Opis przedmiotu zamówienia w zakresie zakupu pojazdów sanitarnych przez stacje pogotowia ratunkowego

Dokonywany przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia opis przedmiotu zamówienia wpływa na przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz stanowi o istotnych postanowieniach późniejszej umowy. W interesie zamawiającego leży więc, aby opis był wyczerpujący, uwzględniający wszystkie wymagania stawiane przez zamawiającego oraz wszystkie czynniki mogące mieć wpływ na cenę oferty. Tylko wtedy wszyscy wykonawcy będą mogli w taki sam sposób zrozumieć sens opisu, a zamawiający będzie mógł porównać ze sobą oferty.

Przy dokonywaniu opisu przedmiotu zamówienia zamawiający powinien, w pierwszej kolejności, kierować się art. 29 ust. 1 Pzp wskazującym, iż przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, przy uwzględnieniu wszystkich wymagań i okoliczności mogących mieć wpływ na sporządzenie oferty. Jeżeli przedmiot zamówienia jest tego rodzaju, iż można do jego opisu zastosować wymagania określone w art. 30 - powinien również uwzględniać cechy techniczne i jakościowe przy przestrzeganiu Polskich Norm przenoszących europejskie normy zharmonizowane.

Należy jednak pamiętać, iż określenie przedmiotu zamówienia jest nie tylko obowiązkiem, ale także uprawnieniem zamawiającego. Oznacza to, że obowiązek przestrzegania reguł opisywania przedmiotu zamówienia nie stoi w sprzeczności z określaniem przedmiotu zamówienia w sposób uwzględniający potrzeby zamawiającego. Zachowując bowiem zasady ustawowe zamawiający może tak opisać przedmiot zamówienia, by mu odpowiadał, a jednocześnie nie godził w zasadę uczciwej konkurencji. Wymogu takiego opisania przedmiotu zamówienia, żeby nie utrudniało to uczciwej konkurencji nie można utożsamiać z koniecznością istnienia zdolności do realizacji zamówienia przez wszystkie podmioty działające na rynku w danej branży. Jeżeli bowiem warunki stawiane przez zamawiającego (a wynikające m. in. z opisu przedmiotu zamówienia) znajdują uzasadnienie w świetle celu jakiemu ma służyć przedmiot zamówienia, to nie może być przyczyną ich ograniczenia fakt, że nie każdy produkt czy usługa dostępna na rynku może je spełnić.

Teza ta zachowuje swoją aktualności także wobec pozornej kolizji przepisów art. 29 i 30 ustawy, polegającej na wątpliwości czy obowiązkiem zamawiającego jest w pierwszej kolejności posłużenie się normami, o których mowa w art. 30, czy też odwołując się do art. 29 zamawiający może odstąpić od ich stosowania. Istotne jest bowiem, jak wspomniano na wstępie, żeby przedmiot zamówienia opisany był w sposób obiektywny i za pomocą dostarczenie dokładnych i powszechnie zrozumiałych określeń, tak aby wykonawcy nie mieli wątpliwości, co jest przedmiotem zamówienia. Celowi temu służyć mają właśnie odpowiednie określenia, czy cechy techniczne lub jakościowe. Ponadto, zgodnie z wolą ustawodawcy, zachowaniu obiektywizmu opisu przedmiotu zamówienia służy również formułowanie go przy przestrzeganiu Polskich Norm przenoszących europejskie normy zharmonizowane.

Brzmienie art. 30 wskazuje, że zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia w sposób sprzeczny z właściwymi normami. Ww. przepis nie zawiera natomiast obowiązku posługiwania się normami w opisie przedmiotu zamówienia, ani nie wymaga, by opis przedmiotu zamówienia ściśle odpowiadał treści właściwej normy. Należy zatem zauważyć, że konieczność opisu przedmiotu zamówienia przy przestrzeganiu norm nie stoi w sprzeczności z możliwością ustalenia przez zamawiającego takich wymagań co do przedmiotu zamówienia, które nie są przez normę przewidziane lub które nie zawierają doprecyzowania wszystkich elementów przedmiotu zamówienia uregulowanych odpowiednią normą (o ile nie narusza to zasady uczciwej konkurencji).

