Podmioty posiadające na gruncie art. 3 ust. 1 ustawy Pzp status zamawiającego zobowiązane są stosować przepisy ustawy Pzp przy wyborze kontrahenta, z którym zawierają umowę w sprawie zamówienia publicznego, tj. zawierają odpłatną umowę, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. Powyższy obowiązek zostaje jednakże wyłączony m.in. w przypadkach określonych w art. 4 ustawy Pzp. Z uwagi na fakt, iż art. 4 ustawy Pzp stanowi wyjątek od zasady udzielania przez zamawiających zamówień publicznych w trybach określonych ustawą Pzp, przepis ten podlega wykładni zawężającej. Zgodnie z treścią art. 4 pkt 8a ustawy Pzp, ustawy nie stosuje się do zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji seryjnej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, jeżeli ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp. W świetle treści art. 4 pkt 8a ustawy Pzp, jak i mając na uwadze obowiązek zawężającej wykładni ww. przepisu, należy podkreślić, iż zamawiający może skorzystać z wyłączenia stosowania przepisów ustawy Pzp, jedynie w stosunku do zamówień, które charakteryzują się łącznym występowaniem wszystkich przesłanek, określonych w powołanym przepisie.
Po pierwsze, konieczne jest zatem ustalenie przez zamawiającego, że zamawiana usługa lub dostawa służy wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych bądź rozwojowych. Wobec braku zdefiniowania powyższych pojęć przez ustawę Pzp oraz faktu, że uzasadnienie nowelizacji wprowadzającej art. 4 pkt 8a do ustawy Pzp wskazuje jako jej ratio legis usunięcie bariery w rozwoju innowacyjności i nauki, ustaleniu zakresu znaczeniowego powyższych pojęć, pomocniczo może posłużyć ustawa z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 1640), zwana dalej „u.z.f.n.”, która w art. 2 pkt 4 zawiera definicję prac rozwojowych, zaś w art. 2 pkt 3 lit. a i b pojęcie pracy badawczej zostało użyte jako element definicji badania naukowego. Analiza porównawcza definicji zawartych w powyższych przepisach u.z.f.n., przeprowadzona w odniesieniu do terminów użytych przez ustawodawcę w art. 4 pkt 8a ustawy Pzp, prowadzi do konstatacji, że zakres znaczeniowy tych ostatnich pokrywa się z definicjami badania naukowego oraz prac rozwojowych, zawartymi w przepisach u.z.f.n. Jako wspólną i fundamentalną cechę badań naukowych oraz prac rozwojowych, na gruncie przepisów u.z.f.n., możemy wskazać ich oryginalność oraz to, że są dokonywane w celu zdobycia nowej wiedzy. Na gruncie tak ustalonej wykładni, zamawiający musi zatem wykazać, iż zamówienie, w stosunku do którego zamierza on zastosować wyłączenie, przewidziane w art. 4 pkt 8a, będzie realizowane w ramach badania naukowego bądź pracy rozwojowej.
Po drugie, art. 4 pkt 8a ustawy Pzp stanowi, iż usługi lub dostawy mogą być zamawiane wyłącznie w celu realizacji wymienionych w zamówieniu rodzajów prac. Oznacza to zatem, iż dana usługa lub dostawa nie może być wykorzystywana – niejako przy okazji – do realizacji innych celów niż konkretne badanie naukowe, ewentualnie innych celów związanych z pracami, o których mowa w art. 4 pkt 8a ustawy Pzp. Przykładowo – jeżeli jednostka dokonuje zakupu sprzętu komputerowego, to nie będzie on mógł służyć jednocześnie do wykonywania np. prac sekretarskich przy bieżącej obsłudze jednostki. Zamawiający nie będzie mógł skorzystać z omawianego wyłączenia również wtedy, gdy dostawy lub usługi są zamawiane co prawda w celu realizacji badań naukowych, ale takich, które będą służyć prowadzeniu przez zamawiającego produkcji seryjnej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań i rozwoju.
Ostatnią z przesłanek warunkujących zastosowanie art. 4 pkt 8a ustawy Pzp jest wartość zamówienia, która musi być mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp.
Rekapitulując, zamawiający powinien zatem ustalić czy przedmiot zamówienia będzie używany wyłącznie w celu prowadzenia prac, o których mowa w art. 4 pkt 8a ustawy Pzp oraz czy nie służy on prowadzeniu przez zamawiającego produkcji seryjnej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań i rozwoju.