RODO w zamówieniach publicznych

25 maja 2018 r. zaczyna obowiązywać rozporządzenie o ochronie danych (RODO), tj. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

Jego przepisy będą miały także zastosowanie do udzielania zamówień publicznych, konkursów i do zawierania umów koncesji na roboty budowlane lub usługi.

W celu wsparcia zamawiających i wykonawców w zakresie prawidłowego wywiązania się z nowych obowiązków z inicjatywy Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych zostały podjęte prace, mające na celu opracowanie konkretnych wskazówek i wzorcowych klauzul do stosowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w związku z regulacjami wynikającymi RODO.

Biorąc pod uwagę konieczność wsparcia zamawiających i wykonawców w procedurze udzielenia zamówienia publicznego, Prezes Urzędu Zamówień Publicznych powołał Zespół zadaniowy do spraw związanych z nowymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Celem prac Zespołu było nie tylko odpowiednie przygotowanie Urzędu Zamówień Publicznych i Krajowej Izby Odwoławczej do właściwego wdrożenia nowych regulacji – tak na poziomie unijnym, jak i krajowym -  dotyczących ochrony danych osobowych, ale również opracowanie praktycznych wytycznych dla zamawiających i wykonawców, istotnych z punktu widzenia zachowania się w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w taki sposób, aby chronić dane osobowe zgodnie z nowymi regulacjami  RODO. Efektem prac Zespołu będą zatem m.in. zalecenia dla zamawiających i wykonawców dotyczące stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (ustawa Pzp) w aspekcie ochrony danych osobowych. Założeniem Urzędu Zamówień Publicznych było, aby owe zalecenia zostały uzgodnione z właściwym w tym zakresie organem, tj. do dnia 24 maja br. - Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, a od 25 maja br. - z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Prezes Urzędu Zamówień Publicznych podjął również inicjatywę legislacyjną w zakresie dostosowania przepisów ustawy Pzp i ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi do wymagań RODO. Propozycje legislacyjne Prezesa UZP znajdują swoje odzwierciedlenie w projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679, dla którego  organem wnioskującym jest Minister Cyfryzacji. Wskazany projekt ustawy jest obecnie procedowany. Konkretne propozycje w zakresie zmiany ustawy Pzp dotyczą przede wszystkim realizacji zasady jawności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (art. 8 ustawy Pzp) oraz dokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (art. 96 ustawy Pzp), a także przechowywania dokumentacji z postępowania (art. 97 ustawy Pzp). W ustawie o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi, zmiany są analogiczne i dotyczą: udostępniania informacji związanych z postępowaniem o zawarcie umowy koncesji (art. 13 ust. 2a), okresu przechowywania dokumentacji postępowania (art. 13a) oraz sposobu realizacji obowiązków wynikających z RODO (art. 16a i art. 18a).

Mając na uwadze okoliczność, iż prace legislacyjne nad projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679, pozostają w toku, ostateczna wersja zaleceń Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych zostanie Państwu udostępniona po zakończeniu procesu legislacyjnego i po uzgodnieniu treści zaleceń z Urzędem Ochrony Danych Osobowych.

Aktualnie jednak, uznając potrzebę wyjścia naprzeciw potrzebom w pierwszej kolejności zamawiających, Urząd Zamówień Publicznych opracował Wskazówki dotyczące prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z uwzględnieniem regulacji RODO, przygotowując w tym zakresie także konkretne wzorcowe klauzule, które mogą okazać się pomocne począwszy od dnia 25 maja br. zamawiającym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Mamy nadzieję, że przedstawiony materiał będzie Państwu pomocny w praktyce prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w początkowym okresie obowiązywania  RODO, jeszcze przed wejściem w życie regulacji krajowych, które mają zapewnić właściwe stosowanie RODO w oparciu o przepisy samej ustawy Pzp.

Wskazówki dotyczące prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z uwzględnieniem regulacji RODO

Przykładowa klauzula informacyjna z art. 13 RODO do zastosowania przez zamawiających w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego

Wzór oświadczenia wymaganego od wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO