Urząd Zamówień Publicznych

Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Dyrektora Generalnego Nr 53 z dn. 31.10.2006 r.
w sprawie wewnętrznej procedury rekrutacji pracowników korpusu służby cywilnej w UZP
Instrukcja dotycząca procedury rekrutacji pracowników korpusu służby cywilnej
w Urzędzie Zamówień Publicznych.

I. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza instrukcja dotyczy procesu rekrutacji kadr do Urzędu Zamówień Publicznych, zwanego dalej „Urzędem”, na stanowiska w korpusie służby cywilnej, z wyłączeniem stanowisk wchodzących w skład Państwowego Zasobu Kadrowego.
2. Proces rekrutacji jest organizowany zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 170, poz. 1218) oraz ogólnie stosowanymi zasadami zarządzania zasobami ludzkimi.
3. Proces rekrutacji prowadzi Dyrektor Generalny Urzędu w porozumieniu z właściwymi dyrektorami komórek organizacyjnych Urzędu (zwanymi dalej „właściwymi dyrektorami”).
4. Dyrektor Generalny Urzędu i właściwi dyrektorzy zapewniają Prezesowi Urzędu możliwość udziału w procesie rekrutacji w szczególności poprzez umożliwienie zaopiniowania kandydatów na stanowiska koordynujące i stanowiska średniego szczebla zarządzania w służbie cywilnej.
5. Organizację procesu rekrutacji zapewnia pracownik Biura Organizacyjno-Finansowego zatrudniony na stanowisku związanym z rekrutacją i selekcją kadr (zwany dalej pracownikiem ZZL).
6. Proces rekrutacji ma charakter otwarty i konkurencyjny oraz jest prowadzony na równych zasadach dla wszystkich kandydatów spełniających warunki rekrutacji.
7. W procesie rekrutacji obok przygotowania merytorycznego bierze się pod uwagę postawę etyczną i kulturę osobistą kandydata oraz jego motywację do pracy w korpusie służby cywilnej.
8. Proces rekrutacji składa się z kolejnych etapów, które w zależności od rodzaju danego stanowiska pracy, mogą być dodatkowo rozbudowane.
9. Każdy etap procesu rekrutacji jest dokumentowany. Po zakończeniu rekrutacji dokumentacja jest przechowywana w Biurze Organizacyjno-Finansowym przez pracownika ZZL.
   

II. Etapy procesu rekrutacji

10. W przypadku wolnego stanowiska pracy właściwy dyrektor składa do Dyrektora Generalnego wniosek o wszczęcie procedury naboru wraz z opisem danego stanowiska zgodnie z art. 11 ust. 2 pkt 3 ustawy o służbie cywilnej. Dyrektor Generalny informuje właściwego dyrektora o orientacyjnej wysokości wynagrodzenia przewidzianej dla tego stanowiska (tych stanowisk).
11. Na podstawie zatwierdzonego przez Dyrektora Generalnego opisu stanowiska, pracownik ZZL sporządza projekt ogłoszenia do Biuletynu Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, zgodny z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do Instrukcji.
12. Po podpisaniu ogłoszenia przez Dyrektora Generalnego, pracownik ZZL przekazuje je niezwłocznie do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Treść ogłoszenia zamieszcza także na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu i w serwisie internetowym Urzędu.

13. Oferty pracy wpływające do Urzędu w związku z ogłoszeniami, o których mowa w pkt 13 instrukcji, gromadzi i ewidencjonuje pracownik ZZL. Wzór ewidencji stanowi załącznik nr 3 do Instrukcji.
14. Pracownik ZZL dokonuje wstępnej selekcji kandydatów, analizując wpływające oferty. Wstępna selekcja polega na sprawdzeniu czy kandydat spełnia ustawowe wymagania warunkujące możliwość ubiegania się o zatrudnienie w korpusie służby cywilnej oraz czy posiada niezbędne na danym stanowisku wykształcenie. Sprawdzenia dokonuje się na podstawie złożonych przez kandydata dokumentów i oświadczeń, a jego wynik odnotowuje w ewidencji, o której mowa w pkt 14
15. Po upływie terminu składania ofert pracy, pracownik ZZL przekazuje sporządzoną listę kandydatów, spełniających wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze do Dyrektora Generalnego. Lista zawiera imię i nazwisko kandydata oraz jego miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. Zatwierdzoną listę, pracownik ZZL niezwłocznie umieszcza na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu i w serwisie internetowym Urzędu, a także przekazuje do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.
16. Pracownik ZZL przekazuje właściwemu dyrektorowi oferty kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze. Wraz z ofertami przekazuje kopię sporządzonej ewidencji, o której mowa w pkt 14.

