Nabywanie materiałów bibliotecznych przez biblioteki jest objęte zakresem wyłączenia na podstawie przepisu art. 4 pkt 8b ustawy Pzp

I. Stosownie do treści art. 4 pkt 8b ustawy Pzp przepisów ustawy nie stosuje się do zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności i ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp. Innymi słowy, możliwość skorzystania przez zamawiającego z powyższego wyłączenia uzależniona jest od spełnienia łącznie następujących warunków:

  1. przedmiot zamówienia stanowią dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów;
  2. zamówienia te nie służą wyposażeniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności;
  3. wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp.

Pierwszym z wymienionych wyżej warunków zastosowania wyłączenia z art. 4 pkt. 8b ustawy Pzp jest, aby przedmiot zamówienia był dostawą lub usługą pozostającą w zakresie prowadzenia działalności kulturalnej w wymienionych wyżej w pkt a) obszarach. Ustawa Pzp nie zawiera przy tym definicji działalności kulturalnej. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, wyrażonym w piśmie z dnia 16.10.2014 r. skierowanym do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, pojęcie „działalności kulturalnej” należy interpretować poprzez literalną wykładnię treści ustawy z dnia 25 października 1991 r.  o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r., poz. 406 ze zm.) – dalej „opdk”, w której art. 1 ust. 1 wskazano, iż działalność kulturalna polega na tworzeniu, upowszechnianiu i ochronie kultury. Stosownie do treści art. 3 ust. 1 ustawy opdk, działalność kulturalną mogą prowadzić osoby prawne, osoby fizyczne oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej. Ustawa opdk w art. 2 określa, iż formami organizacyjnymi działalności kulturalnej są w szczególności: teatry, opery, operetki, filharmonie, orkiestry, instytucje filmowe, kina, muzea, biblioteki, domy kultury, ogniska artystyczne, galerie sztuki oraz ośrodki badań i dokumentacji w różnych dziedzinach kultury.

Kolejnym warunkiem zastosowania art. 4 pkt 8b ustawy Pzp jest, by zamówienia  z zakresu działalności kulturalnej nie służyły wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności. Powyższa przesłanka odnosi się w istocie do dostaw, gdyż w przypadku usług kategoria środków trwałych nie ma znaczenia. Ustawa Pzp nie zawiera definicji legalnej  pojęcia „środków trwałych” ani definicji legalnej pojęcia „przeznaczenia do bieżącej obsługi działalności”, o których mowa w art. 4 pkt 8b ustawy Pzp. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów wyrażonym w kierowanym do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych piśmie z dnia 9 lipca 2014 r., pojęcie środków trwałych w kontekście brzmienia art. 4 pkt 8b ustawy Pzp, należy interpretować zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330, ze zm.). Przez środki trwałe w jednostkach zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdań finansowych – zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości – rozumie się rzeczowe aktywa trwałe  i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Z kolei przepisy ustaw podatkowych, definiują pojęcie środków trwałych jako podlegające amortyzacji budynki, lokale, budowle, maszyny, urządzenia i środki transportu oraz wszelkie inne przedmioty, które spełniają następujące kryteria: stanowią własność lub współwłasność podatnika, są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania, przewidywany okres ich użytkowania jest dłuższy niż rok, są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ponieważ przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.) nie zawierają definicji legalnej środków trwałych, aktem prawnym, który wyznacza zakres tego pojęcia jest ustawa o rachunkowości. W ocenie Ministerstwa Finansów, przepisy ustawy o rachunkowości zawierają legalną definicję środków trwałych, która stanowi generalną regułę i punkt odniesienia w stosunku do ustaw podatkowych, będących w tej materii lex specialis, których przepisy dotyczą węższej grupy podatników podatku dochodowego od osób prawnych albo podatników podatku dochodowego od osób fizycznych. Ponieważ, stosownie do stanowiska Ministerstwa Finansów, ustawa Pzp w art. 4 pkt. 8b odnosi się do zakresu przedmiotowego a nie podmiotowego, podmioty stosujące ten przepis mogą posiadać różną formę organizacyjno – prawną i tym samym będą miały do nich zastosowanie przepisy rożnych ustaw, w tym ustawy o finansach publicznych, czy stosowne ustawy podatkowe. W uzupełnieniu powyższego stanowiska, w piśmie z dnia 21 sierpnia 2014 r. kierowanym do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Ministerstwo Finansów podniosło, że możliwe jest przyjęcie stosowania definicji środków trwałych zawartej w ustawie o rachunkowości do przepisu art. 4 pkt 8b ustawy Pzp, co oznacza, że w sytuacji, gdy materiały biblioteczne spełniają kryteria określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, tj. ich przewidywany okres ekonomicznej użyteczności dłuższy jest niż rok, są kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki, powinny zostać zakwalifikowane do środków trwałych. Natomiast, składniki majątkowe niespełniające ww. kryteriów mogą zostać zaliczone do rzeczowych aktywów obrotowych (np. materiałów). Z kolei, jak wskazuje Ministerstwo Finansów, przepisy ustaw podatkowych definiujące pojęcie środków trwałych, obok podlegających amortyzacji budynków, lokali, budowli, maszyn, urządzeń i środków transportu, wskazują jako środki trwałe także materiały biblioteczne. Pojęcie „bieżącej obsługi działalności” nie zostało zdefiniowane w ustawie Pzp, nie znajduje również odpowiednika w innych aktach prawnych. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, wyrażonym w kierowanym do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych piśmie z dnia 16 października 2014 r., pod pojęciem „środków trwałych przeznaczonych do bieżącej obsługi działalności” należy rozumieć środki nie mające bezpośredniego związku z działalnością kulturalną podmiotu, tj. służące jego administracyjnemu czy też organizacyjnemu funkcjonowaniu. Natomiast, gromadzenie materiałów bibliotecznych przez biblioteki należy do prowadzonej przez te podmioty działalności kulturalnej.

