Moment wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

Ustawa z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (t.j. Dz.U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 ze zm.) nie precyzowała jednoznacznie którą czynność zamawiającego uznać należy za wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Co do zasady, przyjęto, iż wszczęcie procedury następowało w dniu uzewnętrznienia woli zamawiającego. W trybie przetargowym dniem wszczęcia postępowania była więc z reguły data publikacji ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego, które w zależności od wartości, publikowane było w Biuletynie Zamówień Publicznych lub tylko w siedzibie zamawiającego w miejscu publicznie dostępnym oraz na stronie internetowej. Natomiast, za datę wszczęcia postępowania w pozostałych trybach, w tym w zapytaniu o cenę, w których dostawcy lub wykonawcy bezpośrednio zapraszani byli do składania ofert, był dzień skierowania przez zamawiającego zaproszenia do składania ofert.

W ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177) kwestia określenia momentu wszczęcia postępowania wywołuje wiele wątpliwości na skutek przyjęcia rozwiązania, iż termin składania ofert powinien być liczony od dnia przekazania ogłoszenia do Prezesa Urzędu lub Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (m.in. art. 43 ust. 2 ustawy). W opinii Urzędu Zamówień Publicznych, powyższe nie przesądza jednak o tym, iż postępowanie jest wszczęte w momencie przekazania ogłoszenia do publikacji.
Za utrzymaniem interpretacji o publikacji ogłoszeń jako momencie wszczęcia postępowania o zamówienie publiczne przemawiają następujące argumenty:

- po pierwsze, liczenie terminu składania ofert od dnia przekazania ogłoszenia do BZP ma przede wszystkim na celu precyzyjne obliczenie i wskazanie terminu (datę) składania ofert przez zamawiającego. Obliczenie terminu składania ofert od dnia przekazania ma zatem charakter formalny.

- Po drugie, za przyjęciem daty publicznego ogłoszenia o przetargu za moment wszczęcia postępowania przemawia definicja przetargu nieograniczonego (art. 39), która wyraźnie wskazuje na to, iż oferty składa się w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie. Trudno za takie uznać czynność przekazania ogłoszenia.

- Po trzecie, art. 40 ust. 1 jednoznacznie przesądza, iż wszczęcie postępowania następuje poprzez ogłoszenie przez zamawiającego o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na własnej stronie internetowej. Przepis ten wyraźnie przesądza, iż momentem tym jest upublicznienie ogłoszenia o przetargu, a takim nie jest sama czynność przekazania ogłoszenia.

- Po czwarte, przy założeniu, iż ogłoszenie o zamówieniu publicznym stanowi oświadczenie woli, przy rozstrzygnięciu omawianego problemu posiłkować można się również przepisami k.c. Zgodnie z art. 61 § 1 k.c. oświadczenie woli, które ma być złożone  innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Biorąc pod uwagę, iż adresatem ogłoszenia są oferenci (a nie Prezes Urzędu), należy uznać, iż skutecznie jest ono złożone z chwilą, z którą mogą oni się zapoznać z jego treścią, a więc w momencie jego upublicznienia a nie przekazania Prezesowi Urzędu.

Mając powyższe na uwadze, wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne następuje w dniu uzewnętrznienia woli zamawiającego. W trybie przetargowym dniem wszczęcia postępowania będzie więc co do zasady data zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu publicznym, które publikowane jest w siedzibie zamawiającego w miejscu publicznie dostępnym oraz na stronie internetowej, jeżeli zamawiający posiada taką stronę.

W postępowaniach o wartości przekraczającej równowartość kwoty 60 000 EURO wszczęcie postępowania następować będzie nie później niż z dniem publikacji ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Może nastąpić jednak wcześniej, jeżeli zamawiający bezpośrednio po przekazaniu Prezesowi Urzędu, a jeszcze przed jego publikacją w Biuletynie Zamówień Publicznych, zamieści ogłoszenie o zamówieniu publicznym w swojej siedzibie w miejscu publicznie dostępnym lub na stronie internetowej. Należy bowiem zwrócić uwagę, iż przepisy ustawy zakazują zamieszczania ogłoszenia o zamówieniu w siedzibie zamawiającego lub na jego stronie internetowej jedynie przed dniem jego przekazania Prezesowi Urzędu (art. 40 ust. 6 pkt 1 ustawy). A contrario, możliwym jest zatem publikacja ogłoszenia w siedzibie zamawiającego lub na stronie internetowej już w dniu jego przekazania Prezesowi Urzędu, a więc jeszcze przed jego publikacją w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Natomiast, za datę wszczęcia postępowania w pozostałych trybach - w negocjacjach bez ogłoszenia, zapytaniu o cenę, wolnej ręce - w których wykonawcy bezpośrednio zapraszani są do składania ofert (negocjacji), jest dzień skierowania przez zamawiającego zaproszenia do składania ofert (negocjacji).