Forma dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu

W art. 24 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych wymienione zostały okoliczności, których wystąpienie po stronie wykonawcy skutkuje wykluczeniem go z postępowania o udzielenie zamówienia. W postępowaniach, których wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60 000 Euro, zamawiający może poprzestać tylko i wyłącznie na żądaniu od wykonawców samego oświadczenia, iż nie zachodzą względem nich okoliczności określone w art. 24 ust. 1 ustawy, skutkujące wykluczeniem z postępowania. W postępowaniach o wartości zamówienia przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60 000 Euro, zamawiający w celu potwierdzenia, że wobec wykonawców nie zachodzą przesłanki wykluczenia zobowiązany jest żądać odpowiednich dokumentów określonych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy. (Dz. U. z 2004r. Nr 71 Poz. 644 i 645).

Stosownie do treści § 1 ust. 1 powyższego rozporządzenia, w celu potwierdzenia, że wykonawca posiada uprawnienie do wykonywania określonej działalności lub czynności oraz nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 ustawy, zamawiający może żądać w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę dokumentów wymienionych w tym przepisie. Ustawodawca uznał więc dla potrzeb przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego a konkretnie potwierdzenia, że wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności oraz, że nie zachodzą względem niego przesłanki wykluczenia, za równoważną z oryginałem kserokopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez samego wykonawcę. Złożenie kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę stanowi skuteczny dowód na istnienie okoliczności których potwierdzenia wymaga zamawiający. W celu potwierdzenia, okoliczności o których mowa w § 1 ust. 1 powyższego rozporządzenia wykonawca nie musi więc w każdym postępowaniu przedstawiać oryginalnych dokumentów lub kserokopii potwierdzonej za zgodność notarialnie - zamawiający ma obowiązek uznać również kserokopię dokumentu poświadczoną za zgodność z oryginałem przez samego wykonawcę.

Tego rodzaju rozwiązanie wynika ze specyfiki zawierania umów o zamówienie publiczne. Wybór najkorzystniejszej oferty poprzedzony jest badaniem wykonawców biorących udział w postępowaniu pod względem spełniania podmiotowych warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy. Wykonawcy biorąc udział w liczny postępowaniach zobowiązani są wielokrotnie do przedstawienia właściwych dokumentów potwierdzających, że spełniają wymagania o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy. Zrównanie kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę z dokumentem oryginalnym miało na celu ułatwienie wykonawcom udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia. Dzięki przyjętemu rozwiązaniu proces przygotowania się do uczestnictwa w postępowaniu o zamówienie publiczne przez wykonawców staje się mniej kosztowny oraz czasochłonny, co umożliwia im szerszą działalność na rynku.

Nie ma więc wątpliwości co do formy w jakiej wykonawca powinien złożyć dokumenty potwierdzające okoliczności o których mowa w § 1 ust. 1 rozporządzenia. Problemy powstają jednak w określeniu w jakiej formie wykonawca składa dokumenty potwierdzające, że posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (§1. 2) oraz, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia ( §1. 3). W ustępie 2 i 3 § 1 rozporządzenia wymieniającym rodzaje dokumentów mających potwierdzać powyższe okoliczności nie określono ich formy. Mamy więc do czynienia z luką prawną, która powoduje wątpliwości odnośnie formy w jakiej wykonawcy powinni składać dokumenty na potwierdzenia okoliczności wymienionych w ustępie 2 i 3 § 1 rozporządzenia a w szczególności odnośnie możliwości składania kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez samego wykonawcę.

Przepisy § 1 ust. 1 oraz § 1 ust. 2 i 3 rozporządzenia dotyczą podobnych okoliczności - regulują dokumenty jakie powinni złożyć wykonawcy w celu potwierdzenia, że spełniają warunki udziału w postępowaniu o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych. W § 1 ust. 1 rozporządzenia ustawodawca w sposób wyraźny i jednoznaczny określił formę dokumentów - kierując się względami praktycznymi, wynikającymi ze specyfiki zawierania umów o zamówienie publiczne dopuścił składanie kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę na równi z dokumentem oryginalnym. W tym miejscu należy zwrócić uwagę na rodzaj dokumentów, wymienionych w § 1 ust. 1 rozporządzenia. Są to dokumenty wystawiane przez odpowiednie organy sądowe lub administracyjne, potwierdzające pewien stan faktyczny lub zezwalające na prowadzenie określonej działalności gospodarczej. W porównaniu do dokumentów wyszczególnionych w § 1 ust. 2 i 3 rozporządzenia mają one większą rangę ze względu na swój urzędowy charakter, niemniej ustawodawca przyjął w stosunku do nich odformalizowane rozwiązanie, dopuszczając możliwość składania kserokopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez samego wykonawcę. Co do formy dokumentów o których mowa w § 1 ust. 2 i 3 rozporządzenia ustawa milczy, nie jest to jednak argument na przyjęcie stanowiska, że wykonawca powinien przedstawić dokumenty oryginalne lub poświadczone za zgodność z oryginałem na zasadach ogólnych przez notariusza. W opinii Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w omawianym przypadku ze względu na podobieństwo kwestii regulowanych przepisem § 1 ust. 2 i 3 oraz § 1 ust. 1 rozporządzenia w sytuacji braku regulacji formy w ust. 2 i 3 uzasadnienie znajduje zastosowanie wykładni per analogiam legis, czyli "zapożyczenie" reguły wyrażonej w ust. 1 § 1 rozporządzenia do niepełnej normy z ust. 2 i 3 § 1. Powyższe prowadzi do zastosowania zapisu dotyczącego formy dokumentów z § 1 ust. 1 rozporządzenia do ust. 2 i 3, czyli do dopuszczenia składania kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginalnymi dokumentami przez wykonawcę w celu potwierdzenia, że posiada on niezbędną wiedzę, doświadczenie i potencjał techniczny, dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia oraz, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. W opinii Prezesa Zamówień Publicznych zamawiający powinien akceptować taką formę, co wyłącza jednocześnie możliwość wykluczanie z postępowania wykonawcy, który przedstawi kserokopie dokumentów dotyczących spełniania warunków udziału w postępowaniu o których mowa w § 1 ust. 2 i 3 rozporządzenia, potwierdzone samodzielnie za zgodność z oryginałem.

Interpretacja w kierunku obowiązku składania dokumentów o których mowa w § 1 ust. 2 i 3 rozporządzenia w oryginale prowadziłaby do nieuzasadnionego zwiększenia formalizmu w stosunku do dokumentów wymienionych w ustępie 1. Pozostawałaby więc w sprzeczności z założeniem ustawodawcy zmierzającym do ułatwienia wykonawcom uczestnictwa w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Jednocześnie, nie wydaje się uzasadnionym różnicowanie dokumentów w ramach postępowania o zamówienie publiczne ze względu na formę, zwłaszcza w kierunku przyjmowania bardziej rygorystycznego rozwiązanie w stosunku do dokumentów mających mniejszą rangę.