Departament Prawny podziela w tym względzie pogląd zaprezentowany w wyroku Zespołu Arbitrów z dnia 23.03.2005r. sygn. akt UZP/ZO/0-494/05, gdzie stwierdzono, że "użyte przez ustawodawcę (w art. 30 ust. 1) wyrażenie "przy przestrzeganiu" sugeruje pomocniczy charakter ww. norm, pewne warunki minimalne lub maksymalne, którym przedmiot zamówienia powinien odpowiadać. Pojęcia tego nie można natomiast utożsamiać z dokonywaniem opisu przedmiotu zamówienia ściśle za pomocą tych norm. Bowiem przyjęcie tego ostatniego poglądu prowadziłoby do tego, iż przepisy regulujące zasady dokonywania opisu przedmiotu zamówienia zawarte w art. 29 ust. 1 -2 Pzp należałoby uznać za bezprzedmiotowe i zbędne, co podważałoby tezę o racjonalności ustawodawcy."

Podobne stanowisko zajął Zespól Arbitrów w wyrokach z dnia 29.08.2005r. (sygn. akt UZP/ZO/0-2336/05 oraz UZP/ZO/0-2337/05) stwierdzając m. in, że z przepisu art. 30 ust. 1 "nie można wywieść obowiązku zamawiającego opisania przedmiotu zamówienia za pomocą polskich norm przenoszących europejskie normy zharmonizowane. Przepis ten nakłada na zamawiającego obowiązek przestrzegania norm, tzn. zamawiający ma obowiązek żądania od wykonawców oferowania produktów spełniających polskie normy przenoszące europejskie normy zharmonizowane. Zamawiający nie musi jednak opisywać przedmiotu zamówienia w sposób literalnie odpowiadający właściwej normie, może zaostrzyć swe wymagania lub opisać je odmiennie od literalnych sformułowań normy, jeżeli nie naruszy w ten sposób jej zasadniczych postanowień. Zamawiający ma prawo ustalić wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia nie przewidywane przez daną normę. Postępowanie takie w ocenie Zespół Arbitrów nie narusza art. 30 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych."

W świetle powyższego, Departament Prawny Urzędu Zamówień Publicznych stoi na stanowisku, iż nie ma przeszkód, aby zamawiający dokonał opisu przedmiotu zamówienia w sposób, który w najwyższym stopniu uwzględni jego potrzeby oraz cel, jakiem służyć ma przedmiot zamówienia. Opis przedmiotu zamówienia nie musi ściśle odpowiadać właściwej normie lub normom, a zamawiający może, ale nie musi, uwzględniać wszystkich elementów zamawianego produktu uregulowanych odpowiednią normą, jak również ma możliwość ustalenia wymagań przez normę nie przewidzianych. Powyższe uwarunkowane jest spełnieniem dwóch kryteriów: opis przedmiotu zamówienia nie może być sformułowany w sposób utrudniający uczciwą konkurencją oraz nie może być sprzeczny z właściwymi normami.

Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, iż:

1. Zamawiający nie ma obowiązku cytowania w opisie przedmiotu zamówienia zapisów rozporządzenia, bowiem akty prawne tej rangi są powszechnie dostępne. Co istotniejsze jednak, podmioty zajmujące się zawodowo wytwarzaniem pojazdów sanitarnych powinny w procesie produkcji przestrzegać przepisów obowiązujących w tym zakresie. Nie można więc przyjąć założenia, iż samo powołanie się na akt prawny, którego treść wykonawcy winni znać jest niewystarczający dla określenia wymagań stawianych przedmiotowi zamówienia, jeżeli nie odbiegają one od warunków wynikających z rozporządzenia. Powołanie się na sam akt nie będzie natomiast wystarczające, gdy zamawiający sformułuje wymagania dalej idące, bądź gdy nie będzie wymagał wszystkich elementów, które powinien zawierać przedmiot zamówienia, np. z uwagi na fakt, że pewien element wyposażenia jest w posiadaniu zamawiającego, a zadaniem wykonawcy jest jego odpowiednie zainstalowanie.

2. Odmienne określenie parametrów przedmiotu zamówienia niż czyni to właściwa norma jest możliwe, o ile nie będzie z normą kolidowało. Innymi słowy, odmienne od normy określenie parametrów jest dopuszczalne, jeżeli zachowanie parametrów wymaganych przez zamawiającego nie będzie powodować niemożliwości zachowania parametrów określonych normą.

3. Oświadczenie wykonawcy o spełnianiu wymagań jakościowych nie jest dokumentem potwierdzającym, że wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu. Zaświadczenie potwierdzające, ze wykonawca lub oferowanych przez niego produkt spełnia określone wymogi jakościowe pochodzić może jedynie od podmiotu uprawnionego do kontroli jakości (§ 1 ust. 2 pkt 6 i 7 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7.04.2004r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, Dz. U. Nr 71, poz. 645).