17. Spośród przekazanych ofert właściwy dyrektor wybiera osoby, które według jego oceny najlepiej spełniają postawione w ogłoszeniu wymagania i przeprowadza z nimi rozmowy kwalifikacyjne. Do rozmów zaprasza się nie mniej niż 5 osób na jedno wolne stanowisko pracy, a jeśli przekazanych zostało mniej ofert - wszystkie te osoby.
18. Właściwy dyrektor może poddać kandydatów sprawdzianowi wiedzy lub posiadanych umiejętności. Sprawdzian winien odpowiadać rodzajowi stanowiska, na które prowadzony jest nabór.
19. Sprawdzian może być przeprowadzony zarówno przed rozmowami kwalifikacyjnymi (w celu wyboru kandydatów do tych rozmów jak i po przeprowadzeniu rozmów (w celu wyłonienia najlepszego kandydata).
20. Na podstawie przeprowadzonej rozmowy kwalifikacyjnej właściwy dyrektor - odrębnie dla każdego kandydata - wypełnia Kwestionariusz rozmowy kwalifikacyjnej określony w załączniku nr 4 do instrukcji. Wyniki sprawdzianu stanowią załącznik do Kwestionariusza.
21. Na podstawie wypełnionych kwestionariuszy, właściwy dyrektor sporządza protokół z przeprowadzonego naboru, stanowiący załącznik nr 5 do Instrukcji.

22. Właściwy dyrektor przekazuje Dyrektorowi Generalnemu wypełnione Kwestionariusze rozmowy kwalifikacyjnej, wraz z protokołem, o którym mowa w art. 22 oraz wnioskiem o zatrudnienie pracownika stanowiącym załącznik nr 6 do Instrukcji.
23. Decyzję o zatrudnieniu kandydata i warunkach tego zatrudnienia podejmuje Dyrektor Generalny UZP, po zapoznaniu się z protokołem postępowania rekrutacyjnego właściwego dyrektora oraz opinią Prezesa Urzędu, jeśli została wyrażona. Przed podjęciem decyzji Dyrektor Generalny może z wybranymi kandydatami przeprowadzić rozmowy uzupełniające.

III. Zakończenie rekrutacji

24. Kandydaci, którzy zostali zaproszeni do rozmów kwalifikacyjnych lub sprawdzianu, informowani są pisemnie o wynikach procesu rekrutacji. Oferty tych kandydatów są włączane do dokumentacji postępowania rekrutacyjnego. Oferty pozostałych kandydatów są komisyjnie niszczone, z wyłączeniem oryginałów dokumentów urzędowych, które są odsyłane kandydatowi.
25. Informację o wynikach postępowania rekrutacyjnego, stanowiącą załącznik nr 7 do Instrukcji, zamieszcza się na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu i w serwisie internetowym Urzędu, przez okres 2 miesięcy.
26. Jeżeli stosunek pracy osoby wyłonionej w drodze naboru ustał w ciągu trzech miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy, dyrektor generalny urzędu może zatrudnić na tym samym stanowisku kolejną osobę spośród najlepszych kandydatów wymienionych w protokole tego naboru.
27. Czynności, o których mowa w pkt. 25-26 wykonuje pracownik ZZL.

IV. Odstępstwa od procedury

28. Procedury nie stosuje się w przypadku przeniesienia członka korpusu służby cywilnej w trybie przewidzianym ustawą o służbie cywilnej.
29. W przypadku zgłoszenia się w procesie rekrutacji kandydata będącego członkiem korpusu służby cywilnej Dyrektor Generalny, po zasięgnięciu opinii lub na wniosek właściwego dyrektora, może w dowolnym momencie odstąpić od procedury naboru prowadzonej na podstawie niniejszej instrukcji i we właściwym trybie, przewidzianym ustawą o służbie cywilnej, zatrudnić tego kandydata na wolnym stanowisku.