Ostatnim warunkiem skorzystania przez zamawiającego z wyłączenia, o którym mowa w art. 4 pkt 8b ustawy Pzp, aby wartość dostaw i usług, była mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, tj. w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 1735).

II. Stosownie do treści art. 4 Ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz.U. z 2012 r. poz. 642 ze zm.), do podstawowych zadań bibliotek należy: 1)   gromadzenie, opracowywanie, przechowywanie i ochrona materiałów bibliotecznych; 2)   obsługa użytkowników, przede wszystkim udostępnianie zbiorów oraz prowadzenie działalności informacyjnej, zwłaszcza informowanie o zbiorach własnych, innych bibliotek, muzeów i ośrodków informacji naukowej, a także współdziałanie z archiwami w tym zakresie. Do zadań bibliotek może ponadto należeć prowadzenie działalności bibliograficznej, dokumentacyjnej, naukowo-badawczej, wydawniczej, edukacyjnej, popularyzatorskiej
i instrukcyjno-metodycznej. Cytowany przepis wyznacza jednocześnie zakres działalności bieżącej bibliotek, do którego zalicza się także m.in. gromadzenie materiałów bibliotecznych. Mając na względzie przedstawiane wyżej stanowisko Ministerstwa Finansów w zakresie pojęcia środków trwałych należałoby przyjąć, że zamówienia, których przedmiotem jest gromadzenie materiałów bibliotecznych przez biblioteki mają co do zasady na celu wyposażenie tych zamawiających w środki trwałe służące do prowadzenia ich działalności bieżącej, a co za tym idzie są one przeznaczone do bieżącej obsługi ich działalności, co wyłączałoby zakup materiałów bibliotecznych z zakresu stosowania art. 4 pkt. 8b ustawy Pzp. Taka wykładnia prowadzi jednak do wewnętrznej sprzeczności omawianego przepisu odwołującego się w swojej treści wprost do zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z gromadzenia materiałów bibliotecznych przez biblioteki, jako do zakresu przedmiotowego objętego wyłączeniem stosowania ustawy. W tych okolicznościach należy odwołać się do celu ustawy.

W uzasadnieniu poselskiego projektu ustawy nowelizującego ustawę Pzp poprzez m.in. dodanie art. 4 pkt. 8b można przeczytać, iż celem ustawy było ułatwienie udzielania zamówień związanych z dostawami i usługami z zakresu działalności kulturalnej. Skoro celem ustawy było ułatwienie dokonywania takich zamówień należy wnosić, że celem przygotowanej przez Posłów RP nowelizacji ustawy Pzp nie było wyłączenie nabywania materiałów bibliotecznych z normy art. 4 pkt 8b ustawy, a zatem można uznać, że nabywanie materiałów bibliotecznych przez biblioteki jest objęte zakresem wyłączenia na podstawie przepisu art.  4 pkt 8b ustawy Pzp.