U. z 2015 r., poz. 2031 j.t.), Skarb Państwa oraz jednostki samorządu terytorialnego, na podstawie decyzji o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej, wydanej przez wojewodę w odniesieniu do dróg krajowych i wojewódzkich albo starostę w odniesieniu do dróg powiatowych i gminnych, na wniosek właściwego zarządcy drogi, są uprawnione do nabywania nieruchomości na cele związane z budową i przebudową dróg. Z tytułu przeniesienia na rzecz Skarbu Państwa lub właściwej jednostki samorządu terytorialnego własności nieruchomości, o których mowa w art. 11f ust 1 pkt 6  ww. ustawy, właścicielowi albo użytkownikowi wieczystemu tej nieruchomości przysługuje odszkodowanie, w wysokości określonej w decyzji wydawanej przez organ, który wydał decyzję o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej.

Należy zauważyć, że w świetle powyżej przytoczonej definicji zamówienia publicznego, nie sposób rozumieć pod tym pojęciem nabycia przez Skarb Państwa albo jednostkę samorządu terytorialnego, względnie jej jednostkę budżetową, własności nieruchomości na podstawie decyzji o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej. Tym samym kwoty wypłaconych z tytułu nabytych w tym trybie nieruchomości, nie podlegają obowiązkowi ujawnienia w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych.

Natomiast, w sytuacji kiedy nabycie nieruchomości będzie się odbywać w trybie zawieranych z ich właścicielami umów cywilnoprawnych, będą one podlegać obowiązkowi ujawnienia w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych, ze względu na okoliczność, iż w sprawozdaniu zamawiający zobowiązani są uwzględnić wszystkie zamówienia, w tym także zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy wskazanymi w rozporządzeniu.

Czy ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu za 2016 r. podlegają zawarte w 2016 r. aneksy do umów najmu, w sytuacji gdy na ich podstawie podwyższony został czynsz oraz ustalony został nowy okres obowiązywania najmu?

W sprawozdaniu za 2016 r. zamawiający zobowiązani są uwzględnić wszystkie zamówienia udzielone od 1 stycznia do 31 grudnia 2016 r., w tym także zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp na podstawie art. 4 pkt 1-1b, 3 lit. a, e i ea oraz g-ja, pkt 5, 5b-6, 10-13, art. 4b ust. 1 i 1a, art. 4d ust. 1 pkt 1-6, 8 i 9, art. 136 ust. 1-3, art. 137 oraz art. 138 ust. 1-3 ustawy Pzp.

W świetle definicji zamówienia publicznego, zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

W związku z tym, w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym za 2016 r., w części dotyczącej udzielonych zamówień (tj. tabele II – X) należy zawrzeć informacje o zamówieniach, w odniesieniu do których umowa została podpisana w 2016 r. Powyższa zasada dotyczy zarówno umów w sprawie zamówień publicznych zawartych na czas określony, jak i na czas nieokreślony.

Jeżeli aneksy do umów najmu dotyczą nowego okresu obowiązywania najmu po zakończeniu obowiązywania dotychczasowej umowy, rozszerzają zakres powierzchni najmu lub w inny sposób istotnie modyfikują warunki dotychczasowych umów należy uznać, że z chwilą podpisania aneksów dochodzi do zawarcia nowych umów, które podlegają, ze względu na przedmiot, ujawnieniu w tabeli X pkt 13 wzoru rocznego sprawozdania.

Czy szkoła będąca gminną jednostką budżetową obowiązana jest do sporządzenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach, czy też sprawozdanie takie sporządza wyłącznie gmina, w której strukturze organizacyjnej ta szkoła działa?

W świetle definicji zamówienia publicznego, zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. Tym samym obowiązek przekazania informacji o danym zamówieniu publicznym w ramach rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach spoczywa na tym podmiocie, który jako zamawiający udzielił danego zamówienia, tj. zawarł w swoim imieniu z wykonawcą umowę w sprawie zamówienia publicznego.

Stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, ustawę stosuje się do udzielania zamówień publicznych przez jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych. Stosownie do art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2016 r. poz. 1943 j.t.), przedszkola, szkoły i placówki publiczne zakładane i prowadzone przez ministrów i jednostki samorządu terytorialnego są jednostkami budżetowymi.

Jednocześnie, zgodnie z art. 9 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1870 j.t.) jednostki budżetowe wchodzą w skład sektora finansów publicznych. Tym samym, publiczna szkoła podstawowa jest zamawiającym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy Pzp i co do zasady stosuje ustawę do udzielania odpłatnych zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane.

Statusu szkoły nie zmienia okoliczność, że upoważnienie do zaciągania zobowiązań na gruncie stosunków cywilnoprawnych pochodzi od podmiotu prawa, w ramach którego osobowości prawnej ta jednostka organizacyjna działa. Jeżeli zatem postępowanie było przeprowadzone siłami urzędu miasta natomiast umowę zawarła szkoła – obowiązek sprawozdawczy spoczywa na szkole jako zamawiającym, nie zaś na urzędzie miasta, który w tym przypadku działał jako pełnomocnik szkoły.

Gdzie w sprawozdaniu należy wykazać zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi udzielone na podstawie art. 138g oraz art. 138o ustawy Pzp?

Informację dotyczącą zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi, udzielanych na podstawie art. 138g oraz art. 138o ustawy Pzp, zamawiający sporządza w tabeli VII sprawozdania.

Informację sporządza się odrębnie dla zamówień o charakterze klasycznym oraz sektorowym.

Wykaz postępowań na usługi społeczne i inne usługi szczególne obejmuje wyłącznie postępowania, w stosunku do których realizuje się obowiązek stosowania przepisów ustawy Pzp, tj. takich, których wartość stanowi co najmniej równowartość kwoty 30 000 euro. Informacja o zamówieniach na usługi społeczne, których wartość jest mniejsza niż próg stosowania ustawy Pzp, powinna zostać uwzględniona w treści tabeli X, dotyczącej zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp.