Przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.), dalej "ustawa Pzp", stosuje się do udzielania zamówień publicznych przez podmioty enumeratywnie określone w art. 3 ust. 1 ustawy Pzp. Przez zamówienia publiczne, rozumiemy zgodnie z art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, umowy odpłatnie zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.
Rozporządzanie środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych podlega przepisom ustawy Pzp, jeżeli spełnione są łącznie następujące przesłanki:
- fundusz został utworzony przez pracodawcę będącego podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy Pzp na podstawie art. 3 ust. 1 ustawy,
- ze środków funduszu dokonuje się zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane,
- zamówienie ma charakter umowy odpłatnej.
Zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj. Dz. U. z 2012 r. poz. 592, z późn. zm.), dalej "ustawa o zakładowym funduszu". Stosownie do treści art. 1 ust. 1 ustawa o zakładowym funduszu środki funduszu są przeznaczane na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.
Działalność socjalną w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawa o zakładowym funduszu stanowią: usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobakch, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
Istnienie obowiązku stosowania prawa zamówień publicznych przy wydatkowaniu środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zależne jest od formy ich wydatkowania. Jeżeli ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych finansowane są dostawy, usługi lub roboty budowlane na podstawie odpłatnej umowy cywilnoprawnej, wówczas mamy do czynienia zamówieniem publicznym, a tym samym z obowiązkiem stosowania procedur ustawy. Są to bowiem przypadki, w których środki z funduszu są przekazywane w zamian za konkretne świadczenie wzajemne wykonawcy. Sytuacja taka będzie zachodziła m.in. w wypadku finansowania ze środków funduszu zakupu bonów towarowych, czy usługi w postaci wczasów, kolonii i obozów.
Stwierdzić jednak należy, iż ustawodawca, w art. 5 ustawy Pzp, wprowadził w stosunku m.in. do usług socjalnych uproszczoną procedurę udzielania zamówień publicznych. Polega ona na możliwości odstąpienia przez zamawiającego od stosowania niektórych, enumeratywnie wskazanych przepisów. I tak, w przypadku usług wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy, zamawiający może nie stosować przepisów ustawy dotyczących: wstępnych ogłoszeń informacyjnych; terminów; wadium; zakazu ustalania kryteriów oceny ofert na podstawie właściwości wykonawcy; innych niż dotyczące wartości zamówienia przesłanek wyboru trybu negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, zapytania o cenę.